《秘书实务》课件_2接待工作课件.ppt

一、接待工作概述（一）接待的含义塑造组织的“形象品牌”接待工作有着明显的情感效应和延伸效应第一节接待工作的准备继续（二）接待的分类来访人数：团体接待个体接待来访地域：内宾接待外宾接待相互关系：对上接待对下接待平级接待公众接待接待性质：工作接待生活接待事务接待准备程度：有约接待无约接待接待规格：高规格接待对等规格接待低规格接待公开程度：公开接待半公开接待秘密接待（一）接待的环境准备1.硬环境包括空气、光线、颜色、办公设备及室内布置等外在客观条件。2.软环境指办公室的工作气氛、接待人员的个人素养等在接待过程中体现出来的人文环境。（二）接待的物质准备接待的必备用品和辅助用品，如文具用品、公司简介、样本等对外宣传资料。（三）接待的心理准备“来的都是客”，以诚待人。一、接待的原则1.接待客人要按照先来后到的原则，做到公平和礼貌地接待。2.要和颜悦色接待，不能皱眉头。3.接待客人时态度要郑重，但说话要留有余地。4.有预约的客人要迅速转达他的要求，不让他久等。5.为了避免出错，对于客人说的重要事项要确认一遍。6.尽快记住客人的相貌和姓名，了解他与本公司的关系。7.上司没确认见的客人，就不能让客人打扰。第二节接待工作的基本程序事先准备热情待客引领客人请客人入座双方介绍给客人沏茶适时告退适时提醒送客二、预约接待的程序三、无预约接待的程序了解来宾身份和来意分流婉拒来宾礼貌送别送别团体接待接待准备迎接宴请参观游览中餐正式宴会非正式宴会冷餐会鸡尾酒会茶话会工作餐会返回第三节接待规格与接待计划一、接待规格的种类（一）高规格接待（二）对等规格接待（三）低规格接待二、接待规格的确定（一）接待规格的决定因素1．经费2．规模3．身份（二）接待规格的参考因素1．明文规定2．参看规范性的做法3．尊重国际惯例4．采取对等做法5．比照他方先例三、制订接待计划

制订接待计划流程图了解基本情况确定接待规格制订接待日程安排生活安排工作安排经费业余活动安排人员继续实践训练根据所给的背景材料，编制一份“广州长城粮油食品进出口公司关于接待加拿大麦氏麦特尔（magmata）公司商务代表团来访接待安排表”。中共中央办公厅国务院办公厅关于印发《党政机关国内公务接待管理规定》的通知中办发[2006]33/GB/64162/71380/102565/182145html课件制作：广东海洋大学朱欣文