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工作快递收发管理制度

总则

1.目的

为规范公司工作快递的收发管理，确保快递收发工作准确、及时、安全，保障公司业务的正常运转，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司全体员工在工作过程中涉及的快递收发业务。

3.职责分工

行政部门

负责公司快递收发工作的整体规划与协调。

统一管理快递收发所需的设备、物资，如快递柜、快递单、包装袋等。

定期对快递收发情况进行统计分析，向上级领导汇报。

各部门

负责本部门快递收发的具体安排与执行。

明确本部门快递收发的责任人，确保快递的及时收取和准确发送。

配合行政部门做好快递收发的相关工作。

员工个人

遵守公司快递收发管理制度，按照规定流程收发快递。

对本人所收快递的安全和完整性负责。

快递收发流程

收寄流程

1.寄件准备

员工需提前准备好快递所需的物品，如快递单、包装袋、填充物等。

准确填写快递单信息，包括寄件人姓名、地址、联系电话，收件人姓名、地址、联系电话，以及快递物品的名称、数量、重量等。确保信息清晰、准确、完整，避免因信息错误导致快递延误或丢失。

2.交寄

员工将填写好的快递包裹送至公司指定的快递收发点（如前台或专门设置的快递收发区域）。

快递收发点工作人员对快递包裹进行初步检查，核对快递单信息与包裹内容是否一致，检查包裹是否封装完好。如发现问题，及时与寄件员工沟通并协助解决。

工作人员根据快递的目的地、重量、体积等因素，选择合适的快递公司，并按照快递公司的要求进行称重、计费、贴单等操作。

3.登记

工作人员对每一件交寄的快递进行详细登记，记录快递单号、寄件部门、寄件人姓名、收件人姓名、快递物品名称、重量、寄件时间等信息。

登记信息应及时录入公司快递收发管理系统，以便后续查询和跟踪。

收件流程

1.通知与领取

快递公司将快递送达公司后，快递收发点工作人员及时通知收件人领取。通知方式可采用电话、邮件、内部通讯工具等多种形式，确保收件人能够及时收到通知。

收件人在接到通知后，应在规定时间内前往快递收发点领取快递。领取时间一般为工作日的工作时间，特殊情况可另行协商。

2.验收

收件人领取快递时，应仔细检查快递包裹的外观是否完好，有无破损、变形、水渍等情况。

确认包裹外观无问题后，收件人当场打开包裹，核对快递物品的名称、数量、规格等是否与快递单信息一致。如发现问题，应立即与快递公司联系，并在快递签收单上注明问题情况。

3.签收

经检查无误后，收件人在快递签收单上签字确认。签字应清晰、完整，注明签收时间。

快递收发点工作人员将签收后的快递单留存一联，另一联交予快递公司。同时，在公司快递收发管理系统中更新快递状态为“已签收”。

快递费用管理

1.费用标准

公司根据快递的目的地、重量、体积等因素，制定统一的快递费用标准。具体费用标准可参考市场行情，并结合公司实际情况定期进行调整。

员工在寄件时，应按照公司规定的费用标准支付快递费用。如有特殊情况需要超出标准支付费用，需提前向上级领导申请并获得批准。

2.费用结算

公司与快递公司签订月结协议，每月定期结算快递费用。

行政部门负责收集、整理当月所有快递费用明细，核对无误后提交给财务部门进行结算。

财务部门根据行政部门提供的费用明细，按照月结协议与快递公司进行费用结算，并将相关费用计入公司成本。

快递安全管理

1.物品安全

员工在寄件时，应确保快递物品符合国家法律法规和公司相关规定，严禁寄递违禁物品。

对于贵重物品或重要文件，员工应采取必要的安全防护措施，如使用加密包装、保价等方式，确保物品的安全。

收件人在收到快递后，如发现物品存在安全问题，应及时与寄件人或快递公司联系，并采取相应的处理措施。

2.信息安全

员工在填写快递单时，应注意保护个人信息和公司信息的安全，避免泄露。

快递收发点工作人员应妥善保管快递单及相关登记信息，防止信息被非法获取或泄露。

公司快递收发管理系统应采取安全防护措施，如设置用户权限、加密数据传输等，确保系统数据的安全。

异常情况处理

1.快递延误

如出现快递延误情况，收件人应及时与快递公司联系，了解延误原因和预计送达时间。

行政部门负责跟踪快递延误情况，并及时向相关部门和员工反馈。对于因快递公司原因导致的延误，行政部门应与快递公司协商解决，要求其承担相应责任。

2.快递丢失或损坏

若发生快递丢失或损坏情况，收件人应立即向快递公司提出索赔要求，并保留相关证据，如快递单、照片、视频等。

行政部门协助收件人与快递公司进行沟通协商，按照快递公司的理赔流程办理索赔手续。如因公司内部原因导