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居民档案建档管理制度

一、总则

（一）目的

为规范居民档案的建立、管理和使用，确保居民档案信息的完整性、准确性和安全性，提高社区服务质量和管理水平，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于本社区内所有居民档案的建档、管理和使用工作。

（三）基本原则

1.真实性原则：居民档案信息应真实、准确、完整，如实反映居民的基本情况、健康状况、社会关系等。

2.保密性原则：严格保护居民档案信息的安全和隐私，防止信息泄露。

3.动态管理原则：居民档案应根据居民的实际情况及时更新和维护，确保档案信息的时效性。

4.便民利民原则：居民档案的建立和管理应方便居民查询和使用，为居民提供优质、高效的服务。

二、建档主体与职责

（一）建档主体

社区居委会负责组织开展本社区居民档案的建档工作。

（二）职责分工

1.社区居委会

负责制定居民档案建档工作计划，并组织实施。

安排专人负责居民档案的收集、整理、录入、保管和更新等工作。

对居民档案信息进行审核，确保档案信息的真实性和准确性。

为居民提供档案查询和使用服务。

2.社区工作人员

协助社区居委会开展居民档案的建档工作，负责本网格内居民档案信息的收集和初步整理。

及时将居民的变动信息反馈给档案管理人员，以便更新档案。

3.居民

积极配合社区居委会的建档工作，如实提供个人相关信息。

如有档案信息变更，应及时告知社区居委会。

三、建档内容

居民档案应包括以下基本内容：

（一）个人基本信息

1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯

2.身份证号码、联系电话、家庭住址

3.婚姻状况、职业、文化程度

（二）健康状况

1.既往病史：包括重大疾病、慢性疾病等。

2.过敏史

3.预防接种情况

（三）家庭成员信息

1.配偶姓名、性别、出生日期、职业

2.子女姓名、性别、出生日期、就读学校或工作单位

3.父母姓名、性别、出生日期、健康状况

（四）社会关系

1.主要社会关系成员姓名、性别、职业、联系方式

2.与本人关系

（五）社区服务记录

1.社区活动参与情况

2.志愿服务记录

3.困难救助申请及审批情况

（六）其他信息

居民认为需要纳入档案的其他重要信息。

四、建档流程

（一）信息收集

1.社区工作人员通过上门走访、电话沟通、问卷调查等方式，向居民收集个人基本信息、健康状况、家庭成员信息等。

2.居民可主动到社区居委会提供相关信息，填写居民档案信息登记表。

（二）信息整理

档案管理人员对收集到的居民信息进行分类整理，去除重复、无效信息，确保信息的准确性和完整性。

（三）信息录入

将整理好的居民信息录入居民档案管理系统，建立电子档案。同时，将相关纸质材料进行归档保存。

（四）信息审核

社区居委会安排专人对录入的居民档案信息进行审核，核实信息的真实性和准确性。如发现问题，及时与居民沟通核实，并进行修改。

（五）档案建立

经审核无误后，为居民正式建立档案，并赋予唯一的档案编号。档案编号应按照一定的规则进行编制，便于管理和查询。

五、档案管理

（一）档案保管

1.设立专门的居民档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮设施等。

2.档案管理人员应定期对档案进行整理和清查，确保档案的安全存放，防止档案丢失、损坏或霉变。

3.严格限制非档案管理人员进入档案保管室，确需查阅档案的，应履行相关审批手续。

（二）档案借阅

1.社区内部工作人员因工作需要查阅居民档案的，应填写档案借阅申请表，经社区居委会负责人批准后，方可借阅。

2.借阅档案时，档案管理人员应详细登记借阅时间、借阅人姓名、借阅内容等信息，并要求借阅人签字确认。

3.借阅人应在规定时间内归还档案，不得擅自转借他人或涂改、损坏档案内容。如因特殊情况需要延长借阅时间的，应提前办理续借手续。

（三）档案更新

1.社区工作人员应定期关注居民的信息变动情况，如居民的家庭住址、联系电话、健康状况等发生变化时，应及时通知居民到社区居委会办理档案信息变更手续。

2.居民主动向社区居委会申报信息变更的，档案管理人员应及时进行审核，并在档案管理系统中更新相关信息，同时对纸质档案进行相应修改。

3.每年对居民档案进行一次全面更新，确保档案信息的时效性和准确性。

（四）档案安全与保密

1.加强档案管理人员的安全保密意识教育，签订保密协议，明确保密责任。

2.采取必要的安全技术措施，如设置访问权限、加密存储等，防止居民档案信息泄露。

3.严格遵守国家有关档案安全和保密的法律法规，对违反档案安全保