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圆桌会议组织与实施

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目录

CATALOGUE

01

会议基本要素

02

筹备流程规范

03

主持引导技巧

04

议题设计原则

05

现场执行管理

06

会后跟进体系

会议基本要素

01

PART

定义

圆桌会议是一种围绕某个主题或问题，由多位参与者共同讨论、交流和协商的一种会议形式。

特点

圆桌会议强调平等、开放、互动和共识，所有参与者都有机会发表意见和提出建议，通过协商达成共识。

圆桌会议定义与特点

圆桌会议适用于需要多方参与、共同讨论和协商的场合，如企业决策会议、学术研讨会、政策制定会议等。

适用场景

圆桌会议的参会人数通常根据会议主题和讨论深度而定，一般建议在10-20人之间，以确保会议效率和讨论质量。

参会规模

适用场景与参会规模

核心目标与价值

圆桌会议的核心目标是通过充分的讨论和交流，达成共识或解决方案，促进多方合作和共同发展。

核心目标

圆桌会议的价值输出包括促进信息共享、增强沟通效果、提高决策质量和加强多方合作等方面。同时，圆桌会议还可以为参与者提供一个表达意见和诉求的平台，增强参与感和归属感。

价值输出

筹备流程规范

02

PART

主持人

记录员

参会人员

后勤支持人员

负责引导会议进程，控制会议节奏，确保会议高效有序进行。

负责会议记录，包括会议主题、讨论内容、决策结果等，确保会议成果得到准确完整的记录。

根据会议议题邀请相关领域的专家、学者或代表，确保会议讨论的深度和广度。

负责会议场地布置、设备调试、茶歇安排等，确保会议顺利进行。

人员构成与角色分配

在会议开始前，需明确会议目标，并告知所有参会人员，使大家能够围绕目标展开讨论。

明确会议目标

在会议开始前，需明确决策机制，包括决策方式、决策权归属等，以便在会议中迅速作出决策。

制定决策机制

根据会议目标，合理安排议题，确保每个议题都有充分的时间进行讨论，并避免重复和无效的讨论。

合理安排议题

为每个议题设定时间限制，并严格控制会议时间，确保会议高效进行。

设定时间限制

议程框架制定标准

会议通知

提前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议题、参会人员名单等，确保大家能够准时参加会议。

相关资料

根据会议议题准备相关资料，如背景介绍、数据报告、政策文件等，以便参会人员能够更全面地了解讨论内容。

会议议程

准备详细的会议议程，包括每个议题的讨论时间、发言顺序等，并提前发给参会人员，让大家对会议流程有所了解。

会议设备

检查会议所需设备是否齐全，如投影仪、音响、白板等，并提前进行调试，确保会议期间设备正常运行。

会前资料准备清单

主持引导技巧

03

PART

鼓励积极参与

确保每位参与者都有机会发表意见和看法，避免出现一言堂的情况。

保持中立立场

主持人应保持中立，不偏向任何一方，确保讨论的公正性和客观性。

尊重不同观点

对不同意见保持开放态度，尊重每位参与者的观点，避免对他人进行贬低或攻击。

平等讨论氛围营造

当出现观点分歧时，主持人应帮助参与者澄清问题核心，确保讨论不偏离主题。

澄清问题核心

促进深入讨论

寻求共识与妥协

鼓励参与者就分歧点进行深入探讨，分析原因，寻找共识。

在尊重各方意见的基础上，寻求共识和妥协，达成共同目标。

观点分歧协调策略

时间控制与节奏管理

确保每个议题都有足够的时间进行讨论，避免时间分配不均。

合理分配时间

会议前制定详细议程，明确每个议题的讨论时间和目标。

设定明确议程

根据会议实际情况，灵活调整讨论节奏，确保会议高效有序进行。

灵活调整节奏

议题设计原则

04

PART

重要性

议题应具有重大意义和广泛影响，能够引发参与者的广泛关注。

现实性

议题应贴近实际情况，能够反映现实中的问题，避免过于抽象或理论化。

可讨论性

议题应具有可探讨性，能够引发参与者的深入思考和讨论。

关联性

议题应与会议主题相关，能够支持会议目标的达成。

焦点问题筛选标准

层级分明

逻辑连贯

逐步深入

议题引导

议题应按照逻辑层次进行组织和架构，以便参与者更好地理解和讨论。

各议题之间应具有逻辑上的连贯性，能够形成一个完整的讨论链条。

议题应从浅入深，由易到难，引导参与者逐步深入讨论。

每个议题应具有明确的引导性，能够激发参与者的思考和讨论。

逻辑递进框架搭建

A

B

C

D

实证案例

议题应尽可能采用实证案例进行说明，以增强说服力。

案例与数据支撑配置

客观性

引用的案例和数据应具有客观性，避免主观臆断和误导。

数据支持

议题应提供充分的数据支持，以便参与者更好地理解和分析问题。

相关性

案例和数据应与议题相关，能够证明议题的重要性和合理性。

现场执行管理

05

PART

主持人掌控发言权

主持人应合理控制发言顺序，确保每位参与者都有机会表达自己的观点。

发言顺序控制机制

01

发言时间限制

为每个议题设定合理的发言时间，