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小型企业合同管理制度

总则

目的

为加强本小型企业合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护企业合法权益，特制定本制度。

适用范围

本制度适用于企业内部各部门及员工在经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。

基本原则

1.依法合规原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规及相关政策规定。

2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致签订合同。

3.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。

4.风险防范原则：注重对合同风险的识别、评估和防范，确保企业利益不受损失。

合同管理职责分工

合同管理部门及职责

设立专门的合同管理部门（如法务部或综合管理部），负责合同管理的日常工作，其主要职责包括：

1.制定和完善合同管理制度，并监督执行。

2.参与重大合同的起草、审核、谈判等工作。

3.对合同进行统一编号、登记、归档管理。

4.定期检查合同履行情况，及时发现和处理合同履行中的问题。

5.负责合同纠纷的处理，参与诉讼、仲裁等法律事务。

业务部门职责

1.负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、签订等工作。

2.对合同的真实性、合法性、可行性进行初审，并将相关资料提交合同管理部门审核。

3.负责合同的履行，及时向合同管理部门反馈履行情况。

4.配合合同管理部门处理合同纠纷。

财务部门职责

1.参与重大合同的财务条款审核，提出财务风险防范建议。

2.根据合同约定，负责资金收付的审核和管理，确保资金安全。

3.协助合同管理部门进行合同执行情况的财务分析。

合同签订管理

合同起草

1.业务部门根据业务需求起草合同文本，合同内容应明确、具体、完整，包括双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款。

2.合同文本应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义或容易引起纠纷的表述。

合同审核

1.业务部门将起草好的合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从法律、政策、财务、技术等方面对合同进行全面审核，并提出审核意见。

2.审核内容包括：合同主体是否合法、合同条款是否符合法律法规及企业利益、合同风险是否可控、合同格式是否规范等。

3.对于重大合同或法律关系复杂的合同，合同管理部门可组织相关部门进行会审，并邀请法律顾问或专家参与。

合同谈判

1.根据审核意见，业务部门与合同对方进行谈判，协商合同条款的具体内容。谈判过程中应充分了解对方的需求和意图，维护企业的合法权益。

2.谈判达成一致后，形成谈判纪要，作为合同签订的参考依据。

合同签订

1.经审核通过的合同，由法定代表人或其授权代表签字，并加盖企业公章或合同专用章。

2.签订合同应使用统一的合同文本，不得擅自修改合同条款。如有特殊情况需要修改，应经合同管理部门审核同意，并重新签订合同。

3.合同签订后，合同管理部门应及时进行编号、登记，并将合同副本分发给相关部门。

合同履行管理

合同交底

1.合同签订后，业务部门应组织相关人员进行合同交底，使参与合同履行的人员了解合同的主要内容、双方的权利义务、履行要求等。

2.合同交底应形成书面记录，由参与交底的人员签字确认。

履行跟踪

1.业务部门负责合同的具体履行工作，应按照合同约定的时间、地点、方式等要求履行义务，并及时向对方提供相关服务或交付标的物。

2.合同管理部门应定期检查合同履行情况，及时发现和解决履行过程中出现的问题。对于可能影响合同履行的重大事项，应及时向企业领导汇报。

3.在合同履行过程中，如发现对方存在违约行为，业务部门应及时收集相关证据，并采取相应的措施维护企业的合法权益。

变更与解除

1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与对方协商，并签订书面的变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。

2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应按照合同约定的程序办理解除手续，并及时通知对方。解除合同应签订书面的解除协议，明确双方的权利义务。

3.合同变更或解除后，合同管理部门应及时对相关合同文件进行更新和归档。

合同档案管理

档案收集

1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料（如谈判纪要、补充协议、履行记录等）提交合同管理部门。

2.合同管理部门负责对合同档案进行收集、整理和归档，确保档案资料的完整性和准确性。

档案整理

1.合同管理部门按照合同类别、签订时间等对合同档案进行分类整理，并编制档案目录。

2.对每份合同档