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安徽办公沙发管理制度

一、总则

1.目的

为了加强公司办公沙发的管理，确保办公沙发的正常使用，延长其使用寿命，为员工提供舒适的办公环境，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司内所有办公沙发的管理，包括但不限于办公室、会议室、接待室等场所使用的沙发。

3.管理原则

遵循“统一管理、合理使用、定期维护、节约资源”的原则，确保办公沙发的管理规范化、科学化。

二、职责分工

1.行政部门

负责办公沙发的统一采购、配置与调配。

制定办公沙发的年度维护计划，并监督执行。

定期检查办公沙发的使用状况，及时发现并处理问题。

2.使用部门

负责本部门办公沙发的日常使用与保管。

教育本部门员工正确使用办公沙发，爱护公共财物。

发现沙发损坏或异常情况时，及时向行政部门报告。

3.财务部门

负责审核办公沙发采购、维护等费用的报销。

对办公沙发的成本进行核算与控制。

三、采购与配置

1.需求申请

各部门根据工作需要，填写《办公沙发需求申请表》，详细说明所需沙发的类型、数量、规格、使用场所等信息，经部门负责人签字后提交至行政部门。

2.审批流程

行政部门收到需求申请后，进行初步审核，核实需求的合理性与必要性。对于金额较大或涉及多个部门的采购申请，需报公司领导审批。审批通过后，由行政部门负责组织采购。

3.采购标准

办公沙发的采购应遵循质量可靠、款式适宜、价格合理的原则，优先选择符合环保标准的产品。

采购的沙发应与公司整体办公环境相协调，满足员工办公和接待客户的需求。

4.配置原则

根据办公场所的功能和实际使用人数，合理配置办公沙发的数量和规格。

会议室、接待室等场所应配置档次较高、舒适度较好的沙发；办公室可根据实际情况配置相应规格的沙发。

四、使用与保管

1.使用规范

员工应在规定的场所使用办公沙发，不得随意挪动或擅自将沙发带出公司。

严禁在沙发上乱涂乱画、踩踏、躺卧，保持沙发表面清洁。

使用完毕后，应将沙发摆放整齐，恢复原状。

接待客户时，应注意礼貌，避免在沙发上做出不适当的行为。

2.保管责任

使用部门负责本部门办公沙发的日常保管，指定专人负责检查沙发的使用状况。

如发现沙发有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并向行政部门报告。

对于长时间闲置的沙发，使用部门应妥善保管，防止灰尘、受潮等影响沙发质量。

3.共享使用

不同部门因工作需要共享办公沙发时，应提前与沙发所属部门沟通协调，经同意后方可使用。使用完毕后，应及时通知沙发所属部门进行检查。

五、维护与保养

1.日常清洁

各部门应安排专人定期对办公沙发进行清洁，保持沙发表面干净整洁。

清洁时，应使用柔软的湿布擦拭沙发表面，避免使用尖锐或粗糙的物品刮擦沙发。

对于沙发缝隙和角落的灰尘，可使用吸尘器进行清理。

2.定期保养

行政部门按照年度维护计划，定期联系专业的沙发保养服务机构对办公沙发进行全面保养。

保养内容包括沙发的清洁、消毒、皮革护理（如适用）、零部件检查与维修等。

在保养过程中，如发现沙发存在质量问题或安全隐患，应及时记录并安排维修或更换。

3.维修管理

当办公沙发出现损坏时，使用部门应及时填写《办公沙发维修申请表》，注明损坏情况和维修要求，提交至行政部门。

行政部门接到维修申请后，应及时安排维修人员进行检查和维修。对于简单的维修，维修人员可在现场进行处理；对于较为复杂的维修，可将沙发送至专业维修店进行维修。

维修完成后，使用部门应对维修情况进行验收，如发现维修质量不符合要求，应及时通知行政部门进行返工。

4.更换管理

对于严重损坏、无法修复或使用年限已到的办公沙发，由行政部门填写《办公沙发更换申请表》，说明更换原因和拟更换沙发的规格、数量等信息，报公司领导审批。

审批通过后，行政部门负责组织采购新的沙发进行更换，并将旧沙发进行妥善处理。

六、费用管理

1.采购费用

办公沙发的采购费用由财务部门根据审批后的采购申请进行支付。采购发票应及时提交至财务部门进行报销，报销流程按照公司财务制度执行。

2.维护保养费用

年度沙发维护保养费用预算由行政部门根据沙发数量、使用状况等因素进行编制，报公司领导审批后列入公司年度预算。维护保养费用的报销应提供正规发票和服务清单，经财务部门审核后支付。

3.维修费用

办公沙发的维修费用根据实际发生金额进行报销，报销时需提供维修申请单、维修发票等相关凭证，经财务部门审核后支付。

七、盘点与清查

1.定期盘点

行政部门每年定期组织对办公沙发进行全面盘点，核实沙发的数量、规格、使用状况等信息，并与资产