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培训机构档案管理制度

总则

一、目的

为了规范培训机构的档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案的利用价值，特制定本制度。本制度适用于本培训机构的所有档案管理工作。

二、档案的定义

本制度所称档案，是指培训机构在教学、管理、科研等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

三、档案管理的基本原则

1.统一管理原则：档案实行统一管理，由专人负责，确保档案的集中、规范管理。

2.安全保密原则：档案管理应采取严格的安全保密措施，防止档案的丢失、损坏和泄露。

3.便于利用原则：档案管理应注重档案的利用价值，便于档案的查询、借阅和使用。

4.及时归档原则：各项活动形成的档案应及时整理、归档，确保档案的时效性。

四、档案管理的职责分工

1.档案管理部门

负责制定档案管理制度和档案管理工作计划。

负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。

负责对各部门档案工作的指导、监督和检查。

2.各部门

负责本部门档案的形成、积累和整理工作。

按时将本部门应归档的档案移交档案管理部门。

配合档案管理部门开展档案利用工作。

档案的分类与归档范围

一、档案的分类

根据档案的内容和性质，将档案分为以下几类：

1.教学档案：包括教学计划、教学大纲、教案、教学日志、考试试卷、学生成绩等。

2.管理档案：包括组织机构设置、人员编制、岗位职责、规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结等。

3.科研档案：包括科研项目申报书、科研项目计划书、科研项目报告、科研成果鉴定书、科研论文等。

4.学生档案：包括学生基本信息、入学登记表、学籍档案、奖惩记录、毕业登记表等。

5.财务档案：包括财务预算、财务报表、会计凭证、税务报表等。

6.其他档案：包括固定资产档案、设备档案、合同档案、照片档案、声像档案等。

二、归档范围

1.教学档案

教学计划、教学大纲：每学期开学前，各教学部门应将本学期的教学计划和教学大纲提交档案管理部门归档。

教案：教师每学期应将所授课程的教案提交档案管理部门归档。

教学日志：教师应每天填写教学日志，每月将教学日志提交档案管理部门归档。

考试试卷：每学期期末考试结束后，各教学部门应将本学期的考试试卷提交档案管理部门归档。

学生成绩：每学期期末考试结束后，各教学部门应将本学期的学生成绩提交档案管理部门归档。

2.管理档案

组织机构设置：培训机构的组织机构设置文件应及时提交档案管理部门归档。

人员编制：培训机构的人员编制文件应及时提交档案管理部门归档。

岗位职责：各部门的岗位职责文件应及时提交档案管理部门归档。

规章制度：培训机构的各项规章制度应及时提交档案管理部门归档。

会议纪要：培训机构的各类会议纪要应及时提交档案管理部门归档。

工作计划：各部门的工作计划应及时提交档案管理部门归档。

工作总结：各部门的工作总结应及时提交档案管理部门归档。

3.科研档案

科研项目申报书：科研项目申报书应在申报时提交档案管理部门归档。

科研项目计划书：科研项目计划书应在项目启动时提交档案管理部门归档。

科研项目报告：科研项目报告应在项目结束时提交档案管理部门归档。

科研成果鉴定书：科研成果鉴定书应在成果鉴定后提交档案管理部门归档。

科研论文：科研论文应在发表后提交档案管理部门归档。

4.学生档案

学生基本信息：学生入学时，应将学生的基本信息提交档案管理部门归档。

入学登记表：学生入学时，应填写入学登记表，入学登记表应提交档案管理部门归档。

学籍档案：学生在校期间的学籍档案应及时提交档案管理部门归档。

奖惩记录：学生在校期间的奖惩记录应及时提交档案管理部门归档。

毕业登记表：学生毕业时，应填写毕业登记表，毕业登记表应提交档案管理部门归档。

5.财务档案

财务预算：每年初，财务部门应将本年度的财务预算提交档案管理部门归档。

财务报表：每月末，财务部门应将本月的财务报表提交档案管理部门归档。

会计凭证：每笔经济业务发生时，应及时填制会计凭证，会计凭证应及时提交档案管理部门归档。

税务报表：每月末，税务部门应将本月的税务报表提交档案管理部门归档。

6.其他档案

固定资产档案：固定资产的购置、验收、折旧等文件应及时提交档案管理部门归档。

设备档案：设备的购置、验收、维修等文件应及时提交档案管理部门归档。

合同档案：各类合同的签订、履行、变更等文件应及时提交档案管理部门归档。

照片档案：培训机构的重要活动、会议等的照片应及时提交档案管理部门归档。

声像档案：培训机构的重要活动、会议