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复印设备集中管理制度

一、总则

1.目的

为了规范公司复印设备的使用与管理，提高设备使用效率，降低使用成本，确保复印设备的正常运行，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司内所有复印设备，包括但不限于复印机、打印机、一体机等。

3.管理原则

遵循集中管理、统一调配、高效使用、节约资源的原则，确保复印设备为公司各项工作提供有力支持。

二、管理职责

1.行政部门

负责复印设备的集中采购、选型、配置及报废处理。

建立复印设备台账，记录设备的型号、数量、购置时间、使用状况等信息。

定期对复印设备进行维护保养，联系专业维修人员及时处理设备故障。

制定复印设备的使用计划，根据各部门需求合理调配设备。

2.各部门

负责本部门复印设备使用需求的申报，配合行政部门做好设备的调配工作。

督促本部门员工正确使用复印设备，遵守相关管理制度。

发现设备故障或异常情况及时通知行政部门。

三、设备采购与配置

1.采购需求

各部门根据工作需要，提前向行政部门提交复印设备采购申请，说明采购理由、设备规格、预计使用量等。行政部门汇总各部门需求后，结合公司实际情况，制定年度复印设备采购计划。

2.选型与采购

行政部门负责复印设备的选型工作，通过市场调研、咨询专业人士等方式，选择质量可靠、性能稳定、价格合理的设备。采购过程应遵循公司相关采购流程，确保采购的合法性和规范性。

3.设备配置

行政部门根据各部门工作实际情况，合理配置复印设备。优先满足业务量大、使用频繁的部门需求，同时兼顾其他部门的基本使用要求。对于共享设备，应根据使用区域和人员分布情况进行合理布局。

四、设备使用管理

1.使用申请

员工因工作需要使用复印设备，应提前填写《复印设备使用申请表》，注明使用时间、使用设备、复印或打印内容、预计数量等信息，经部门负责人审批后提交至行政部门。行政部门根据设备使用情况进行统筹安排，并告知申请人使用时间和地点。

2.使用规范

员工在使用复印设备前，应熟悉设备的操作方法，按照操作规程进行操作。

严格控制复印或打印份数，避免不必要的浪费。对于可双面使用的文档，应尽量选择双面复印或打印。

保持设备清洁，使用完毕后及时清理设备周边环境，整理好纸张和文件。

不得擅自更改设备的设置和参数，如发现设备故障或异常情况，应立即停止使用，并通知行政部门。

3.特殊情况处理

如遇紧急情况需要临时使用复印设备，可先口头向行政部门说明情况，事后及时补办申请手续。对于重要文件或紧急任务，行政部门应优先安排设备使用。

五、设备维护与保养

1.定期维护

行政部门制定复印设备定期维护计划，安排专业维修人员定期对设备进行检查、清洁、保养和调试。定期维护的内容包括但不限于更换硒鼓、墨盒、纸张搓纸轮等易损部件，清理设备内部灰尘和杂物，检查设备的电气系统和机械部件等。

2.故障维修

设备出现故障时，使用部门应及时通知行政部门。行政部门根据故障情况，联系专业维修人员进行维修。对于一般性故障，维修人员应在接到通知后的[X]小时内到达现场进行维修；对于较为复杂的故障，应尽快安排维修，并及时向使用部门反馈维修进度。

3.维修记录

行政部门建立复印设备维修记录档案，记录每次维修的时间、故障现象、维修内容、维修人员等信息。通过对维修记录的分析，总结设备故障规律，采取相应的预防措施，降低设备故障率。

六、耗材管理

1.耗材采购

行政部门根据复印设备的使用情况和耗材库存，定期采购复印设备耗材。采购过程应遵循公司相关采购流程，选择质量可靠、价格合理的耗材供应商。

2.耗材库存管理

建立耗材库存管理制度，对采购的耗材进行分类存放、登记入账。定期盘点耗材库存，确保账实相符。根据耗材的使用情况，合理控制库存数量，避免积压或缺货。

3.耗材领用

员工因工作需要领用耗材，应填写《耗材领用申请表》，经部门负责人审批后到行政部门领取。行政部门根据申请表发放耗材，并做好领用记录。

七、费用管理

1.费用核算

复印设备的购置费用、维护保养费用、耗材费用等纳入公司费用预算管理。行政部门定期统计复印设备的使用情况和费用支出，按照公司财务制度进行费用核算和报销。

2.费用控制

加强对复印设备使用的管理，严格控制复印和打印数量，降低耗材消耗。

定期对复印设备的使用成本进行分析，寻找降低成本的途径和方法，如优化设备配置、选择性价比高的耗材等。

对于超出预算的费用支出，应及时分析原因，采取相应的措施进行调整和控制。

八、安全管理

1.设备安全

定期对复印设备进行安全检查，确保设备的电气系统、机械部件等安全可靠。

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