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医院档案管理规定

第一章总则

第一条为了贯彻执行党和国家有关档案工作的精

及《档案法》的有关规定，切实加强我院档案工作的管理，

提高院档案工作的总体水平，更好地为医疗、科研、教学

等工作服务，特制定本办法。

第二条档案工作是全院各项工作的重要组成部分，

档案室应健全各类档案的管理制度。医院档案工作明确由

一名分管院长领导，医院办公室负责抓具体工作，把档案

工作纳入本单位的工作计划和管理中，并把档案工作作为

有关人员考核职责范围。

第三条本办法所指的档案是指院各部门和个人在工

作和活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文

字、图表、图纸、声像、照片及其他各种方式和载体的文

件材料。包括：

（一）文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计

档案；

（二）照片、录音、录像等音像档案；

（三）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒

体档案；

（四）印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等

实物档案；

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（五）其他档案。

第二章档案的归档

第四条院办公室（档案室）负责主管全院的档案工

作及档案的接收、保管和利用，并对全院各部门的档案实

行监督和指导。各部门必须有专人负责兼管各种档案材料

的收集、整理、归档工作。

第五条各科室兼职档案员，平时要严格按文书处理

制度做好本部门文件材料的收集工作，根据文件类目分别

组卷。

第六条全院收发文，由院办兼职档案员负责分类、

组卷、归档。

第七条临时科室或己撤消的科室所形成的文件材料

应于机构撤消前，做好本科室文件材料的整理工作，及时

移交院档案室保存，任何人不得带入其他单位或科室。

第八条立卷应以年度——问题(或组织机构)整理归卷，

并结合文件材料保存价值，把具有相同特征、相同保管期

限、联系密切的文件材料组合在一起。

第九条各科室归档的文件材料中，应将每份文件的

正文与附件、印件与定稿、请示与批复、计划和总结、多

种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。

第十条同一人物、同一事件、同一项工作、同一个

会议、同一项活动等形成的文件材料组合在一起；上级机

关颁发的指导性、依据性文件与本院贯彻、执行该文件所

形成的文件材料组合在一起；同一事件涉及到上级、下级、

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院外有关承办单位的来往文件材料应集合组合在一起。

第十一条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，

但按教学年度形成的文件，放在当年年末立卷；跨年度的

请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的请示，放在请

示年立卷；跨年度规划、计划，放在针对的第一年立卷；

跨年度的总结、报告，放在针对的最后一年立卷；跨年度

的会议文件，放在会议开幕年立卷。

第十二条专题性、成套性文件材料(如科研、基建、

设备档案文件材料)，按项目、阶段、部件结构等分别组卷。

第十三条卷内文件排列，即文件之间的内在联系及

时间的先后次序进行排列。上级指导性文件在前，本院贯

彻执行的文件材料在后；批复在前，请示在后；正件在前，

附件在后；印件在前，定稿在后；计划在前，总结在后；

文字材料在前，图样在后。

第十四条组成的案卷应避免过厚或过薄，一般不超

过200页。当同一问题的文件材料过多时，可分成若干卷；

当问题单一，文件材料过少，且不便归类时可组成薄卷。

第十五条卷内文件材料要按排列顺序依次编写页号

或件号。

第十六条填写文件卷内目录必须按规定格式逐一填

写，文件题名不得随意更改和简化；卷内文件目录放在案

卷首页。

第十七条卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。