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商贸公司发票管理制度

总则

一、目的

为加强商贸公司发票管理，规范发票使用行为，防范发票风险，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国发票管理办法》等相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于商贸公司及其所属各部门、各分支机构。

三、管理原则

1.合法合规原则：发票的开具、取得、使用、保管等行为必须符合国家法律法规和公司制度的规定。

2.真实性原则：发票所记载的经济业务必须真实发生，不得虚构或伪造发票。

3.完整性原则：发票应具备完整的要素，包括发票代码、发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、销售方名称、纳税人识别号、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。

4.及时性原则：发票应及时开具、取得、使用和保管，不得拖延或滞后。

5.责任追究原则：对违反本制度的行为，将追究相关人员的责任，包括经济责任、行政责任和法律责任。

四、管理机构及职责

1.财务部

（1）负责公司发票的统一管理，包括发票的申领、开具、保管、缴销等工作。

（2）制定公司发票管理制度，并监督执行。

（3）对公司发票使用情况进行日常检查和监督，及时发现和纠正问题。

（4）负责与税务机关的沟通和协调，处理税务相关事务。

2.各部门

（1）负责本部门发票的使用管理，确保发票的合法合规使用。

（2）配合财务部进行发票管理工作，提供相关资料和信息。

（3）对本部门员工进行发票管理培训，提高员工的发票意识和管理水平。

发票的申领与开具

一、发票的申领

1.财务部根据公司的实际经营需要，向税务机关申请领购发票。

2.领购发票时，应提供税务登记证、发票领购簿、经办人身份证明等相关资料。

3.税务机关审核通过后，发放发票，并在发票领购簿上登记领购信息。

二、发票的开具

1.销售商品、提供劳务或发生其他经营活动，应向购买方开具发票。

2.发票的开具应符合国家法律法规和公司制度的规定，不得虚开发票、代开发票或开具与实际经营业务不符的发票。

3.发票的开具应使用中文，不得使用外文或少数民族文字。

4.发票的金额应与实际交易金额一致，不得多开或少开。

5.发票的开具应按照规定的税率计算税额，并在发票上注明。

6.发票的开具应按照规定的顺序和号码进行，不得跳号或重号。

7.发票的开具应加盖公司发票专用章，不得加盖其他印章或签字。

8.发票的开具应及时、准确，不得拖延或滞后。

三、发票的作废与红冲

1.开具的发票有误或因其他原因需要作废的，应在发票联和抵扣联上注明“作废”字样，并加盖公司发票专用章。

2.作废的发票应在发票管理系统中进行作废处理，并将作废发票的所有联次保存备查。

3.开具的发票因跨月或其他原因需要红冲的，应按照税务机关的规定办理红冲手续，并在发票管理系统中进行红冲处理。

4.红冲的发票应与原发票的金额、税率、税额等一致，不得更改。

5.红冲的发票应在发票联和抵扣联上注明“红冲”字样，并加盖公司发票专用章。

发票的取得与保管

一、发票的取得

1.公司在采购商品、接受劳务或其他经营活动中，应向销售方索取发票。

2.取得的发票应符合国家法律法规和公司制度的规定，不得接受虚假发票、非法发票或不符合规定的发票。

3.取得的发票应及时进行审核，确保发票的真实性、合法性和完整性。

4.对于不符合规定的发票，应要求销售方重新开具或拒绝接受。

二、发票的保管

1.财务部应设立专门的发票保管场所，配备必要的防盗、防火、防潮等设施，确保发票的安全。

2.发票的保管应按照发票的种类、号码等进行分类存放，不得混放。

3.已开具的发票存根联和发票登记簿应保存5年，保存期满后报经税务机关查验后销毁。

4.未开具的发票应存放在保险柜中，由专人保管，不得随意放置。

5.发票保管人员应定期对发票进行盘点，确保发票的数量和金额相符。

发票的使用与传递

一、发票的使用

1.公司内部各部门之间的发票传递应使用内部传递单，注明发票的名称、号码、金额等信息，并由传递人员签字确认。

2.发票的使用应符合国家法律法规和公司制度的规定，不得将发票用于非经营活动或其他非法用途。

3.发票的使用应严格按照规定的程序进行，不得擅自更改或销毁发票。

4.对于已使用的发票，应及时进行账务处理，确保发票的金额与账务记录一致。

二、发票的传递

1.发票的传递应遵循安全、及时、准确的原则，不得延误或丢失。

2.发票的传递应使用正规的邮寄方式或专人送达，不得通过非正规渠道传递。

3.对于重要的发票，应采取加密或其他安全措施，确保发票的安全。

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