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员工出行备案管理制度

一、总则

1.目的

为加强公司员工出行管理，确保员工出行安全，规范员工出行行为，维护公司正常工作秩序，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司全体员工。

3.基本原则

员工出行应遵循安全、合规、高效的原则，在确保自身安全的前提下，不影响公司工作的正常开展。

二、出行备案范围

1.因公出行

员工因工作需要前往外地出差、参加会议、培训、商务洽谈等活动。

代表公司参加外部展会、活动等。

2.因私出行

员工因个人事务需要离开工作所在地，如探亲、旅游、就医等。

三、出行备案流程

因公出行备案

1.申请

员工应至少提前[X]个工作日填写《员工因公出行备案申请表》（以下简称“申请表”），详细说明出行目的、行程安排、预计出发时间和返回时间等信息。申请表需经部门负责人审核签字，确认出行必要性和工作安排合理性。

2.审批

部门负责人审核通过后，申请表提交至分管领导审批。分管领导根据工作情况和实际需求，对出行申请进行审批，并签署意见。

对于涉及重要项目、重大活动或较高费用的因公出行，需经总经理审批。

3.备案

审批通过后的申请表交至人力资源部备案。人力资源部负责将出行信息录入员工出行备案系统，以便跟踪和管理。

因私出行备案

1.申请

员工应在因私出行前至少[X]个工作日填写《员工因私出行备案申请表》，注明出行事由、目的地、出发时间和预计返回时间等。申请表同样需经部门负责人审核签字。

2.审批

部门负责人根据员工工作安排和实际情况进行审核，确保因私出行不会对工作造成较大影响。审核通过后，申请表提交至分管领导审批。

如因私出行时间较长或可能对工作产生重大影响，分管领导可根据情况征求其他相关部门意见后再行审批。

3.备案

经审批后的申请表交至人力资源部备案。人力资源部将备案信息记录在案，以便在必要时进行查询和沟通。

四、出行前准备

1.工作交接

员工在出行前应与同事进行充分的工作交接，确保重要工作事项得到妥善安排，不影响公司业务的正常运转。交接内容包括正在进行的项目进展情况、待处理的工作任务、相关文件资料等，并填写《工作交接清单》。

2.安全准备

了解目的地的天气、交通、治安等情况，提前做好相应的准备措施，如携带必要的衣物、雨具、常用药品等。

对于因公出行需要乘坐飞机、火车等交通工具的员工，应提前查询航班、车次信息，合理安排行程，避免耽误出行。同时，注意保管好个人证件和财物，确保安全。

因私出行如需自驾，应提前检查车辆状况，确保车辆性能良好，并遵守交通法规，注意行车安全。

五、出行期间管理

1.保持沟通

员工在出行期间应保持手机畅通，确保能够及时接收公司的工作信息和指令。因公出行的员工应每天至少与部门同事或相关负责人沟通一次，汇报工作进展情况，如有重要事项应及时反馈。

因私出行的员工如遇特殊情况可能影响正常返回工作岗位，应提前向部门负责人和人力资源部说明情况，并协商解决方案。

2.遵守规定

因公出行的员工应严格遵守公司的各项规章制度和出差目的地的相关法律法规，不得从事与工作无关的活动，不得泄露公司机密信息。

因私出行的员工应注意自身言行举止，维护公司形象，不得因个人行为给公司带来负面影响。

3.行程变更

员工如需变更出行行程，应提前按照出行备案流程重新申请并获得批准。行程变更涉及费用调整的，应按照公司财务制度办理相关手续。

因不可抗力等特殊原因导致行程变更的，员工应及时向公司报告，并提供相关证明材料。公司将根据实际情况进行处理。

六、出行费用管理

1.因公出行费用

因公出行的费用报销应按照公司财务制度执行，严格控制费用支出。员工应保留好相关的发票、收据等报销凭证，并在规定时间内提交报销申请。

出差期间的交通、住宿、餐饮等费用标准按照公司制定的标准执行，如有特殊情况需要超出标准的，应提前经审批同意。

2.因私出行费用

因私出行的费用由员工自行承担，公司不予报销。如因特殊情况需要公司给予一定支持的，应按照公司相关规定和审批流程办理。

七、返程管理

1.及时返回

员工应按照出行备案时预计的返回时间及时返回工作岗位。如因特殊原因需要延长行程的，应提前向公司申请并获得批准。

2.工作汇报

员工返回后应及时向部门负责人汇报出行情况，提交相关的工作报告、总结材料等。对于因公出行涉及的工作任务，应及时跟进落实，确保工作顺利完成。

3.销假手续

员工返回后应到人力资源部办理销假手续，将出行备案信息进行更新。

八、监督与考核

1.监督检查

人力资源部将定期对员工出行备案情况进行检查，核实员工是否按照