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商贸公司出差管理制度

总则

一、目的

为规范商贸公司员工出差行为，加强出差管理，合理控制差旅费用，提高工作效率，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于商贸公司全体员工，包括总部及各分支机构的员工。

三、出差定义

出差是指员工因工作需要，离开公司所在地前往其他地区进行业务活动或参加会议、培训等。

四、管理原则

1.统筹安排原则：出差应根据工作需要进行统筹安排，避免不必要的出差。

2.节约成本原则：出差应严格控制费用，选择经济合理的交通和住宿方式，避免浪费。

3.安全第一原则：出差应确保员工的人身安全和财产安全，遵守当地的法律法规和公司的安全规定。

4.工作效率原则：出差应尽量缩短时间，提高工作效率，确保出差任务的顺利完成。

出差申请与审批

一、出差申请

1.员工因工作需要出差，应提前填写《出差申请表》（见附件1），经部门负责人批准后，报人力资源部备案。

2.《出差申请表》应包括出差时间、地点、事由、预计费用等内容。

3.对于紧急出差或临时出差，员工应在出差前电话通知部门负责人，并在出差后及时补办出差申请手续。

二、出差审批

1.部门负责人应根据工作需要和员工的工作表现，对员工的出差申请进行审批。

2.对于重要出差或费用较高的出差，部门负责人应报分管领导审批。

3.对于跨部门或跨地区的出差，应由相关部门负责人协商一致后，报分管领导审批。

三、出差批准权限

1.总部员工出差，由部门负责人审批，分管领导备案。

2.分支机构员工出差，由分支机构负责人审批，总部人力资源部备案。

3.部门负责人出差，由分管领导审批，总部人力资源部备案。

4.分管领导出差，由总经理审批，总部人力资源部备案。

四、出差变更与取消

1.员工出差期间，如因工作需要变更出差时间、地点或取消出差，应及时填写《出差变更申请表》（见附件2），经原审批人批准后，报人力资源部备案。

2.对于紧急变更或取消出差，员工应在第一时间通知原审批人，并在出差后及时补办出差变更手续。

出差交通与住宿安排

一、交通安排

1.员工出差应根据工作需要和路程远近，选择合适的交通方式，如飞机、火车、汽车等。

2.对于长途出差，应优先选择火车或长途汽车，如确需乘坐飞机，应经部门负责人批准。

3.员工出差应提前预订交通票务，避免因交通拥堵或票务紧张而影响出差行程。

4.员工出差期间，应严格遵守交通规则，确保自身安全。

二、住宿安排

1.员工出差应根据工作需要和出差地点，选择合适的住宿酒店，如商务酒店、快捷酒店等。

2.对于出差时间较长或出差地点较远的员工，应选择住宿条件较好的酒店，但应严格控制住宿费用。

3.员工出差应提前预订住宿酒店，避免因住宿紧张而影响出差行程。

4.员工出差期间，应遵守酒店的规章制度，保持良好的住宿环境。

三、交通与住宿费用标准

1.公司根据不同的出差地点和出差时间，制定了相应的交通与住宿费用标准（见附件3）。

2.员工出差应按照公司的费用标准报销交通与住宿费用，不得超标准报销。

3.对于特殊情况或紧急出差，员工应事先向部门负责人说明情况，并经批准后，方可按照实际费用报销。

出差补贴与报销

一、出差补贴

1.员工出差期间，公司按照出差天数给予一定的出差补贴，具体标准如下：

省内出差：每天补贴[X]元。

省外出差：每天补贴[X]元。

国外出差：每天补贴[X]元。

2.出差补贴应在出差结束后，按照实际出差天数进行报销。

3.员工出差期间，因工作需要加班或夜间出差的，可适当增加出差补贴。

二、报销流程

1.员工出差结束后，应及时填写《出差报销单》（见附件4），并附上相关的票据和证明材料，如机票、火车票、酒店发票等。

2.《出差报销单》应包括出差时间、地点、事由、费用明细等内容。

3.员工应将填写完整的《出差报销单》及相关票据和证明材料，提交给部门负责人审核。

4.部门负责人应对员工的出差报销单进行审核，确认费用的真实性和合理性，并在《出差报销单》上签字。

5.员工应将审核通过的《出差报销单》及相关票据和证明材料，提交给人力资源部进行报销。

6.人力资源部应对员工的出差报销单进行复核，确认费用的报销标准和审批手续是否符合公司规定，并在《出差报销单》上签字。

7.对于符合公司规定的出差报销，人力资源部应将报销款项支付给员工。

三、报销标准

1.交通费用报销标准

飞机票：应按照经济舱标准报销，如因工作需要乘坐商务舱或头等舱，应经部门负责人批准。

火车票：应按照硬座或硬卧标准报销，如因工作需要乘坐软卧或高铁，应经部门负责人批准。

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