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员工酒店预订管理制度

一、总则

1.目的

为规范公司员工酒店预订行为，确保酒店预订流程的高效、准确与合规，保障员工出差、培训、商务活动等出行需求，同时合理控制酒店预订成本，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司全体员工因公务需要进行的酒店预订活动。

3.基本原则

合规性原则：严格遵守国家法律法规以及公司相关财务制度，确保酒店预订行为合法合规。

合理性原则：根据员工出差、商务活动等实际需求，合理选择酒店，避免不必要的浪费。

便捷性原则：优化预订流程，提高预订效率，为员工提供便捷的预订服务。

成本控制原则：在满足业务需求的前提下，通过合理规划和谈判，降低酒店预订成本。

二、酒店预订流程

1.预订申请

员工因公务需要预订酒店时，应提前填写《酒店预订申请表》，详细注明预订日期、入住日期、退房日期、所需房间类型及数量、预计费用等信息。

申请表需经部门负责人审批，审批通过后提交至行政部门。

2.预订安排

行政部门收到员工的预订申请后，应根据申请信息，通过公司指定的酒店预订平台或与合作酒店进行沟通，及时安排预订。

在预订过程中，行政部门应优先选择公司协议酒店，以获取更优惠的价格和服务。如协议酒店无法满足需求，可考虑其他合适的酒店，但需报上级领导审批。

3.预订确认

行政部门完成酒店预订后，应及时将预订确认信息反馈给员工，包括酒店名称、地址、联系方式、入住日期、退房日期、房间类型及数量、价格等。

员工收到预订确认信息后，应仔细核对，如有疑问或需要变更预订信息，应及时与行政部门沟通。

4.入住与退房

员工应按照预订确认信息中的入住日期准时到达酒店办理入住手续。如因特殊情况无法按时入住，应提前通知行政部门和酒店，协商解决办法。

员工退房时，应按照酒店规定办理退房手续，结清相关费用。如有物品损坏或遗失，应照价赔偿。

员工应在退房后及时将酒店发票提交给行政部门，以便进行报销。

三、酒店选择标准

1.地理位置

优先选择距离公司办公地点、会议地点、商务活动场所较近的酒店，以方便员工出行。

考虑酒店周边的交通便利性，如是否靠近地铁站、公交站等，以及周边配套设施是否完善，如餐饮、购物、娱乐等场所。

2.酒店档次

根据员工出差、商务活动的实际需求和公司相关规定，合理选择酒店档次。一般情况下，普通员工出差可选择经济实惠型酒店，中高层管理人员或因重要商务活动出差可选择舒适型或豪华型酒店。

在选择酒店档次时，应综合考虑酒店的设施设备、服务质量、价格等因素，确保性价比最优。

3.服务质量

选择服务质量良好的酒店，包括酒店的前台服务、客房服务、餐饮服务、会议服务等。可参考其他员工的入住评价或相关的酒店评价网站。

关注酒店的安全保障措施，如门禁系统、监控设备、消防设施等是否完善，确保员工的人身和财产安全。

4.价格合理性

在满足酒店选择标准的前提下，应尽量选择价格合理的酒店。行政部门应定期与合作酒店进行谈判，争取更优惠的价格政策。

对于价格较高的酒店，应进行严格的审批，确保费用支出的合理性。

四、费用标准与报销规定

1.费用标准

公司根据不同地区、不同档次的酒店，制定相应的费用标准。员工在预订酒店时，应按照费用标准执行。

费用标准将根据市场行情和公司实际情况进行定期调整，行政部门应及时向员工公布最新的费用标准。

2.报销规定

员工凭酒店提供的正规发票进行报销，发票内容应与预订信息一致，包括酒店名称、入住日期、退房日期、房间数量、价格等。

报销时，应填写公司统一的报销申请表，并附上酒店预订申请表、预订确认信息、发票等相关凭证。

行政部门应按照公司财务制度对报销凭证进行审核，审核通过后提交至财务部门进行报销。

对于超出费用标准的部分，原则上不予报销，特殊情况需经上级领导审批后方可报销。

五、特殊情况处理

1.紧急预订

如遇紧急公务需要预订酒店，员工可先通过电话或其他方式通知行政部门，行政部门应立即进行预订安排，并在事后及时补办预订申请手续。

对于紧急预订产生的额外费用，需经上级领导审批后方可报销。

2.预订变更与取消

员工如需变更或取消酒店预订，应提前通知行政部门。行政部门应及时与酒店沟通，办理相关变更或取消手续。

如因员工自身原因导致预订变更或取消，由此产生的费用由员工自行承担。如因不可抗力等特殊原因导致预订变更或取消，行政部门应协助员工与酒店协商解决。

3.酒店服务问题

员工在入住酒店期间如遇到服务问题，如房间设施故障、服务态度不好等，应及时与酒店沟通解决。如无法解决，可向行政部门反映，行政部门应协助员工与酒店协商处理。

对于因酒店服务问题给员