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商贸公司合同管理制度

总则

一、目的

为规范商贸公司的合同管理，防范合同风险，保障公司的合法权益，提高合同管理的效率和质量，根据国家有关法律法规和公司的实际情况，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于商贸公司及其所属各部门、各分公司、各子公司（以下统称“各单位”）在经营活动中与其他单位或个人签订的各类合同（包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、借款合同等）。

三、管理原则

1.合法合规原则：合同的签订和履行必须符合国家法律法规和公司的规章制度，不得违反法律法规和公司利益。

2.平等自愿原则：合同的签订必须基于平等自愿、协商一致的基础上，不得强迫对方签订合同或在合同中附加不合理的条款。

3.诚实守信原则：合同的签订和履行必须诚实守信，不得隐瞒真实情况或提供虚假信息，不得故意违约或损害对方的合法权益。

4.风险防范原则：合同的签订和履行必须充分考虑各种风险因素，采取有效的风险防范措施，降低合同风险。

5.效率原则：合同的管理必须注重效率，简化手续，提高工作效率，确保合同的及时签订和履行。

四、管理机构及职责

1.公司合同管理委员会

（1）组成：由公司总经理、副总经理、总法律顾问、各部门负责人等组成。

（2）职责：负责制定公司合同管理制度；审议重大合同的签订和履行；协调解决合同管理中的重大问题；监督检查各单位合同管理工作的执行情况。

2.公司法律事务部

（1）职责：负责公司合同的法律审核；提供合同法律方面的咨询和建议；参与重大合同的谈判和签订；处理合同纠纷和诉讼案件。

3.各单位合同管理部门

（2）职责：负责本单位合同的日常管理工作，包括合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除、归档等；定期向公司法律事务部报告本单位合同管理工作的情况；配合公司法律事务部处理本单位的合同纠纷和诉讼案件。

五、合同的签订

1.合同的起草

（1）各单位在签订合同前，应根据合同的性质和内容，指定专人负责合同的起草工作。合同起草人员应具备相应的法律知识和业务能力，熟悉合同的签订和履行流程。

（2）合同起草人员应根据公司的要求和对方的要求，结合实际情况，起草合同文本。合同文本应内容完整、条款明确、语言规范、格式统一，不得存在歧义或漏洞。

（3）合同起草人员在起草合同文本时，应充分考虑各种风险因素，采取有效的风险防范措施，降低合同风险。对于涉及重大风险的合同，应邀请公司法律事务部或外部律师参与起草工作。

2.合同的审核

（1）合同起草完成后，应提交本单位合同管理部门进行审核。合同管理部门应指定专人负责合同的审核工作，审核人员应具备相应的法律知识和业务能力，熟悉合同的审核流程。

（2）合同审核的内容包括：合同的合法性、合规性、真实性、完整性、准确性、可行性等。审核人员应重点审核合同的条款是否符合国家法律法规和公司的规章制度，是否存在歧义或漏洞，是否存在不合理的条款等。

（3）合同审核人员在审核合同过程中，如发现问题，应及时与合同起草人员沟通协商，提出修改意见和建议。合同起草人员应根据审核人员的意见和建议，对合同文本进行修改和完善。

（4）合同审核完成后，应由本单位合同管理部门负责人签字确认，并提交公司法律事务部进行法律审核。

3.合同的签订

（1）公司法律事务部在收到合同文本后，应指定专人负责合同的法律审核工作，审核人员应在规定的时间内完成审核工作，并出具法律审核意见。

（2）法律审核意见应包括对合同的合法性、合规性、真实性、完整性、准确性、可行性等方面的审核意见，以及对合同条款的修改建议和风险提示等。

（3）合同起草人员应根据法律审核意见，对合同文本进行修改和完善，并提交本单位合同管理部门负责人签字确认。

（4）合同签订前，应由公司法定代表人或其授权代理人签字，并加盖公司合同专用章或公章。合同专用章或公章的使用应严格按照公司的印章管理制度执行。

（5）对于涉及重大风险的合同，应在签订前提交公司合同管理委员会审议通过。

六、合同的履行

1.合同签订后，各单位应按照合同的约定，认真履行合同义务，确保合同的顺利履行。

2.各单位应建立合同履行跟踪制度，定期对合同的履行情况进行跟踪和检查，及时发现和解决合同履行中存在的问题。

3.对于合同履行中出现的问题，应及时与对方沟通协商，寻求解决办法。如协商不成，应及时向公司法律事务部报告，由公司法律事务部协调处理。

4.各单位应严格按照合同的约定支付款项，不得无故拖欠或拒付。对于涉及大额款项的支付，应经公司总经理或其授权代理人批准。

5.各单位应妥善保管合同履行过程中的相关资料，如送货单、验收单、发票等，以备日后查阅和核对。

七、合同的变更和解除

1.合