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印章证照制度管理制度

一、总则

（一）目的

为加强公司印章、证照的管理，规范印章、证照的使用流程，维护公司的合法权益，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司。

（三）定义

1.印章：指公司正式对外使用的公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等各类印章。

2.证照：指公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法定代表人身份证明书、资质证书、荣誉证书等各类证件。

二、印章管理

（一）印章的刻制

1.公司印章的刻制由行政部门统一负责，根据公司实际需要，填写《印章刻制申请表》，报公司领导审批。

2.印章刻制申请获批后，行政部门应选择具有资质的印章制作单位进行刻制，并留存印章印模备案。

3.新印章刻制完成后，行政部门应及时将印章移交至印章保管部门，并办理交接手续。

（二）印章的保管

1.公司公章、合同专用章由行政部门指定专人保管；财务专用章由财务部门指定专人保管；法定代表人章由法定代表人或其授权人保管；部门章由各部门指定专人保管。

2.印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章保管制度，确保印章安全。

3.印章保管人员应将印章存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并妥善保管钥匙。

4.印章保管人员因事离岗时，应将印章交接给其他指定人员，并办理交接手续。

（三）印章的使用

1.印章使用前，应填写《印章使用申请表》，注明使用事由、使用部门、使用人、使用时间等信息，并按规定程序审批。

2.审批流程如下：

一般事项：由部门负责人签字，报分管领导审批。

重要事项：由部门负责人签字，报分管领导审核后，再报总经理审批。

涉及财务、合同等重大事项：由部门负责人签字，报分管领导审核，总经理审批后，还需财务负责人或法律顾问审核。

3.印章保管人员应严格按照审批后的《印章使用申请表》进行用印，不得擅自更改用印内容和范围。

4.用印时，印章保管人员应认真核对用印文件的内容，确保用印文件与审批内容一致。

5.用印后，印章保管人员应在《印章使用登记表》上登记用印日期、用印文件名称、用印份数等信息，并由用印人签字确认。

（四）印章的停用与销毁

1.因公司机构调整、名称变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，报公司领导审批。

2.印章停用后，行政部门应及时将印章收回，并妥善保管。

3.对于需要销毁的印章，由行政部门填写《印章销毁申请表》，报公司领导审批后，指定专人进行销毁，并留存销毁记录。

三、证照管理

（一）证照的办理

1.公司各类证照的办理由行政部门统一负责，根据公司实际需要，填写《证照办理申请表》，报公司领导审批。

2.证照办理申请获批后，行政部门应按照相关部门的要求，准备齐全所需材料，并及时办理证照。

3.证照办理完成后，行政部门应及时将证照取回，并进行登记备案。

（二）证照的保管

1.公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证等重要证照由行政部门指定专人保管；其他证照由相关部门指定专人保管。

2.证照保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守证照保管制度，确保证照安全。

3.证照保管人员应将证照存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并妥善保管钥匙。

4.证照保管人员因事离岗时，应将证照交接给其他指定人员，并办理交接手续。

（三）证照的使用

1.证照使用前，应填写《证照使用申请表》，注明使用事由、使用部门、使用人、使用时间等信息，并按规定程序审批。

2.审批流程与印章使用审批流程相同。

3.证照保管人员应严格按照审批后的《证照使用申请表》进行用证，不得擅自更改用证内容和范围。

4.用证时，证照保管人员应认真核对用证文件的内容，确保用证文件与审批内容一致。

5.用证后，证照保管人员应在《证照使用登记表》上登记用证日期、用证文件名称、用证份数等信息，并由用证人签字确认。

（四）证照的年检与换证

1.行政部门应及时关注各类证照的年检与换证时间，提前准备相关材料，并按照规定程序办理年检与换证手续。

2.证照年检与换证完成后，行政部门应及时将相关情况进行登记备案。

（五）证照的遗失与补办

1.如发现公司证照遗失，证照保管人员应立即向行政部门报告，并采取相应的挂失措施。

2.行政部门应及时向相关部门申请补办证照，并按照补办要求准备齐全所需材料。

3.证照补办完成后，行政部门应及时将新证照取回，并进行登记备案。

四、监督与检查

（一）公司行政部门负责定期对印章、证照的管理情况进行检查，确保印章、证照的保管和使用符合本制度的规定。

（二）审计部门负责对印章、证照的管理