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合同签订流程管理制度

总则

一、目的

为规范公司合同签订流程，明确各部门及相关人员的职责，防范合同风险，保障公司的合法权益，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司及所属各部门与外部单位或个人签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、服务合同、租赁合同、劳动合同等。

三、管理原则

1.合法合规原则：合同签订必须遵守国家法律法规、公司规章制度及相关行业规定。

2.平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿、公平的基础上签订合同，不得强迫对方签订不合理或违法的合同条款。

3.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，履行合同约定的义务，不得故意隐瞒或提供虚假信息。

4.风险防范原则：在合同签订过程中，应充分评估合同风险，采取相应的风险防范措施，确保公司的利益不受损失。

四、管理机构及职责

1.合同管理委员会

组成：由公司总经理、副总经理、法务部经理、财务部经理、各部门负责人等组成。

职责：负责制定公司合同管理制度；审议重大合同的签订；协调解决合同签订过程中的重大问题；监督合同的履行情况。

2.法务部

职责：负责合同的起草、审核、修订、备案等工作；解答合同相关的法律问题；提供法律咨询和法律支持；参与重大合同的谈判和签订。

3.财务部

职责：负责合同价款的审核、支付及结算等工作；参与合同的谈判和签订，对合同中的财务条款进行审核；监督合同价款的执行情况。

4.各部门

职责：负责本部门合同的起草、审核、签订及履行等工作；提供与合同相关的业务信息和资料；配合法务部、财务部等部门做好合同管理工作。

合同签订流程

一、合同起草

1.合同起草部门应根据业务需求，组织相关人员起草合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。

2.合同起草部门应确保合同文本的合法性、合理性和完整性，避免出现模糊不清、歧义或违法的条款。

3.合同起草部门应将起草好的合同文本提交给法务部进行审核。

二、合同审核

1.法务部收到合同文本后，应及时组织相关人员进行审核。审核内容包括但不限于合同的合法性、合规性、合理性、完整性、风险评估等方面。

2.法务部应在规定的时间内完成合同审核工作，并将审核意见反馈给合同起草部门。审核意见应明确指出合同中存在的问题和需要修改的地方，并提出相应的修改建议。

3.合同起草部门应根据法务部的审核意见，对合同文本进行修改和完善。修改后的合同文本应再次提交给法务部进行审核，直至审核通过为止。

三、合同签订

1.合同审核通过后，应由合同签订双方的法定代表人或授权代表签字盖章。签字盖章前，应确保合同双方的身份真实有效，合同文本的内容与审核通过的文本一致。

2.合同签订双方应在合同签订后及时将合同文本报送法务部备案。备案时应提交合同签订的相关资料，如合同双方的营业执照、法定代表人身份证明、授权委托书等。

3.对于重大合同的签订，应经合同管理委员会审议通过后方可签订。重大合同的定义由公司根据实际情况确定。

四、合同变更与解除

1.合同签订后，如需要变更或解除合同，应按照合同约定的程序进行。如合同未约定变更或解除程序的，应经合同双方协商一致，并签订书面协议。

2.合同变更或解除协议应经法务部审核通过后方可生效。审核内容包括但不限于变更或解除协议的合法性、合规性、合理性等方面。

3.合同变更或解除后，应及时将变更或解除协议报送法务部备案。备案时应提交变更或解除协议的相关资料，如双方协商一致的书面协议、变更或解除的原因等。

合同履行与监督

一、合同履行

1.合同签订后，合同双方应按照合同约定的履行期限、地点和方式履行合同义务。

2.各部门应加强对本部门合同履行情况的监督和管理，及时发现和解决合同履行中存在的问题。

3.对于重大合同的履行，应定期向合同管理委员会报告合同履行情况，如出现重大问题应及时报告。

二、合同监督

1.法务部应定期对公司的合同履行情况进行监督和检查，发现问题及时督促相关部门进行整改。

2.财务部应加强对合同价款支付情况的监督和管理，确保合同价款的支付符合合同约定和公司财务制度。

3.各部门应配合法务部、财务部等部门做好合同监督工作，及时提供相关的业务信息和资料。

合同档案管理

一、合同档案的建立

1.法务部应建立合同档案管理制度，明确合同档案的归档范围、归档时间、保管期限等。

2.合同签订后，应将合同文本及相关资料及时归档。归档资料包括合同签订的相关文件、审核意见、变更或解除协议、履行情况记录等。

二、合同档案的保管

1.合同档案应专人保管，确保档案的安全、完整