大学后勤服务档案管理制度​.doc

大学后勤服务档案管理制度?

一、总则

1.为加强大学后勤服务档案管理，有效地保护和利用档案，提高后勤服务管理水平和工作效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合本校后勤服务工作实际，特制定本制度。

2.后勤服务档案是指后勤部门在各项管理、服务活动中形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

3.后勤服务档案管理工作必须遵循集中统一管理的原则，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

二、管理体制与职责

1.管理体制

-学校设立后勤服务档案管理工作领导小组，由后勤部门负责人担任组长，各业务科室负责人为成员，负责统筹规划、指导协调后勤服务档案管理工作。

-后勤部门设立专门的档案管理岗位，配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等日常工作。

2.职责分工

-后勤服务档案管理工作领导小组职责

-贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和学校档案管理的规章制度。

-制定和完善后勤服务档案管理制度和工作计划，并组织实施。

-协调解决档案管理工作中的重大问题，保障档案管理工作所需的人员、经费和设备等条件。

-对档案管理工作进行监督、检查和考核，表彰奖励档案管理工作先进集体和个人。

-档案管理人员职责

-负责收集、整理、鉴别、归档后勤服务工作中形成的各类文件材料。

-按照档案管理的有关规定，对档案进行分类、编号、编目、装订、装盒等整理工作，确保档案整理规范、科学。

-负责档案的安全保管，做好档案库房的日常管理工作，包括温湿度控制、防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整与安全。

-负责档案的利用服务工作，根据学校师生和有关部门的需求，及时提供档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。

-积极参与档案信息化建设，做好档案数字化录入、存储和利用工作，提高档案管理的信息化水平。

-各业务科室职责

-各业务科室负责人应指定专人负责本科室档案工作，确保本科室档案工作的顺利开展。

-按照档案管理要求，及时收集、整理本科室在工作中形成的各类文件材料，并定期移交至档案管理部门。

-积极配合档案管理部门开展档案整理、归档、利用等工作，提供必要的支持和协助。

三、档案的收集与整理

1.收集范围

-行政管理文件：包括后勤部门的工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、规章制度、人事任免、考核奖惩等文件材料。

-服务保障文件：涉及餐饮、住宿、水电暖供应、物业管理、维修维护等服务保障工作的合同协议、服务标准、质量检查记录、运行数据等文件材料。

-物资采购文件：物资采购计划、招投标文件、采购合同、验收报告、物资管理台账等文件材料。

-安全管理文件：安全管理制度、应急预案、安全检查记录、事故处理报告等文件材料。

-其他具有保存价值的文件材料，如照片、录像、录音、电子文件等。

2.收集要求

-各业务科室应按照档案收集范围的要求，及时收集本科室在工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的完整性和准确性。

-文件材料应真实、有效，签字盖章手续齐全。对于电子文件，应确保其内容完整、格式规范，并具有可读性和可检索性。

-各业务科室应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的文件材料整理后移交至档案管理部门。

3.整理方法

-档案管理人员应按照档案分类标准，对收集的档案进行分类。可按照年度、组织机构、问题等方法进行分类，确保分类科学合理，便于管理和利用。

-对每份档案进行编号、编目，编制档案目录，注明档案的名称、日期、来源、保管期限等信息。

-对纸张大小不一、破损的文件材料进行折叠、裱糊等技术处理，确保档案的整齐、完好。

-将整理好的档案按照一定的顺序装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。

四、档案的保管

1.档案库房建设

-学校应设立专门的后勤服务档案库房，确保档案库房坚固、安全，具备防火、防潮、防虫、防盗、防尘、防光等基本条件。

-档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度调控设备、消防设备、防虫药品等，以满足档案保管的需要。

2.档案保管要求

-档案管理人员应定期对档案库房进行检查和清扫，保持库房整洁，确保档案存放环境良好。

-严格控制档案库房的温湿度，温度一般控制在14℃-24℃之间，相对湿度控制在4