研究生学籍档案电子备份办法​.doc

研究生学籍档案电子备份办法?

一、总则

1.为加强我校研究生学籍档案管理，确保学籍档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本电子备份办法。

2.研究生学籍档案电子备份工作遵循“统一管理、规范操作、安全保密、便于利用”的原则。

二、备份范围

1.入学材料：包括研究生报考登记表、政治思想品德考核表、体检表、复试记录、录取通知书存根等。

2.学习成绩材料：各学期课程成绩单、学位论文开题报告、中期考核材料、学位论文答辩记录及成绩等。

3.学籍变动材料：休学、复学、转学、转专业、退学等相关申请及审批材料。

4.奖惩材料：各类奖励证书复印件、处分决定等。

5.毕业材料：毕业生登记表、学位授予决定等。

三、备份流程

1.材料收集

-各学院负责收集本学院研究生的相关学籍档案材料，确保材料的完整性和准确性。

-定期将收集整理好的材料移交至研究生院档案管理部门。

2.材料审核

-研究生院档案管理部门收到各学院移交的材料后，进行认真审核。

-审核内容包括材料的真实性、规范性、完整性等，对不符合要求的材料及时返回学院补充或更正。

3.电子扫描

-审核通过的材料由档案管理部门安排专人进行电子扫描。

-扫描分辨率不低于300dpi，图像格式为JPEG或PDF，确保图像清晰、完整。

4.数据整理

-扫描后的电子文件按照档案类别、年度、学生学号等信息进行分类整理和命名。

-建立相应的电子目录，注明每份文件的名称、日期、来源等关键信息，便于查询和管理。

5.数据存储

-将整理好的电子数据存储在专门的档案服务器上，同时进行异地备份，以防数据丢失。

-定期对存储的数据进行检查和维护，确保数据的可读性和完整性。

四、备份频率

1.对于日常产生的学籍档案材料，应在每月底集中进行一次电子备份。

2.对于毕业季等档案材料集中产生的时期，应根据实际情况增加备份频率，确保档案材料及时、完整地进行电子备份。

五、安全管理

1.档案管理部门应建立严格的访问权限制度，根据工作人员的职责和需求，分配不同的访问权限，确保数据的安全性。

2.定期对档案服务器进行安全检查和维护，安装杀毒软件和防火墙，防止数据泄露和遭受恶意攻击。

3.涉及研究生个人隐私的信息，在电子备份和利用过程中应严格保密，未经授权不得随意公开或提供给第三方。

六、利用与检索

1.建立完善的电子档案检索系统，方便校内相关部门和人员根据授权进行查询和利用。

2.校内单位因工作需要查阅研究生学籍档案电子备份的，应填写《研究生学籍档案电子备份查阅申请表》，经所在单位负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。

3.校外单位或个人因特殊原因需要查阅的，须持单位介绍信及相关证明材料，经研究生院主管领导审批同意后，按照规定办理查阅手续。

4.查阅人员应严格遵守档案查阅规定，不得擅自复制、传播电子档案内容。

七、监督与检查

1.研究生院定期对各学院研究生学籍档案电子备份工作进行监督和检查，确保备份工作按规定执行。

2.对在电子备份工作中存在违规行为的单位和个人，将视情节轻重给予相应的批评教育或纪律处分。

八、附则

1.本办法自发布之日起施行，由研究生院负责解释。

2.如遇国家法律法规和上级政策调整，本办法相应条款将适时修订。