研究生档案保管期限细则​.doc

研究生档案保管期限细则?

一、总则

1.为加强我校研究生档案管理，明确档案保管期限，确保研究生档案的完整性、准确性和安全性，根据国家相关法律法规及教育主管部门的规定，结合我校实际情况，特制定本细则。

2.本细则适用于我校所有研究生档案的保管期限管理，包括全日制研究生和非全日制研究生档案。

二、档案保管期限的分类

研究生档案保管期限分为永久保管、长期保管和短期保管三类。

三、永久保管的档案

1.综合类

-研究生招生录取审批表、调档函存根、录取名单等招生相关重要文件。

-研究生学籍卡片、在校期间获得的各类校级及以上荣誉证书复印件（如优秀毕业生、优秀论文奖等）。

-研究生学位审批材料，包括学位申请、论文答辩决议、学位评定委员会审批记录等。

2.学术成果类

-研究生发表的高水平学术论文（以学校认定的重要期刊目录为准）的原件或复印件，以及相关科研项目结题材料（如主持或参与的国家级、省部级科研项目）。

-研究生参与的重要学术交流活动的证明材料（如国际学术会议邀请函、会议论文集等）。

四、长期保管的档案

1.学习成绩类

-研究生培养计划、课程学习成绩单、补考重修记录等材料，保管期限为自研究生毕业或结业后50年。

2.思想教育与奖惩类

-研究生思想政治表现鉴定、违纪处分决定及相关调查处理材料，保管期限为自处理决定作出后30年。

-研究生在校期间获得的院级荣誉证书复印件等一般性奖励材料，保管期限为自获得奖励后20年。

3.就业相关类

-研究生就业协议书、派遣证存根等就业材料，保管期限为自就业手续办理完成后30年。

五、短期保管的档案

1.日常管理类

-研究生请假条、休学复学申请等日常管理过程中的临时性材料，保管期限为自事件处理完毕后5年。

-研究生参与学校临时性活动（如运动会、文艺演出等）的相关报名材料、活动总结等，保管期限为自活动结束后3年。

六、档案保管期限的标识与管理

1.在接收研究生档案时，档案管理人员应依据本细则对各类档案材料进行分类，并在档案目录及档案袋上明确标注保管期限。

2.建立档案保管期限动态管理台账，详细记录档案的入库时间、保管期限、到期时间等信息，定期对档案进行清查核对，确保档案保管期限的准确性和有效性。

七、档案保管期限届满后的处置

1.对于保管期限届满的档案，档案管理人员应提前6个月进行梳理和登记，形成档案处置清单。

2.档案处置清单需经研究生院主管领导审核批准后，按照以下方式进行处置：

-具有一定历史价值或参考价值的档案，可移交学校档案馆进行进一步的整理和保存。

-无保存价值的档案，应按照保密规定进行销毁处理，销毁过程需有两人以上监督，并做好销毁记录，记录内容包括档案名称、数量、销毁时间、销毁人等信息。

八、监督与检查

1.研究生院定期对研究生档案保管期限执行情况进行监督检查，确保档案管理工作严格按照本细则执行。

2.对于违反本细则规定，造成档案丢失、损坏或未按规定期限保管和处置档案的部门或个人，将视情节轻重给予相应的批评教育或纪律处分。

九、附则

1.本细则由研究生院负责解释，如有未尽事宜，参照国家和学校相关档案管理规定执行。

2.本细则自发布之日起施行。