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市场档案销毁规定

市场档案销毁规定

一、总则

1.目的：为了加强农贸市场档案管理，确保档案信息的安全性、有效性和保密性，合理处置失去保存价值的档案，特制定本规定。

2.适用范围：本规定适用于本农贸市场物业公司所管理和保存的所有档案资料，包括但不限于商户档案、市场运营档案、财务档案、人事档案等各类档案。

3.基本原则：档案销毁应遵循合法、公正、安全、有序的原则，确保销毁过程可追溯，防止档案信息的不当泄露和丢失。

二、职责分工

1.档案管理部门

-负责定期对档案进行清查和鉴定，确定需要销毁的档案清单。

-制定档案销毁计划，并组织实施档案销毁工作。

-对档案销毁过程进行记录和监督，确保销毁工作按照规定执行。

-保管档案销毁记录，以备后续查询和审计。

2.相关业务部门

-协助档案管理部门对本部门产生和保管的档案进行清查和鉴定，提供档案价值评估意见。

-按照档案管理部门的要求，整理和移交需要销毁的档案。

3.审批部门

-负责对档案销毁计划和清单进行审批，确保销毁工作符合法律法规和公司规定。

三、档案清查与鉴定

1.定期清查

-档案管理部门应每年至少组织一次全面的档案清查工作，对库存档案进行逐一核对和登记。

-清查内容包括档案的名称、数量、形成时间、保管期限、存放位置等信息。

-在清查过程中，发现档案存在损坏、丢失等情况，应及时记录并查明原因，采取相应的补救措施。

2.鉴定标准

-档案保管期限已满且无继续保存价值的，可考虑销毁。保管期限根据国家法律法规、行业规定以及公司内部规定确定。

-已失去现实查考利用价值的档案，如一般性文件、临时性文件、重复文件等，可进行鉴定销毁。

-涉及商业机密、个人隐私等敏感信息的档案，在保管期限届满后，经审批可进行销毁，但需采取特殊的销毁方式以确保信息安全。

-因机构撤销、职能调整等原因，相关档案已无保存必要的，应进行鉴定处理。

3.鉴定流程

-档案管理部门组织相关业务部门对清查出来的可能需要销毁的档案进行初步鉴定，提出初步鉴定意见。

-成立档案鉴定小组，成员包括档案管理部门负责人、相关业务部门代表以及公司内部审计人员等。鉴定小组对初步鉴定意见进行审核和评估，形成最终鉴定结论。

-鉴定小组应填写《档案鉴定表》，详细记录档案的基本信息、鉴定意见、鉴定人员签名等内容。

四、销毁计划制定

1.计划内容

-根据档案鉴定结果，档案管理部门制定档案销毁计划。销毁计划应包括销毁档案的类别、数量、来源、保管期限、销毁原因、销毁方式、销毁时间等内容。

-对于涉及重要信息或敏感信息的档案，应在计划中明确特殊的销毁措施和安全保障要求。

2.审批程序

-档案销毁计划需报经审批部门审批。审批部门应在收到计划后的[X]个工作日内进行审核，并作出批准或不批准的决定。

-如审批部门对销毁计划提出修改意见，档案管理部门应根据意见进行调整和完善，重新提交审批。

五、销毁方式选择

1.纸质档案销毁

-对于一般性纸质档案，可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。粉碎应使用专业的碎纸设备，确保纸张粉碎成细小碎片，无法还原信息。焚烧应在符合环保要求的场所进行，确保档案彻底销毁。

-对于含有重要机密信息的纸质档案，应采用粉碎后再焚烧的双重销毁方式，或者使用专门的消磁设备对档案中的磁性介质进行处理后再进行粉碎、焚烧。

2.电子档案销毁

-电子档案销毁应采用数据擦除、物理破坏存储介质等方式。数据擦除应使用符合国家安全标准的数据擦除软件，对存储设备中的数据进行多次覆盖擦除，确保数据无法恢复。

-对于重要的电子档案存储介质，如硬盘、光盘等，在数据擦除后，应进行物理破坏，如钻孔、粉碎、消磁等，防止数据被恢复利用。

3.特殊档案销毁

-对于涉及历史文物、重要文献等特殊档案，在销毁前应进行充分的评估和论证，征求相关专家的意见。如确需销毁，应采用对文物和文献损害最小的方式，并做好记录和备案。

-对于含有放射性、化学污染等有害物质的档案，应按照国家相关环保法规的要求，委托有资质的专业机构进行处理。

六、销毁实施

1.销毁准备

-在实施档案销毁前，档案管理部门应提前通知相关业务部门，做好档案的整理和移交工作。

-对销毁设备进行检查和调试，确保设备正常运行。准备好必要的防护用品，如工作服、口罩、手套等，保障工作人员的安全。

-根据销毁计划，安排足够的工作人员负责档案的搬运、销毁操作和现场监督。

2.现场操作

-工作人员应按照预定的销