物业合同审批制度.doc

物业合同审批制度

物业合同审批制度

一、总则

1.目的

为加强本物业公司合同管理，规范物业合同审批流程，防范合同风险，保障公司及业主的合法权益，提高公司运营效率，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于本物业公司与业主委员会、开发商或其他相关方就物业管理服务所签订的各类合同的审批管理。

3.原则

合同审批应遵循合法、合规、公平、公正、审慎的原则，确保合同条款符合法律法规、公司利益和物业管理服务实际需求。

二、合同审批流程

1.合同起草

-需求提出：相关业务部门根据物业管理项目的实际需求，提出签订物业合同的申请。申请应明确合同的基本信息，包括合同对方、服务内容、服务期限、费用标准等关键要素。

-起草准备：业务部门在起草合同前，应对合同对方进行充分的尽职调查，收集对方的资质证明、信用记录等相关资料，确保其具备履行合同的能力和资质。

-起草主体：合同起草工作原则上由业务部门负责。如涉及重大或复杂合同，可邀请公司法务人员或外聘律师参与起草，以确保合同条款的合法性和严谨性。

-内容要求：合同草案应包含但不限于以下内容：合同双方的基本信息、服务内容与标准、服务费用及支付方式、双方的权利与义务、合同期限、违约责任、争议解决方式等。合同条款应表述清晰、准确，避免模糊不清或产生歧义。

2.部门初审

-提交审核：合同草案完成后，业务部门应填写《物业合同审批表》，并将合同草案及相关附件（如对方资质证明、尽职调查报告等）一并提交至部门负责人进行初审。

-初审内容：部门负责人应从业务合理性、可行性以及与公司业务目标的契合度等方面对合同草案进行审核。审核要点包括但不限于：服务内容是否符合公司业务范围和能力、费用标准是否合理、合同期限是否恰当等。同时，检查合同条款是否完整，是否存在明显的漏洞或风险。

-初审意见：部门负责人应在《物业合同审批表》上明确填写初审意见，如同意提交下一环节审核、需修改部分条款或不同意签订等，并说明理由。如初审意见为需修改，业务部门应根据意见对合同草案进行修改后再次提交审核。

3.法务审核

-审核流转：经部门初审通过的合同草案及审批表，由业务部门提交至公司法务部门进行审核。

-法律审查：法务人员应从法律法规的角度对合同草案进行全面审查，重点审查合同条款是否符合法律法规的强制性规定，是否存在法律风险，如合同的效力、违约责任的设定、争议解决条款的合法性等。同时，审核合同文本的格式、用语是否规范。

-法律意见：法务人员应在规定的时间内完成审核，并在《物业合同审批表》上出具明确的法律意见。如发现合同存在法律问题或风险，应提出具体的修改建议。对于重大法律风险，应及时与业务部门沟通，必要时组织专题讨论。

-修改反馈：业务部门应根据法务意见对合同草案进行修改。如对法务意见存在异议，应与法务人员进行充分沟通，协商解决。如无法达成一致意见，可提交公司管理层进行决策。

4.财务审核

-审核交接：合同草案经法务审核通过后，业务部门将其与审批表一并提交至公司财务部门进行审核。

-财务审查：财务人员应从财务管理和风险控制的角度对合同进行审核，重点审查合同涉及的财务条款，如服务费用的计算方式、支付方式、支付时间、税务处理等是否合理、合规。同时，评估合同对公司财务状况和现金流的影响。

-财务建议：财务人员应在《物业合同审批表》上填写财务审核意见，提出关于财务条款的修改建议或风险提示。对于涉及重大财务事项的合同，财务部门可要求业务部门提供详细的财务分析报告。

-调整完善：业务部门根据财务审核意见对合同草案进行相应调整，确保合同的财务条款符合公司财务管理要求。

5.管理层审批

-汇总上报：经法务和财务审核通过的合同草案及审批表，由业务部门汇总整理后，提交至公司管理层进行最终审批。对于重大合同，业务部门应准备详细的汇报材料，向管理层介绍合同的背景、主要条款、风险评估及各部门审核意见等情况。

-综合决策：公司管理层应从公司整体战略、经营目标、风险控制等方面对合同进行全面评估，综合考虑各部门的审核意见，做出是否批准签订合同的决策。

-审批记录：管理层应在《物业合同审批表》上签署审批意见，明确批准、有条件批准或不批准合同签订，并说明理由。如有条件批准，业务部门应根据管理层要求对合同进行进一步修改完善后再次提交审批。

6.合同签订

-授权签约：经公司管理层批准后，由公司法定代表人或其授权代表与合同对方签订物业合同。授权代表应在授权范围内行使签约权力，并严格按照公司规定的签约流程进行操作。

-合同盖章：合同签订后，应按照公司印章管理制度的规定，加盖公司