物业财务报销单据整理制度​.doc

物业财务报销单据整理制度?

物业财务报销单据整理制度

一、总则

1.目的：为加强公司财务管理，规范物业财务报销单据的整理工作，确保财务信息的准确性、完整性和及时性，提高财务工作效率和质量，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于本物业公司全体员工涉及的各类费用报销单据的整理工作。

3.基本原则：报销单据整理应遵循真实性、合法性、完整性、准确性和及时性原则。确保单据所反映的经济业务真实发生，符合国家法律法规和公司相关规定，单据内容完整、数据准确，并在规定时间内完成整理和提交。

二、报销单据的种类及要求

（一）发票

1.基本要求

-发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，印有税务监制章。发票上应注明开票日期、购买方信息（包括公司名称、纳税人识别号等）、销售方信息、服务或商品名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等内容。

-发票应清晰、完整，不得有涂改、挖补等痕迹。发票上的印章必须清晰，应为发票专用章。

2.特殊发票

-对于电子发票，必须符合国家电子发票相关规定。员工应确保电子发票的真实性和唯一性，避免重复报销。报销时需打印成纸质版，并在纸质版上注明“已报销，防止重复”字样，同时提供电子发票的存储路径或下载链接等信息。

-对于定额发票，应检查发票的面额、有效期等信息，确保其有效性。

（二）收据

1.内部收据

-公司内部使用的收据，如员工借款收据、押金收据等，必须有明确的编号、日期、交款人姓名、交款事由、金额大小写等内容，并由交款人签字确认。

-内部收据应由专人负责保管和开具，开具后应及时登记入账。

2.外部收据

-外部非经营性收据，如行政事业单位、社会团体等开具的收据，必须是财政部门统一监制的正规收据，应注明收款单位名称、收款项目、金额、交款单位名称等内容，并加盖收款单位财务专用章。

（三）其他单据

1.费用报销单

-费用报销单应使用公司统一格式，填写内容包括报销日期、报销人姓名、部门、报销事由、费用明细（如餐饮费、交通费等）、金额大小写、附件张数等。

-报销单上的签字栏应齐全，包括报销人签字、部门负责人签字、财务审核人签字、审批领导签字等。

2.出差审批单

-员工出差前应填写出差审批单，注明出差日期、出差地点、出差事由、预计出差天数、预计费用等信息。

-出差审批单需经部门负责人、分管领导审批同意后方可出差。出差结束后，应将出差审批单作为报销附件一并提交。

3.采购申请单

-对于公司采购物品或服务，应提前填写采购申请单，注明采购项目、规格型号、数量、预算金额、采购原因等内容。

-采购申请单需经部门负责人、财务负责人、审批领导审批后，方可进行采购。采购完成后，采购申请单应作为报销单据的附件。

三、报销单据的整理流程

（一）收集

1.员工自行收集

-员工在发生费用支出后，应及时收集相关报销单据，包括发票、收据、费用报销单等。确保单据的完整性和真实性，对于不符合要求的单据，应及时与相关方沟通更换。

-员工应按照不同的费用项目，如办公用品费、差旅费、业务招待费等，分别整理单据，避免混淆。

2.集中收集

-对于一些由公司统一支付的费用，如水电费、物业费等，由相关部门负责收集发票等报销单据，并定期移交至财务部门。相关部门应确保移交单据的准确性和完整性，并填写单据移交清单。

（二）粘贴

1.粘贴单的选择

-应使用公司统一提供的粘贴单，粘贴单的大小应适中，便于后续的装订和保管。

2.粘贴要求

-发票、收据等单据应按照从下往上、从右往左的顺序依次粘贴在粘贴单上，确保单据平整、牢固，不得有翘起、褶皱等情况。

-单据粘贴应错落有致，不得相互遮挡，以便于审核人员查看单据内容。对于较大的单据，如A4纸大小的发票，可进行适当折叠，但应保持折叠后的单据仍能清晰显示内容。

-每张粘贴单上粘贴的单据数量不宜过多，应根据单据的大小和数量合理安排粘贴，一般以不超过10张为宜，避免粘贴单过厚影响装订。

（三）填写报销单

1.填写规范

-员工应认真填写费用报销单，确保填写内容准确无误。报销日期应填写实际报销的日期，报销人姓名应与员工本人姓名一致，部门应填写准确的所在部门。

-报销事由应详细、清晰地说明费用发生的原因和用途，不得含糊不清。费用明细应按照实际发生的费用项目分别填写，如餐饮费、住宿费、交通费等，并注明相应的金额。

-金额大小写必须一致，且书写规范。大写金额应使用汉字正楷书写，如“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整”等字样。