大学档案安全保密管理制度​.doc

大学档案安全保密管理制度?

一、总则

1.为加强医院档案的安全保密管理，确保档案信息的完整性、保密性和可用性，根据国家有关法律法规以及卫生系统档案管理相关规定，结合本院实际情况，特制定本制度。

2.本制度适用于医院内所有涉及档案管理的部门、人员以及档案的收集、整理、存储、利用等各个环节。

二、档案安全管理

1.档案库房管理

-档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%。配备温湿度调节设备，并定期进行监测和记录。

-库房应安装防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光等设施。配备足够数量且符合标准的消防器材，安装防火报警装置；安装防盗门窗、监控摄像头、入侵报警系统等；定期投放防虫、防鼠药品；档案架应保持清洁，防止灰尘积累；窗户应安装遮光窗帘，避免阳光直射档案。

-档案库房应专人管理，无关人员未经许可不得进入。管理人员离开库房时，应确保门窗关闭，切断电源。

2.档案存储设备管理

-档案应存放在专用的档案架、档案柜或存储设备中，分类存放，标识清晰，便于查找和管理。

-对电子档案存储设备，如硬盘、磁带、光盘等，应定期进行检查、维护和数据备份，确保存储设备的正常运行和数据的完整性。备份数据应异地存储，以防灾害性事件导致数据丢失。

-定期对档案存储设备进行清洁和保养，对损坏的设备应及时维修或更换。

3.档案数字化安全管理

-在档案数字化过程中，应采取有效的安全防护措施，确保档案信息在扫描、图像处理、数据挂接、存储等环节的安全。

-数字化加工场所应进行物理隔离，限制无关人员进入。加工设备应专机专用，不得与外网连接，防止数据泄露。

-对数字化加工过程中产生的临时数据和中间数据，应及时清理和销毁，防止数据丢失或被非法利用。

-数字化档案存储系统应具备完善的访问控制、数据加密、备份恢复等安全功能，定期进行安全评估和漏洞修复。

三、档案保密管理

1.保密制度与人员管理

-医院应建立严格的档案保密制度，明确档案保密的范围、等级和管理要求。对涉及国家机密、医院商业秘密、患者隐私等重要档案信息，应进行重点保密管理。

-对接触档案的工作人员进行保密教育和培训，签订保密协议，明确保密责任和义务。工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。

-对档案管理人员的岗位变动，应进行保密工作交接，确保档案信息的安全保密。

2.档案利用保密管理

-严格控制档案的查阅、借阅范围。因工作需要查阅、借阅档案的，应填写《档案查阅/借阅申请表》，经相关部门负责人审批后，方可办理查阅、借阅手续。申请表应注明查阅、借阅的目的、内容、期限等信息。

-查阅档案应在指定的地点进行，不得擅自将档案带出查阅场所。如需摘抄、复制档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并注明用途和保管期限。摘抄、复制的档案内容应按照原档案的保密等级进行管理。

-借阅档案应按照规定的期限归还，归还时档案管理人员应进行认真核对，确保档案的完整性和保密性。对逾期未还的，应及时催还。

-利用档案进行宣传、展览、编研等活动，应进行严格的保密审查，确保档案信息的公开符合保密规定。

3.档案信息传输保密管理

-在档案信息传输过程中，应采取加密等安全措施，确保信息传输的保密性和完整性。对于通过网络传输的档案信息，应使用安全的传输协议和加密技术，防止信息被窃取或篡改。

-严禁在未采取保密措施的公共网络或移动存储设备上传输、存储档案信息。如需通过移动存储设备传输档案信息，应对移动存储设备进行加密处理，并进行病毒查杀。

四、监督与检查

1.医院档案管理部门应定期对档案安全保密制度的执行情况进行检查，每月至少进行一次自查，每季度进行一次全面检查。检查内容包括档案库房设施设备、档案存储情况、人员操作规范等方面。

2.对检查中发现的安全保密隐患，应及时进行整改，并记录整改情况。对因违反档案安全保密制度导致档案信息泄露、丢失等事故的，应依法依规追究相关人员的责任。

3.医院应设立档案安全保密举报电话和邮箱，接受全院职工和社会公众的监督。对举报属实的，给予举报人一定的奖励。

五、附则

1.本制度由医院档案管理部门负责解释和修订。

2.本制度自发布之日起施行。