物业资金安全制度.doc

物业资金安全制度

物业资金安全制度

一、总则

1.目的：为加强本物业公司资金安全管理，规范资金运作，防范资金风险，确保公司资金安全完整，保障公司正常运营并更好地为业主服务，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于本物业公司及下属各部门、各项目管理处涉及资金收支、存储、使用等相关活动。

3.基本原则：遵循合法性、安全性、效益性原则，确保资金管理活动符合国家法律法规及公司相关规定，保障资金安全，提高资金使用效益。

二、资金管理组织与职责

1.财务部门

-负责制定和完善资金管理制度及流程，定期对制度执行情况进行检查和评估。

-负责公司资金的日常核算与管理，编制资金预算、资金报表，准确反映资金状况。

-审核各类资金收支凭证，确保资金收支合规、合法、准确。

-负责与银行等金融机构的沟通协调，办理资金存储、结算等业务，维护良好的银企关系。

2.项目管理处

-负责本项目管理处的资金收支管理，严格执行公司资金管理制度和流程。

-根据项目实际情况，编制本项目的资金预算草案，上报公司财务部门审核。

-负责本项目物业费、水电费等各项费用的收取工作，确保款项及时足额入账。

-按照公司规定的审批权限和流程，办理本项目的资金支出业务，对支出的合理性、真实性负责。

3.公司管理层

-负责审批公司年度资金预算、重大资金支出等重要资金管理事项。

-对公司资金安全管理工作进行监督和指导，协调解决资金管理中的重大问题。

三、资金预算管理

1.预算编制

-每年末，财务部门应组织各项目管理处及相关部门编制下一年度资金预算。各项目管理处应根据本项目的服务合同、运营计划、费用支出标准等，详细编制本项目的资金收入和支出预算草案。

-资金收入预算应包括物业费、停车费、水电费、其他有偿服务收入等项目，按照不同收入类别和预计收款时间进行明细编制。资金支出预算应涵盖人员薪酬、办公费用、维修费用、物料采购、水电费支付等各项成本费用，明确支出项目、金额及支付时间。

-财务部门对各项目管理处及相关部门上报的预算草案进行汇总、审核和平衡，结合公司整体发展战略和经营目标，编制公司年度资金预算草案，报公司管理层审批。

2.预算执行与监控

-年度资金预算经公司管理层审批后，由财务部门负责分解下达至各项目管理处及相关部门执行。各部门应严格按照预算安排资金收支活动，确保预算执行的严肃性。

-财务部门应建立资金预算执行台账，定期对资金预算执行情况进行跟踪、分析和监控，及时发现预算执行过程中的偏差，并向公司管理层报告。对于预算执行偏差较大的项目，应深入分析原因，提出改进措施和建议。

-各项目管理处及相关部门应定期向财务部门报送资金预算执行情况报表，如实反映本部门资金收支情况及预算执行进度。

3.预算调整

-在预算执行过程中，如因特殊情况需要调整资金预算，由相关部门提出书面申请，详细说明预算调整的原因、调整项目及金额等内容。

-预算调整申请经财务部门审核后，报公司管理层审批。未经批准，任何部门不得擅自调整资金预算。

四、资金收入管理

1.收费项目与标准

-公司应明确规定各项收费项目及收费标准，并在小区内显著位置进行公示，接受业主监督。收费项目和标准如有调整，应按照相关规定履行审批和公示程序。

-项目管理处应严格按照公示的收费项目和标准收取费用，不得擅自增加收费项目或提高收费标准。

2.收费方式与流程

-公司应提供多种便捷的收费方式，如现金、银行转账、微信支付、支付宝支付等，以满足业主的不同需求。

-项目管理处收费人员在收取现金时，应开具公司统一印制的收款收据，并加盖财务专用章。收款收据应注明收款日期、付款人姓名、收款项目、金额等信息，一式三联，一联交付款人作为付款凭证，一联留存收费人员作为记账依据，一联交财务部门进行账务处理。

-通过银行转账方式收取费用的，项目管理处应及时核对到账信息，并将相关收款凭证传递给财务部门。财务部门应定期与银行进行对账，确保资金到账的准确性和及时性。

-对于通过微信支付、支付宝支付等电子支付方式收取的费用，项目管理处应及时确认收款信息，并按照公司规定的流程进行账务处理。

3.欠费管理

-项目管理处应建立欠费台账，对欠费业主的基本信息、欠费金额、欠费时间等进行详细记录。

-定期对欠费情况进行分析和梳理，对于欠费时间较长的业主，应通过电话、短信、书面催款通知等方式进行催缴。催款通知应明确欠费金额、缴费期限及逾期后果等内容。

-对于经多次催缴仍拒不缴费的业主，项目管理处应按照相关