小区会所活动审批管理规定​.doc

小区会所活动审批管理规定?

小区会所活动审批管理规定

一、总则

1.目的

为规范小区会所活动的审批流程，确保会所资源合理利用，保障活动安全有序开展，为业主提供优质、舒适的活动环境，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于在本小区会所内举办的各类业主活动、物业公司组织的活动以及经物业公司许可的第三方活动。

3.管理原则

活动审批遵循公平、公正、公开的原则，以保障小区业主的合法权益和公共利益为出发点，严格按照规定的流程和标准进行审批。同时，注重活动的质量和安全性，确保活动不对小区的正常秩序和环境造成负面影响。

二、活动申请

1.申请主体

-业主个人或业主团体（需由业主代表提出申请）。

-小区物业公司各部门。

-经物业公司审核同意合作的第三方机构（如培训机构、商业合作伙伴等）。

2.申请时间

-常规活动（如定期的兴趣小组活动等）需提前[X]个工作日提交申请。

-大型活动（如节日庆典、文艺演出等）或涉及较多场地布置、特殊设备使用的活动需提前[X]个工作日提交申请。

3.申请材料

-业主个人或团体申请：

-填写完整的《小区会所活动申请表》，包括活动名称、举办时间、活动地点、参与人数、活动内容、活动目的等详细信息。

-业主身份证明文件（身份证或房产证复印件）。

-若活动涉及收费，需提供详细的收费说明及相关依据，确保收费合理合规。

-物业公司部门申请：

-《小区会所活动申请表》。

-活动策划方案，包括活动流程、宣传方式、人员安排、物资需求等内容。

-第三方机构申请：

-《小区会所活动申请表》。

-机构营业执照副本复印件、相关资质证明文件。

-详细的活动策划方案，重点说明活动对业主的吸引力和价值，以及与小区文化建设的契合度。

-活动安全保障方案，包括安全责任人、安全措施、应急预案等内容。

-与业主或物业公司的合作意向书（如有）。

三、审批流程

1.初步审核

-物业公司客服中心负责接收活动申请材料。收到申请后，对申请材料的完整性和规范性进行初步审核。

-如申请材料不齐全或不符合要求，客服中心应在[X]个工作日内通知申请人补充或修改材料。

-初步审核通过后，将申请材料转交至会所管理部门。

2.会所管理部门审核

-会所管理部门接到申请材料后，对活动的时间、地点、规模等进行审核，确保活动安排不与会所其他已预订的活动冲突，且符合会所的承载能力。

-对活动内容进行审查，确保活动内容健康、积极，不违反法律法规和小区管理规定，不影响小区的正常秩序和业主的生活环境。

-对于涉及特殊设备使用或场地布置的活动，会所管理部门应联合工程维修部门进行现场勘查，评估活动对会所设施设备的影响，并提出相应的意见和建议。

-会所管理部门应在[X]个工作日内完成审核，并将审核意见反馈至客服中心。

3.安全审核

-物业公司安全管理部门对活动的安全保障方案进行审核，重点审查安全责任人的资质和能力、安全措施的可行性以及应急预案的完整性。

-安全管理部门可根据需要要求申请人提供进一步的安全资料或进行现场安全检查。

-安全审核应在[X]个工作日内完成，审核通过后将意见反馈至客服中心。

4.综合审批

-客服中心收集会所管理部门、安全管理部门的审核意见后，提交给物业公司分管领导进行综合审批。

-物业公司分管领导根据各部门的审核意见，结合小区的整体利益和活动的实际情况，做出最终审批决定。

-综合审批应在[X]个工作日内完成。

5.审批结果通知

-客服中心负责将审批结果通知申请人。如审批通过，告知申请人活动的具体时间、地点以及相关注意事项，并与申请人签订《小区会所活动协议书》。

-如审批不通过，应向申请人说明原因。

四、活动筹备与监管

1.活动筹备

-申请人在获得审批通过后，应按照审批意见和活动策划方案进行活动筹备。

-如需对活动方案进行调整，应提前向物业公司客服中心提交书面申请，经重新审核批准后方可实施。

-对于涉及收费的活动，申请人应按照规定的收费标准和方式进行收费，并做好相关的财务记录。物业公司有权对收费情况进行监督检查。

2.活动监管

-活动举办期间，物业公司应安排专人对活动进行现场监管。监管人员应提前到达活动现场，检查活动场地的布置、设备设施的准备情况等是否符合要求。

-监管人员负责维护活动现场