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酒店文件收发管理规定

酒店文件收发管理规定

一、总则

1.目的

为加强酒店文件收发管理，确保文件传递的及时、准确、安全，规范文件的接收、登记、分发、传阅、归档和销毁等环节，提高酒店工作效率和管理水平，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于酒店各部门及全体员工在日常工作中涉及的各类文件的收发管理。包括但不限于上级单位来文、外部往来文件、酒店内部各部门之间的文件等。

3.管理原则

-准确性原则：确保文件信息准确无误，收发环节记录清晰、规范。

-及时性原则：文件应及时接收、处理和传递，避免延误工作。

-保密性原则：严格遵守保密制度，对涉及酒店机密的文件进行妥善保管和处理。

-完整性原则：保证文件内容完整，附件齐全，防止文件丢失、损坏。

二、文件接收

1.接收渠道

-外部来文：包括政府部门、合作伙伴、供应商等通过邮政快递、专人送达、传真、电子邮件等方式发送的文件。

-内部文件：酒店各部门之间通过内部办公系统、专人传递等方式流转的文件。

2.接收流程

-邮件及专人送达文件：酒店前台或指定的文件接收人员负责接收外部邮件和专人送达的文件。接收时，要仔细检查文件的外包装是否完好，文件数量、名称与快递单或送文登记表是否一致。确认无误后，在快递单或送文登记表上签字，并注明接收日期和时间。

-传真文件：酒店传真机所在部门的工作人员负责接收传真文件。接收后，要立即检查传真内容是否清晰、完整，如有问题及时与发件人联系。同时，在传真文件上注明接收日期、时间和接收人姓名。

-电子邮件：各部门指定专人负责定期查看本部门的电子邮箱。收到邮件后，根据邮件主题和内容判断是否属于正式文件。对于正式文件，下载并打印出来，注明接收日期、时间和接收人姓名。

三、文件登记

1.登记要求

所有接收的文件都必须进行详细登记，登记内容应包括文件编号、来文单位、文件名称、文号、日期、密级、份数、附件情况、接收日期等信息。

2.登记方式

-纸质登记：酒店应设立专门的文件登记簿，由文件管理人员按照登记要求进行手工填写。

-电子登记：同时，利用电子表格或酒店内部办公系统建立电子文件登记台账，方便查询和统计。电子登记信息应与纸质登记信息一致。

3.特殊文件登记

对于机密文件，除按照普通文件进行登记外，还应在登记簿和电子台账中注明“机密”字样，并记录文件的保管位置和接触人员等信息。

四、文件分发

1.分发原则

根据文件的内容和性质，按照酒店的组织架构和各部门的职责范围，将文件准确、及时地分发给相关部门和人员。

2.分发流程

-文件管理人员根据文件的主送、抄送单位和涉及的业务内容，确定文件的分发范围：对于一般性文件，可直接分发至相关部门；对于重要文件或涉及多个部门的文件，需经酒店领导审批后再进行分发。

-在文件上加盖“收文”章，并注明分发日期：同时，在文件登记簿或电子台账上记录文件的分发去向和分发时间。

-采用专人送达、内部办公系统发送或部门自取等方式将文件分发给相关部门：对于重要文件，应要求收件人在文件签收单上签字确认。

五、文件传阅

1.传阅范围确定

根据文件的内容和性质，由文件管理人员或相关领导确定文件的传阅范围。传阅范围应明确列出需要传阅文件的部门和人员名单。

2.传阅方式

-纸质传阅：将文件装在文件传阅夹内，按照传阅名单依次传递。传阅人收到文件后，应在文件传阅单上签字并注明传阅日期。如对文件有意见或建议，可在传阅单上简要注明。

-电子传阅：通过酒店内部办公系统进行电子文件传阅。传阅人在系统中点击“已阅”按钮，并可在系统中发表意见或建议。系统自动记录传阅人的姓名和传阅时间。

3.传阅要求

-传阅人应在规定时间内完成文件传阅：一般情况下，普通文件的传阅时间不超过[X]个工作日，重要文件的传阅时间不超过[X]个工作日。如因特殊情况不能及时传阅，应提前向文件管理人员说明原因。

-传阅过程中，传阅人要妥善保管文件，不得随意涂改、圈划、批注文件内容：不得将文件转借他人或带出规定的传阅范围。

-文件传阅完毕后，文件管理人员要及时收回文件，检查文件的完整性和传阅单的签字情况：如有遗漏，应及时通知相关人员补签。

六、文件处理

1.承办部门职责

文件分发至承办部门后，承办部门负责人应及时安排人员对文件进行处理。处理内容包括对文件中提出的问题进行研究、落实解决方案、撰写回复意见等。

2.处理期限

承办部门应根据文件的紧急程度和要求，在规定的期限内完成文件处理工作。紧急文件应在[X]个工作日内处理完毕，一般文件应在[X]个工作日内处理完毕。如需延长处理时间，应向文件管理