酒店财务档案保管规定.doc

酒店财务档案保管规定

酒店财务档案保管规定

一、总则

1.目的：为加强酒店财务档案的科学管理，统一财务档案管理工作标准，确保财务档案的真实、完整、有效和安全，充分发挥财务档案在酒店经营管理中的作用，特制定本规定。

2.适用范围：本规定适用于酒店内所有涉及财务档案管理的部门和人员。财务档案是指酒店在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映酒店经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

3.管理原则：财务档案管理遵循集中管理、专人负责、安全保密、便于查阅的原则。酒店财务部负责统一管理财务档案，配备专人负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等工作，确保档案管理工作的规范化和制度化。

二、财务档案的分类与归档范围

1.会计凭证类

-原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单、出入库单等各种反映经济业务发生的原始单据。这些原始凭证是证明经济业务实际发生的最初书面证明，是进行会计核算的重要依据。

-记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制，是登记账簿的直接依据。记账凭证应包括收款凭证、付款凭证和转账凭证等，详细记录了经济业务的会计分录和摘要。

-汇总凭证：对一定时期内反映相同经济业务的多张原始凭证进行汇总而编制的凭证，如工资汇总表、材料耗用汇总表等，用于简化会计核算工作。

2.会计账簿类

-总账：按照会计科目设置，全面、总括地记录和反映酒店经济业务的账簿，是编制会计报表的主要依据。

-明细账：根据总账科目所属的明细科目设置，详细记录某一类经济业务的增减变动情况，如应收账款明细账、固定资产明细账等，为经营管理提供详细的数据资料。

-日记账：包括现金日记账和银行存款日记账，由出纳人员根据审核无误的收付款凭证，按照业务发生的先后顺序逐日逐笔登记，用以核算和监督库存现金与银行存款的收入、支出和结存情况。

-固定资产卡片：记录酒店固定资产详细信息的卡片，包括固定资产的名称、型号、购置日期、原值、折旧方法、使用部门等内容，是固定资产管理的重要依据。

-辅助账簿：对某些在序时账簿和分类账簿等主要账簿中未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿，如备查账簿等，用于提供有关备查资料。

3.财务报告类

-月度财务报表：包括资产负债表、利润表、现金流量表等，是对酒店一个月财务状况、经营成果和现金流量的综合反映。这些报表按照会计准则和相关规定编制，为管理层和外部利益相关者提供重要的财务信息。

-季度财务报表：与月度财务报表类似，但涵盖季度期间的财务数据，更全面地反映季度内酒店的经营状况和财务成果。

-年度财务报表：是对酒店全年财务状况、经营成果和现金流量的全面总结和分析，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表以及附注等内容。年度财务报表通常需要经过审计，以确保其真实性和可靠性。

-财务情况说明书：对酒店一定时期内财务、成本等情况进行分析总结的书面报告，包括酒店的经营状况、利润实现和分配情况、资金增减和周转情况、各项财产物资变动情况等内容，有助于使用者更好地理解财务报表。

4.其他类

-银行对账单：银行定期提供给酒店的对账单，反映酒店银行账户在一定时期内的收支明细和余额情况，用于核对银行存款日记账与银行账户实际收支的一致性。

-银行存款余额调节表：在核对银行存款日记账与银行对账单余额不一致时编制，用于调整未达账项，使双方余额相符，确保银行存款账目的准确性。

-会计档案移交清册：在会计人员工作调动或离职时，用于办理会计档案交接手续的清册，详细记录交接的会计档案名称、数量、所属期间等信息。

-会计档案保管清册：记录酒店所有财务档案的详细信息，包括档案名称、形成日期、保管期限、存放地点等内容，是财务档案管理的重要依据。

-会计档案销毁清册：在财务档案达到保管期限需要销毁时编制，详细记录拟销毁档案的名称、数量、所属期间、销毁原因等信息，经审批后作为销毁档案的依据。

-经济合同：酒店签订的各类经济合同，如采购合同、租赁合同、服务合同等，是记录酒店经济业务的重要依据，具有重要的法律和经济价值。

-财务预算、计划、分析报告：包括酒店年度财务预算、月度资金计划、财务分析报告等，这些文件对酒店的财务管理和决策具有重要的指导作用。

三、财务档案的整理与归档要求

1.整理原则：财务档案的整理应遵循真实性、完整性、规范性的原则，按照档案的类别、时间顺序等进行分类整理，确保档案资料的清晰、有序，便于管理和查阅。

2.会计凭证整理

-凭证装订：每月终了，会计人员应将当月