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供应商供货流程管理规定

供应商供货流程管理规定

一、目的

为加强酒店对供应商供货流程的规范化管理，确保所采购物资的质量、数量、交货期等符合酒店运营需求，保障酒店正常运营，降低采购成本与风险，特制定本规定。

二、适用范围

本规定适用于与酒店有物资供应关系的所有供应商，涵盖酒店日常运营所需的各类物资，包括但不限于食品、饮品、客房用品、餐饮设备、清洁用品、办公用品等物资的供应流程管理。

三、供应商选择与准入

（一）供应商信息收集

1.采购部门职责：采购部门负责通过多种渠道广泛收集供应商信息，渠道包括但不限于网络搜索、行业展会、供应商自荐、同行推荐等。收集的信息应包括供应商的基本信息（如公司名称、法定代表人、联系方式、注册地址等）、经营范围、生产能力、产品质量认证、过往业绩、市场口碑等。

2.信息整理与初步筛选：采购部门对收集到的供应商信息进行整理，建立供应商信息库。根据酒店的采购需求和基本标准，对供应商进行初步筛选，排除明显不符合要求的供应商，如经营范围与酒店需求不匹配、无相关生产资质等。

（二）供应商实地考察

1.考察标准制定：对于初步筛选后符合基本要求的供应商，采购部门应联合质量管理部门、使用部门等组成考察小组，制定详细的实地考察标准。考察标准应包括生产环境、生产设备、质量管理体系、人员资质、仓储条件等方面的评估指标。

2.实地考察流程：考察小组提前与供应商沟通确定考察时间，在考察过程中，通过现场观察、文件查阅、人员访谈等方式，全面了解供应商的实际情况。考察结束后，考察小组应撰写实地考察报告，详细记录考察情况，并给出是否建议准入的结论。

（三）供应商准入审批

1.提交申请：采购部门根据实地考察结果，对于建议准入的供应商，填写《供应商准入申请表》，附上供应商信息、实地考察报告等相关资料，提交至采购部门负责人审核。

2.部门审核：采购部门负责人对《供应商准入申请表》及相关资料进行审核，重点关注供应商的资质、供应能力、价格水平等方面是否符合酒店要求。审核通过后，提交至分管副总经理审批。

3.高层审批：分管副总经理对申请资料进行综合评估，从酒店战略、成本控制、质量保障等角度进行审批。审批通过后，该供应商正式获得准入资格，采购部门将其纳入合格供应商名录，并在供应商信息库中进行标注。

四、采购需求与订单管理

（一）采购需求提报

1.使用部门职责：酒店各使用部门根据实际运营需求，定期（一般为每月）提报物资采购需求计划。采购需求计划应详细列出所需物资的名称、规格型号、数量、质量标准、预计使用时间等信息。对于紧急采购需求，使用部门应及时填写《紧急采购申请表》，说明紧急原因，并提交至采购部门。

2.需求审核：采购部门收到使用部门提报的采购需求计划或紧急采购申请表后，首先对需求的合理性进行审核，如是否存在超量采购、规格要求是否过高或过低等情况。审核通过后，将采购需求计划或紧急采购申请表流转至相关部门（如财务部门审核预算、质量管理部门审核质量标准等）进行会签审核。

（二）采购订单下达

1.订单编制：采购部门根据审核通过的采购需求计划或紧急采购申请表，结合合格供应商名录，选择合适的供应商进行采购订单的编制。采购订单应明确物资的名称、规格型号、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。

2.订单审核与确认：采购订单编制完成后，先由采购部门内部进行审核，确保订单内容准确无误。审核通过后，将采购订单提交至采购部门负责人审批。审批通过的采购订单发送至供应商进行确认，供应商应在规定时间（一般为2个工作日）内回复确认订单内容。如供应商对订单内容有异议，采购部门应及时与供应商沟通协商，达成一致后重新修改订单并再次发送确认。

五、供应商供货过程管理

（一）交货期跟踪

1.定期沟通：采购部门在采购订单下达后，应与供应商保持定期沟通（一般每周至少沟通一次），了解物资的生产进度和发货安排，确保供应商按照订单约定的交货时间准备货物。

2.预警机制：如果供应商反馈可能无法按时交货，采购部门应立即启动预警机制。根据延迟交货的时间和对酒店运营的影响程度，采取相应措施，如要求供应商加快生产进度、调整交货计划、寻找替代供应商等，并及时将情况反馈给使用部门和相关领导。

（二）货物运输管理

1.运输方式约定：采购订单中应明确货物的运输方式（如公路运输、铁路运输、航空运输等）和运输费用的承担方。对于易损、易变质的物资，应特别注明运输过程中的防护要求和温度、湿度等环境条件。

2.运输跟踪：采购部门应要求供应商提供货物的运输单号或物流信息，以便实时跟踪货物的运输状态。如在运输过程中发生货物损坏、丢失等情况，采购部门应及时与供应商和物流公司沟通协调，明确责任归属，并根据实际情况要求供应商补货、换货或采取其