酒店公共活动管理规定.doc

酒店公共活动管理规定

酒店公共活动管理规定

一、总则

1.目的

为规范酒店公共活动的组织、开展与管理，确保活动的顺利进行，提升酒店的服务质量与形象，保障宾客及员工的安全与权益，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于在酒店公共区域内举办的各类活动，包括但不限于婚宴、商务会议、展览展示、社交聚会等，涉及酒店各部门及所有参与活动的人员，包括宾客、合作方、供应商等。

3.管理原则

-安全第一原则：确保活动场地、设施设备以及人员的安全，预防各类安全事故的发生。

-服务至上原则：以宾客需求为导向，提供优质、高效、个性化的服务，满足活动主办方及参与者的期望。

-规范有序原则：活动的策划、筹备、执行和收尾等环节均应遵循明确的流程和标准，确保活动组织有条不紊。

-协调合作原则：各部门之间应密切配合、协同工作，形成合力，共同保障活动的成功举办。

二、活动申请与审批

1.活动申请流程

-意向沟通：活动主办方或相关合作方应提前与酒店销售部门取得联系，初步沟通活动的基本信息，包括活动主题、时间、规模、形式、特殊需求等。

-提交申请：销售部门在与活动主办方达成初步意向后，协助其填写《酒店公共活动申请表》，详细说明活动的各项信息，如活动名称、举办时间（具体起止日期和时段）、举办地点（酒店具体公共区域）、参与人数、活动内容、餐饮及其他服务需求等，并附上活动策划方案（如有）。

-部门审核：申请表提交后，由销售部门牵头，依次流转至相关部门进行审核。相关部门包括但不限于餐饮部、客房部、工程部、安保部、财务部等。各部门应在收到申请表后的[X]个工作日内完成审核，并提出意见和建议。

-餐饮部审核餐饮服务需求的可行性，包括菜单设计、食材供应、服务人员安排等方面。

-客房部评估活动期间对客房预订和入住的影响，以及是否能够满足活动主办方可能提出的客房相关需求。

-工程部检查活动场地的设施设备能否满足活动要求，是否需要进行特殊的设备安装或调试，如电力供应、音响灯光等。

-安保部对活动的安全风险进行评估，包括人员疏散、消防安全、治安管理等方面，并提出相应的安全保障措施建议。

-财务部审核活动的预算和收费标准，确保活动的经济效益和财务合规性。

-综合审批：在各部门审核完成后，由酒店总经理或其授权的管理人员进行综合审批。综合审批应考虑活动的整体可行性、对酒店运营的影响、经济效益、安全风险等多方面因素。审批通过后，酒店与活动主办方签订正式的活动合同，明确双方的权利和义务。

2.审批时间限制

对于常规活动，酒店应在收到完整的活动申请后的[X]个工作日内完成审批流程；对于大型或特殊活动，审批时间可适当延长，但最长不超过[X]个工作日。酒店应及时向活动主办方反馈审批结果，如申请未获通过，应说明原因。

3.特殊情况处理

如活动申请涉及特殊要求或紧急情况，酒店应启动特殊处理机制。销售部门应及时组织相关部门进行紧急商讨，尽可能缩短审批时间，以满足活动主办方的需求。同时，对于特殊要求，各部门应根据实际情况进行评估，在确保不影响酒店正常运营和安全的前提下，积极寻求解决方案。

三、活动筹备

1.活动筹备小组组建

活动审批通过后，酒店成立专门的活动筹备小组，由销售部门负责人担任组长，成员包括涉及活动服务的各部门负责人。筹备小组负责统筹活动的各项筹备工作，定期召开筹备会议，协调解决筹备过程中出现的问题。

2.筹备计划制定

筹备小组应根据活动合同和各部门的审核意见，制定详细的活动筹备计划，明确各阶段的工作任务、责任部门、责任人以及时间节点。筹备计划应涵盖场地布置、餐饮准备、客房安排、人员培训、设备调试、物资采购等各个方面。

3.场地布置与设施设备准备

-场地布置：根据活动的主题和要求，由酒店美工团队或活动主办方指定的专业布置公司进行场地布置。场地布置应符合酒店的装修风格和安全规范，不得对酒店的设施设备造成损坏。在布置过程中，酒店工程部应提供必要的技术支持和监督。

-设施设备准备：工程部负责对活动场地所需的设施设备进行全面检查、调试和维护，确保其正常运行。对于特殊设备的租赁和安装，应提前与供应商沟通协调，确保设备按时到位并安装调试完毕。同时，应制定设施设备应急预案，以应对可能出现的突发故障。

4.餐饮与客房服务准备

-餐饮服务：餐饮部根据活动合同确定的菜单和服务标准，进行食材采购、菜品制作和服务人员培训等工作。在活动前，应组织试菜，确保菜品的质量和口味符合要求。同时，要合理安排餐饮服务流程，确保活动期间的餐饮供应及时、有序。

-客房服务：客房部根据活动主办方的需求，预