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酒店财务档案管理规定

酒店财务档案管理规定

一、总则

1.目的：为加强酒店财务档案管理，确保财务档案的安全、完整，充分发挥财务档案在酒店经营管理中的作用，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本酒店实际情况，特制定本规定。

2.适用范围：本规定适用于酒店财务部及涉及财务档案管理的相关部门和人员。

3.管理原则：财务档案管理应遵循真实性、完整性、保密性、安全性原则，做到分类科学、存放有序、查阅方便，防止财务档案的毁损、散失和泄密。

二、财务档案的范围

1.会计凭证类

-原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单、出入库单等，是记录经济业务发生和完成情况的书面证明。

-记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制，是登记账簿的直接依据，包括收款凭证、付款凭证和转账凭证等。

-汇总凭证：对一定时期内反映相同经济业务的多张原始凭证进行汇总编制的凭证，如工资汇总表等。

2.会计账簿类

-总账：按照总分类账户分类登记全部经济业务的账簿，用以提供总括核算资料。

-明细账：按照明细分类账户进行分类登记的账簿，详细记录某一类经济业务的发生情况。

-日记账：包括现金日记账和银行存款日记账，由出纳人员根据审核无误的收、付款凭证，按照业务发生的先后顺序逐日逐笔登记。

-固定资产卡片：记录固定资产详细信息的卡片，包括固定资产的名称、型号、购置日期、原值、折旧等内容。

-辅助账簿：对某些在序时账簿和分类账簿中未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。

3.财务报告类

-月度、季度、年度财务报表：包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表等，是反映酒店一定时期财务状况和经营成果的书面报告。

-财务情况说明书：对酒店一定时期内财务、成本等情况进行分析总结的书面文字报告，主要说明酒店的生产经营状况、利润实现和分配情况、资金增减和周转情况、税金缴纳情况等。

-审计报告：由注册会计师对酒店年度财务报表进行审计后出具的报告，对财务报表的合法性、公允性发表审计意见。

4.其他类

-银行存款余额调节表：用于核对酒店银行存款日记账与银行对账单之间差异的表格。

-银行对账单：银行定期向酒店提供的记录其银行账户收支情况的对账单。

-会计档案移交清册：在会计人员调动工作或离职时，办理会计档案交接手续所编制的清册。

-会计档案保管清册：详细记录会计档案的名称、数量、保管期限等信息的清册。

-会计档案销毁清册：在会计档案达到保管期限需要销毁时，编制的记录拟销毁会计档案相关信息的清册。

-经济合同：包括采购合同、租赁合同、销售合同等与酒店经济业务相关的合同协议。

-财务预算、计划、分析等资料：酒店制定的年度财务预算、资金计划以及财务分析报告等资料。

三、财务档案的整理与装订

1.会计凭证的整理与装订

-每月结账后，会计人员应及时将当月的原始凭证、记账凭证进行整理。首先，检查原始凭证的真实性、合法性、完整性，对不符合要求的原始凭证进行补充或更正。

-将记账凭证按编号顺序排列，附上所对应的原始凭证，对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。对于纸张面积过小的原始凭证，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时以胶水为宜。小票应分张排列，同类同金额的单据尽量粘在一起，并在一旁注明张数和合计金额。

-凭证装订应使用专用的装订机，将整理好的会计凭证加上封面、封底，在左上角打孔，用线绳装订牢固。装订厚度一般以1.5厘米为宜，以保证装订牢固，美观大方。

-装订完成后，在凭证封面上填写凭证所属年度、月份、起止日期、凭证种类、起止号码等信息，并加盖装订人员印章。

2.会计账簿的整理与装订

-年度终了，会计人员应将各种会计账簿打印输出，并进行整理。首先，检查账簿的完整性，确保所有账页都已打印齐全。

-对于活页账簿，应将账页取出，去除空白页，按照账户顺序排列整齐，编定页码，并加装封面、封底，用线绳或其他装订方式装订成册。

-在账簿封面上注明账簿名称、所属年度、酒店名称等信息，并加盖单位公章和会计主管人员印章。

3.财务报告的整理与装订

-月度、季度、年度财务报告编制完成后，应将各项报表按顺序排列，加上封面、封底，装订成册。封面应注明酒店名称、报告所属期间、报告类型等信息。

-对于审计报告等相关文件，应与财务报告一同整理归档，确保资