行政档案整理分类管理制度​.doc

行政档案整理分类管理制度?

行政档案整理分类管理制度

一、总则

（一）目的

为加强本高端宾馆行政档案管理，实现行政档案整理分类工作的规范化、标准化和科学化，有效保护和利用行政档案信息资源，更好地为宾馆的运营、决策及发展提供支持和服务，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于宾馆内所有涉及行政档案整理分类工作的部门及人员。行政档案涵盖宾馆行政事务中形成的各类文件、资料、记录等，包括但不限于公文、会议纪要、报告、合同、证照等。

（三）管理原则

1.真实性原则：确保档案内容真实可靠，反映行政事务的实际情况。

2.完整性原则：保证档案资料齐全完整，不遗漏重要信息。

3.系统性原则：按照一定的分类标准和方法，对档案进行系统整理，便于管理和利用。

4.保密性原则：严格遵守保密法规和宾馆保密制度，对涉及机密的档案进行妥善保管和处理。

5.便利性原则：档案整理分类应便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。

二、管理职责

（一）行政主管部门职责

1.负责制定和完善行政档案整理分类管理制度，并监督制度的执行情况。

2.组织开展行政档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案管理工作的规范有序。

3.对各部门行政档案整理分类工作进行指导、检查和考核，定期组织培训，提高档案管理人员的业务水平。

4.负责行政档案的保管和安全防护工作，配备必要的档案保管设备和设施，确保档案的安全存放。

5.负责行政档案的数字化建设，推动档案信息资源的共享和利用。

6.按照规定的程序和要求，负责行政档案的鉴定、销毁和移交工作。

（二）各部门职责

1.确定本部门的档案兼职管理人员，负责本部门行政档案的收集、整理和初步分类工作，并及时移交至行政主管部门。

2.按照行政主管部门的要求，对本部门形成的行政文件、资料进行及时整理，确保档案的完整性和准确性。

3.协助行政主管部门开展档案整理分类工作，提供必要的信息和支持。

4.严格遵守档案管理制度，按照规定的程序和要求查阅、借阅本部门的行政档案。

（三）档案管理人员职责

1.熟悉档案管理业务，严格按照档案整理分类管理制度开展工作。

2.负责对接收的行政档案进行核对、整理、分类、编目等具体操作，确保档案整理质量。

3.做好档案的保管、借阅登记工作，及时更新档案管理台账，保证档案信息的准确性和及时性。

4.负责档案库房的日常管理工作，包括温湿度记录、安全检查等，发现问题及时报告并采取措施。

5.积极参与档案数字化工作，准确录入档案信息，提高档案管理效率。

三、档案收集

（一）收集范围

1.上级文件：上级主管部门、政府相关部门下发的各类公文、政策法规文件、通知、通报等。

2.本馆文件：宾馆在行政管理活动中形成的各类文件，如请示、报告、批复、函、会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度等。

3.合同协议：宾馆签订的各类合同、协议，包括但不限于租赁合同、采购合同、服务合同、合作协议等。

4.证照资质：宾馆及员工的各类证照、资质证书，如营业执照、卫生许可证、特种行业许可证、员工的专业资格证书等。

5.会议资料：宾馆组织召开的各类会议形成的会议议程、会议材料、会议记录、发言稿等。

6.人事档案：员工的招聘资料、入职登记表、劳动合同、考核评价材料、薪资福利记录、培训记录、奖惩记录等。

7.财务档案：财务报表、财务审计报告、税务申报资料、发票、收据等与财务管理相关的文件资料。

8.其他资料：与宾馆行政管理活动相关的其他资料，如荣誉证书、宣传资料、宾客投诉处理记录等。

（二）收集要求

1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。

2.收集的档案应确保真实、准确，字迹清晰，签字盖章等手续完备。

3.对于电子文件，应确保其格式规范、存储安全，并注明文件的形成时间、来源等关键信息。

4.各部门应定期将收集整理好的档案移交至行政主管部门，一般每月或每季度进行一次集中移交，特殊情况及时移交。

（三）收集流程

1.部门收集：各部门档案兼职管理人员按照收集范围和要求，对本部门的行政文件、资料进行收集和初步整理，填写《档案收集清单》，详细记录档案的名称、数量、形成时间、来源等信息。

2.部门审核：部门负责人对本部门收集的档案进行审核，确保档案的完整性和准确性，审核通过后在《档案收集清单》上签字确认。

3.移交行政主管部门：部门档案兼职管理人员将审核后的档案及《档案收集清单》一并移交至行政主管部门。行政主管部门档案管理人员对移交的档案进行核对，确认无误后在《档案收集清单》上签字接收，完成档案收集工作。

四、档案整理分类

（一）整理原则

1.遵循文件形成规律：根据文件的形成时间、来源、内容等因素，保持文件之间的有机联系，进行系统