行政档案数字化管理工作制度​.doc

行政档案数字化管理工作制度?

行政档案数字化管理工作制度

一、总则

1.目的

为适应宾馆信息化发展需求，提高行政档案管理效率和利用价值，确保行政档案数字化工作的规范化、标准化和科学化，特制定本制度。本制度旨在通过有效的数字化管理手段，保护行政档案的真实性、完整性和安全性，为宾馆的运营、决策和发展提供有力的档案信息支持。

2.适用范围

本制度适用于宾馆行政部门所产生和管理的各类档案的数字化处理、存储、利用等相关工作。涵盖从档案的形成、收集、整理到数字化转换、存储保管以及最终销毁等全生命周期的数字化管理过程。

3.基本原则

-真实性原则：确保数字化档案内容与原始档案一致，如实反映宾馆行政工作的实际情况。

-完整性原则：保证档案数字化过程中不遗漏重要信息，全面涵盖各类行政档案资料。

-安全性原则：采取严格的技术和管理措施，保障数字化档案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。

-规范性原则：遵循国家相关法律法规以及档案管理行业标准，规范数字化管理流程和操作方法。

-便利性原则：在保证档案安全的前提下，优化数字化档案的利用方式，提高档案查询、调阅的便捷性，满足宾馆各部门的工作需求。

二、管理职责

1.行政部门职责

-负责制定行政档案数字化管理的工作计划和方案，并组织实施。

-对行政档案进行收集、整理、分类和初步鉴定，确定需要数字化处理的档案范围和优先级。

-协调与其他部门之间的档案交接工作，确保档案来源的准确性和完整性。

-监督档案数字化加工过程，对数字化成果进行质量检查和验收。

-负责数字化档案的日常管理，包括存储设备的维护、数据备份等工作。

-根据宾馆的业务需求，为其他部门提供数字化档案的查询、借阅等服务。

2.信息技术部门职责

-提供档案数字化所需的技术支持和设备保障，包括计算机、扫描仪、存储服务器等硬件设备以及相关软件系统。

-负责建立和维护档案数字化管理系统，确保系统的稳定性、安全性和兼容性。

-对档案数字化过程中的技术问题进行解决和指导，制定数字化处理的技术标准和操作规范。

-协助行政部门进行数字化档案的数据备份、恢复以及数据安全防护工作，定期进行系统安全检查和维护。

-对行政部门工作人员进行数字化管理系统的操作培训，提高其信息化应用水平。

3.其他部门职责

-按照规定的时间和要求，向行政部门移交本部门产生的应归档行政档案资料，确保档案内容的完整、准确。

-在使用数字化档案过程中，遵守相关的管理制度和操作规范，不得擅自更改、删除档案信息。

-对档案数字化管理工作提出意见和建议，协助行政部门不断完善数字化管理工作。

三、档案数字化流程

1.档案收集与整理

-各部门在工作过程中形成的行政档案资料，应按照档案分类标准进行初步整理，确保文件的齐全、完整，并填写档案移交清单。

-行政部门接收各部门移交的档案后，对档案进行进一步的审核和整理，检查档案的完整性、准确性和规范性。对不符合要求的档案，及时返回相关部门进行补充或修正。

-根据档案的形成时间、来源、内容等因素，对档案进行科学分类编号，编制档案目录，建立纸质档案台账，为后续的数字化处理做好准备。

2.数字化加工准备

-信息技术部门根据档案数字化的任务量和工作要求，配备相应的数字化加工设备和软件系统，并确保设备和系统的正常运行。

-行政部门与数字化加工服务机构（如外包公司）签订服务合同，明确双方的权利和义务，包括加工内容、质量标准、保密要求、交付时间等条款。

-对参与档案数字化加工的人员进行培训，使其熟悉档案管理的基本知识、数字化加工流程和操作规范，掌握相关设备和软件的使用方法。

-在数字化加工前，对纸质档案进行清查核对，确保档案数量准确无误，并对档案的破损、褪色等情况进行记录，以便在加工过程中采取相应的修复措施。

3.数字化转换

-扫描：根据档案的纸张大小、清晰度等因素，选择合适的扫描设备和分辨率进行扫描。扫描过程中要确保图像的完整、清晰，避免出现歪斜、模糊、黑边等问题。对于重要或易损档案，可采用专业的古籍扫描仪或平板扫描仪进行特殊处理。

-图像处理：对扫描后的图像进行去噪、纠偏、裁剪、亮度调整等处理，提高图像质量。采用OCR（光学字符识别）技术对图像中的文字进行识别，将图像转换为可编辑的文本格式，并进行校对和修正，确保文字识别的准确性。

-数据挂接：将数字化后的图像和文本数据按照档案目录信息进行关联挂接，建立档案数据库，实现档案信息的快速检索和查询。在数据挂接过程中