行政文件收发归档制度.doc

行政文件收发归档制度

行政文件收发归档制度

一、总则

1.目的

为加强本高端宾馆行政文件管理，确保文件收发的及时、准确、安全，以及归档的规范、完整，提高行政工作效率和管理水平，更好地为宾馆运营服务，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于宾馆内所有部门涉及行政文件的收发、传递、保管及归档等相关活动。

3.职责分工

-行政办公室：作为行政文件管理的核心部门，负责统一接收、登记、分发、传递、催办、归档和保管行政文件；对各部门文件管理工作进行指导、监督和检查。

-各部门：指定专人负责本部门行政文件的接收、登记、呈送、传递、保管和归档工作，并确保及时、准确地完成与行政办公室之间的文件交接。

二、文件的接收

1.外部文件接收

-渠道分类：行政办公室通过多种渠道接收外部行政文件，包括但不限于邮政快递、传真、电子邮件、专人送达等。对于通过邮政快递送达的文件，收发人员应在收到邮件后，仔细检查邮件的外包装是否完好，如有破损应及时记录并与快递方沟通确认。传真文件接收后，要立即核对传真内容的完整性，确保字迹清晰可辨。电子邮件接收时，需注意查看邮件的主题、发件人信息以及附件内容，防止遗漏重要信息。

-初步筛选：收发人员收到外部文件后，应进行初步筛选。对于明显不属于本宾馆业务范围或无明确收件人的文件，应及时与发件人取得联系，说明情况并妥善处理。对于涉及重要紧急事项的文件，应立即标注并优先处理。

-详细登记：经过筛选的文件，要在《行政文件接收登记表》上进行详细登记。登记内容包括文件的编号、来文单位、文号、标题、日期、密级、份数、接收日期等信息。登记时要确保信息准确无误，对于重要文件或有疑问的信息，要进行仔细核对。

2.内部文件接收

-部门报送：各部门形成的需报送行政办公室存档或流转的行政文件，应按照规定格式和要求进行整理，并填写《内部文件报送清单》，注明文件的标题、文号、日期、份数等信息，由部门负责人签字确认后，定期报送至行政办公室。

-会议文件：对于宾馆内部召开的各类会议产生的文件，如会议通知、议程、报告、决议等，会议组织部门应在会议结束后及时整理，并将相关文件一并报送行政办公室。行政办公室对内部文件同样要进行严格的登记，登记方式与外部文件接收登记一致，确保文件来源清晰、信息完整。

三、文件的分发与传递

1.分发原则

-准确及时：根据文件的内容、性质和要求，准确判断文件的主送部门和抄送部门，确保文件在第一时间传递到相关部门和人员手中。对于紧急文件，要优先处理，采取最快的传递方式，保证文件的时效性。

-保密安全：严格遵守保密制度，对于涉及国家机密、宾馆商业秘密等具有保密要求的文件，要按照保密规定进行传递和处理，确保文件信息不泄露。

-分层分级：根据文件的重要程度和涉及范围，对文件进行分层分级处理。重要文件要及时呈送宾馆高层领导审阅；一般性文件按照既定流程分发至相关部门办理。

2.分发流程

-拟办意见：行政办公室收发人员在收到文件并完成登记后，根据文件内容和性质，填写《文件拟办单》，提出初步的拟办意见，包括建议呈送的领导、主办部门、协办部门等。拟办意见应准确合理，符合宾馆的工作流程和实际情况。

-领导审批：将填写好拟办意见的文件连同《文件拟办单》一并呈送行政办公室负责人审核。行政办公室负责人根据文件重要程度和实际情况，进行进一步审批，明确文件的承办部门和办理要求。对于重大事项的文件，需呈送宾馆主要领导审批。

-分发传递：经领导审批后的文件，按照审批意见进行分发传递。对于需多个部门协同办理的文件，要明确主办部门和协办部门，并分别送达。文件传递可采用当面交接、内部文件流转单、电子邮件等方式进行，确保文件传递有记录可查。当面交接时，接收人要在《文件分发登记表》上签字确认；通过内部文件流转单传递的，要注明流转时间和接收人；电子邮件传递时，要保留邮件发送记录。

3.传递要求

-跟踪催办：行政办公室负责对文件的传递和办理情况进行跟踪催办。对于超过规定办理期限仍未反馈办理结果的文件，要及时向承办部门发出催办通知，确保文件得到及时处理。催办方式可采用电话催办、书面催办等方式，记录催办情况。

-反馈沟通：承办部门在收到文件后，如对文件内容、办理要求等有疑问，应及时与行政办公室沟通反馈。行政办公室要及时协调解决问题，确保文件办理工作顺利进行。同时，承办部门在文件办理完毕后，要将办理结果及时反馈给行政办公室，由行政办公室进行统一整理和汇报。

四、文件的办理

1.承办部门职责

-及时处理：承办部门收到行政办公室分发的文件后，应立即安排专人负责办理。对于紧急文件，要优先处理，确保在规定时间内