行政办公设备采购招标流程​.doc

行政办公设备采购招标流程?

行政办公设备采购招标流程制度

一、总则

1.目的：为规范本高端宾馆行政办公设备采购招标活动，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购资金的使用效益，保证所采购办公设备的质量和性能满足宾馆运营需求，特制定本流程制度。

2.适用范围：本制度适用于宾馆行政部门所需办公设备的采购招标活动，包括但不限于电脑、打印机、复印机、办公桌椅、文件柜等设备的采购。

3.原则：采购招标活动应遵循公平竞争、公正合理、诚实守信的原则，严格按照法律法规和本制度规定的程序进行。

二、采购需求确认

1.需求提出

-宾馆各部门根据工作需要，填写《行政办公设备采购需求申请表》，详细说明所需办公设备的名称、规格型号、数量、用途、技术参数要求等信息。申请表需由部门负责人签字确认。

-对于大型或关键办公设备的采购需求，需求部门应组织内部讨论，确保需求的合理性和必要性，并提供相应的论证报告。

2.需求审核

-申请表提交至行政部门后，行政部门负责人组织相关人员对需求进行初步审核，检查申请表填写是否完整、准确，需求是否符合宾馆整体规划和预算安排。

-对于专业性较强的办公设备需求，行政部门可邀请技术专家或相关专业人员进行技术审核，评估需求的可行性和技术合理性。审核意见应记录在案，并反馈给需求部门。

-审核通过的需求申请表提交至财务部门，财务部门根据宾馆预算情况进行资金审核，确定采购资金的来源和可行性。审核通过后，申请表返回行政部门。

三、招标准备

1.成立招标小组

-行政部门负责组建招标小组，成员包括行政部门负责人、财务人员、技术专家、使用部门代表等。招标小组负责整个招标活动的组织、协调和评审工作。

-招标小组应明确各成员的职责分工，确保招标工作的顺利进行。成员应具备相应的专业知识和经验，熟悉办公设备市场情况和招标流程。

2.制定招标文件

-招标小组根据审核通过的采购需求，编制招标文件。招标文件应包括以下内容：

-招标公告：明确招标项目名称、采购内容、招标范围、投标人资格要求、招标时间、地点等基本信息。

-投标须知：详细说明投标文件的编制要求、格式、密封包装、递交截止时间、开标时间和地点等事项。

-采购需求：具体描述所需办公设备的技术规格、性能参数、质量标准、售后服务要求等内容。

-评标标准：制定科学合理的评标标准，明确评审因素和权重，如价格、技术方案、售后服务、业绩信誉等。评标标准应客观、公正，避免模糊不清或带有倾向性的条款。

-合同条款：包括采购合同的基本条款，如设备交付时间、地点、验收标准、付款方式、质量保证期、违约责任等内容。

-招标文件编制完成后，招标小组应组织内部审核，确保文件内容准确、完整、清晰，无歧义。审核通过后，招标文件报宾馆管理层审批。

3.发布招标公告

-经审批后的招标文件，通过多种渠道发布招标公告，如宾馆官网、行业网站、社交媒体平台、报纸等。招标公告应在投标截止日期前至少[X]个工作日发布，确保潜在投标人有足够的时间获取信息并准备投标文件。

-招标公告应明确招标人的名称、地址、联系方式，招标项目的详细信息，以及获取招标文件的方式和时间等内容。同时，应告知潜在投标人如有疑问可按公告中提供的联系方式进行咨询。

四、投标报名与资格审查

1.投标报名

-潜在投标人在招标公告规定的时间内，按照公告要求的方式进行投标报名。报名时需提交以下资料：

-投标报名登记表，填写投标人名称、地址、联系方式、联系人等基本信息。

-营业执照副本复印件（加盖公章），证明投标人具有合法经营资格。

-法定代表人授权书（原件），若投标人代表不是法定代表人，需提供法定代表人授权其参加投标活动的授权书。

-行政部门负责接收投标报名资料，并进行初步登记。对报名资料不齐全或不符合要求的，应及时通知投标人在规定时间内补充或更正。

2.资格审查

-招标小组对报名投标人的资格进行审查，依据招标文件中规定的投标人资格要求，对投标人提交的资料进行审核。资格审查内容包括：

-投标人的营业执照经营范围是否涵盖本次招标的办公设备采购项目。

-投标人是否具有良好的商业信誉和财务状况，可通过查询信用记录、要求投标人提供财务报表等方式进行评估。

-投标人是否具备履行合同所需的设备和专业技术能力，例如相关的生产设备、技术人员资质证书等。

-投标人是否有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，可要求投标人提供纳税