会议室设备使用管理规定.doc

会议室设备使用管理规定

会议室设备使用管理规定

一、总则

1.目的：为了加强本高端宾馆会议室设备的有效管理，确保设备正常运行，提高设备的使用效率，保障各类会议的顺利进行，特制定本规定。

2.适用范围：本规定适用于宾馆内所有会议室设备的使用、管理与维护。涉及的设备包括但不限于投影仪、音响系统、麦克风、电子白板、会议桌椅、灯光设备、空调设备以及其他相关辅助设备。

3.管理原则：会议室设备管理遵循“统一管理、责任到人、安全使用、定期维护”的原则。确保设备资源合理分配与利用，避免浪费和损坏。

二、管理职责

（一）行政部门

1.负责制定和完善会议室设备使用管理制度，并监督制度的执行情况。

2.统筹安排会议室设备的采购、更新和报废等工作，根据宾馆业务需求和设备使用状况，合理规划设备资源。

3.协调各部门之间关于会议室设备使用的矛盾和问题，确保设备使用的公平性和高效性。

4.定期组织对会议室设备进行清查盘点，核实设备数量、状态等信息，保证设备账物相符。

（二）设备管理部门

1.负责会议室设备的日常维护和保养工作，制定详细的维护计划，并按照计划进行设备的清洁、检查、调试等工作，确保设备处于良好的运行状态。

2.对设备的故障进行及时维修，对于无法自行维修的设备，负责联系专业维修人员或厂家售后服务，跟进维修进度并确保维修质量。

3.建立设备档案，记录设备的采购信息、安装调试情况、维修保养记录、使用状况等详细资料，为设备的管理和决策提供依据。

4.对新采购的设备进行验收，确保设备的型号、规格、数量等与采购合同一致，并对设备进行安装调试，使其能够正常投入使用。

（三）使用部门

1.负责提前按照规定程序预订会议室及所需设备，明确使用时间、使用需求等信息，确保会议顺利进行。

2.在使用设备前，必须熟悉设备的使用方法和注意事项，严格按照操作规程使用设备，不得擅自更改设备设置或进行违规操作。

3.使用过程中，如发现设备故障或异常情况，应及时通知设备管理部门进行处理，不得自行拆卸或维修设备。

4.使用完毕后，负责对设备进行清理和整理，将设备归位，并确保设备处于关闭、断电状态，保持会议室的整洁和设备的完好。

三、设备预订

1.预订方式

-使用部门应通过宾馆内部的预订系统或填写《会议室设备使用预订申请表》的方式进行预订。申请表应包含使用部门、联系人、联系电话、会议时间、会议时长、所需设备清单等详细信息。

-紧急会议或临时使用会议室设备的情况，使用部门可直接与行政部门或设备管理部门联系，说明情况并进行预订，但事后需及时补办相关手续。

2.预订时间限制

-常规会议预订应至少提前[X]个工作日进行，以便行政部门和设备管理部门做好设备准备和协调工作。

-对于大型重要会议或涉及较多特殊设备需求的会议，预订时间应至少提前[X]个工作日，确保有足够的时间进行设备调试和准备工作。

3.预订审批

-预订申请提交后，行政部门将根据会议室和设备的使用情况进行审批。如申请时间与其他会议安排冲突，行政部门将与使用部门协商调整使用时间或提供其他解决方案。

-审批通过后，行政部门将以邮件、短信或内部系统通知等方式告知使用部门预订结果，并将相关信息传达给设备管理部门，以便做好设备准备工作。

四、设备使用

1.使用前准备

-使用部门在会议开始前[X]分钟到达会议室，与设备管理部门工作人员一同对所需设备进行检查和调试，确保设备正常运行。如发现问题，及时通知设备管理部门进行处理。

-设备管理部门工作人员应向使用部门人员详细介绍设备的使用方法、操作注意事项等内容，确保使用人员能够正确操作设备。

2.设备操作规范

-投影仪：开启投影仪前，确保投影仪与电脑或其他信号源正确连接。打开投影仪电源后，等待其完成自检和预热过程。使用完毕后，先关闭投影仪灯泡电源，等待风扇停止运转后再切断总电源，避免直接断电造成灯泡损坏。

-音响系统：调节音量时应缓慢操作，避免音量过大产生啸叫或损坏设备。连接外部音频设备时，注意接口类型和连接方式，确保音频信号传输正常。会议结束后，将音量调至最小后关闭音响设备电源。

-麦克风：使用无线麦克风时，提前检查电池电量是否充足，频道是否正确设置。手持麦克风时，应保持适当的距离和角度，避免出现杂音或失真。使用完毕后，及时关闭麦克风电源并将其归位。

-电子白板：使用电子白板前，确保其与电脑连接正常，并进行校准操作。在电子白板上书写或操作时，应使用专用的书写笔，避免使用尖锐物体划伤板面。使用结束后，关闭电子白板软件和电源。

-会议桌椅：使用过程中，不得随意拖动或损坏会议桌椅，保持桌椅的整齐摆放。如需调整桌椅位置，