××超市退货供应商办法.doc

退货供应商办法

一、总则

1.目的

本办法旨在规范本超市与供应商之间的退货流程，确保退货操作的高效、准确、公正，保障超市的运营效益，维护与供应商良好的合作关系，同时遵循超市“品质至上，服务大众”的企业文化，为消费者提供优质商品。

2.适用范围

本办法适用于本超市所有与供应商之间发生的退货业务，涉及超市全体采购人员、仓库管理人员、质量检验人员以及与之相关的供应商。

3.基本原则

-合法性原则：退货操作必须符合国家相关法律法规以及商业道德规范。

-准确性原则：退货信息的记录、传递和处理要准确无误，确保双方权益不受损害。

-及时性原则：对于符合退货条件的商品，应尽快启动退货流程，减少库存积压，提高运营效益。

-协商一致原则：在退货过程中，超市与供应商应保持良好沟通，就退货原因、数量、价格等问题协商一致。

二、组织架构与职责划分

1.采购部门

-负责与供应商进行退货事宜的沟通与协商：及时向供应商传达超市的退货需求，了解供应商的意见和反馈，争取达成双方都能接受的退货解决方案。

-审核退货申请：根据商品采购合同、销售情况以及超市的退货政策，对各部门提交的退货申请进行审核，判断是否符合退货条件。

-跟踪退货进度：确保退货商品按时、准确地返回供应商，协调解决退货过程中出现的各种问题。

2.仓库管理部门

-接收退货商品：负责对从销售区域或其他渠道退回的商品进行清点、验收，确保退货商品的数量、规格与退货申请一致。

-存储退货商品：将验收合格的退货商品妥善存储在专门的退货区域，做好标识和管理，防止与正常库存商品混淆。

-配合采购部门发货退货商品：按照采购部门的要求，准备好退货商品，办理发货手续，确保退货商品安全、及时地发回供应商。

3.质量检验部门

-对退货商品进行质量检验：对于因质量问题退回的商品，质量检验部门要进行详细的检验和鉴定，确定商品是否确实存在质量问题以及问题的严重程度。

-出具质量检验报告：为采购部门与供应商的协商提供依据，检验报告应包括商品的基本信息、质量问题描述、检验结论等内容。

4.财务部门

-处理退货相关的财务事宜：包括货款的扣除、退款的办理等，确保财务数据的准确记录和资金的合理流动。

-审核退货发票：对供应商提供的退货发票进行审核，确保发票信息与退货实际情况相符，符合财务核算和税务管理的要求。

三、管理流程

1.退货申请

-销售部门发起：当发现商品存在质量问题、滞销、临近保质期等情况需要退货时，销售部门员工应填写退货申请表，详细说明退货原因、商品名称、规格、数量、批次等信息。

-内部流转：退货申请表依次提交给销售部门负责人、仓库管理部门负责人和采购部门负责人进行审核。仓库管理部门负责人需确认库存情况，采购部门负责人则根据采购合同和供应商政策进行最终审核。

2.供应商沟通

-采购部门在审核通过后，立即与供应商取得联系：向供应商说明退货原因和退货商品的详细信息，询问供应商的意见和处理方案。

-协商达成一致：双方就退货数量、价格、退货时间、运输方式等具体事宜进行协商，形成书面的退货协议或记录。

3.退货商品验收

-仓库管理部门在收到退货申请审核通过的通知后，安排人员接收退货商品：对退货商品进行外观检查、数量清点和规格核对，确保与退货申请表一致。

-质量检验：对于因质量问题退货的商品，质量检验部门要按照相关标准进行检验。如检验合格，可继续进入退货流程；如检验不合格，需重新评估退货原因或与供应商进一步协商。

4.退货商品存储

-验收合格的退货商品：仓库管理部门将其存放在专门的退货区域，并做好标识和台账记录，便于查询和管理。

-定期盘点：仓库管理部门要定期对退货商品进行盘点，确保库存数量准确，及时发现和处理可能存在的问题。

5.退货发货

-采购部门根据与供应商协商确定的退货时间和运输方式：通知仓库管理部门安排发货。仓库管理部门按照要求准备好退货商品，办理发货手续，并提供发货凭证给采购部门。

-运输跟踪：采购部门负责跟踪退货商品的运输情况，确保商品按时、安全送达供应商。如在运输过程中出现问题，及时与物流公司和供应商沟通解决。

6.财务处理

-财务部门根据退货协议和发货凭证：进行相应的财务处理，如扣除供应商货款、办理退款手续等。同时，对退货相关的发票进行处理，确保财务数据的准确性和合规性。

四、权利与义务

1.超市的权利

-要求供应商提供合格商品的权利：超市有权要求供应商按照采购合同约定的质量标准、规格、数量等提供商品，对于不符合要求的商品，有权