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旅行社办公用品领用制度

一、总则

1.目的：为规范本旅行社办公用品的领用管理，合理控制办公用品的使用成本，确保办公用品能及时、有效地满足员工工作需求，特制定本制度。本制度充分体现本社“优质服务，高效运营，团结协作，创新发展”的企业文化与经营理念，在管理过程中秉持扁平化管理原则，减少不必要的层级审批，提高运营效益。

2.适用范围：本制度适用于旅行社全体员工。

3.定义：办公用品是指员工在日常办公过程中所需的各类文具、办公设备耗材、办公家具等物品。具体包括但不限于笔、纸、文件夹、打印机墨盒、硒鼓等。

二、组织架构与职责划分

1.行政部门

-负责办公用品的采购计划制定、供应商选择与管理、采购实施等工作。根据各部门的需求预测和库存情况，结合旅行社的运营效益目标，合理安排采购预算，选择优质且价格合理的供应商，确保办公用品的质量和供应稳定性。

-建立和维护办公用品库存管理系统，定期对库存进行盘点，确保库存数据的准确性。根据盘点结果，及时调整采购计划，避免库存积压或缺货现象的发生。

-负责办公用品的领用审批和发放工作，严格按照本制度的规定审核员工的领用申请，确保领用的合理性和合规性。同时，做好发放记录，以便进行统计和分析。

2.各部门

-负责定期向行政部门提交办公用品需求计划，需求计划应结合本部门的工作任务、人员数量等实际情况进行合理预测，确保需求的准确性和合理性。在提交需求计划时，应充分考虑运营效益，避免过度申领。

-部门负责人负责本部门员工办公用品领用申请的初步审核，确保领用申请符合本部门的工作需要和本制度的规定。同时，对本部门办公用品的使用情况进行监督和管理，倡导员工节约使用办公用品，提高办公用品的使用效率。

3.财务部门

-负责审核办公用品采购预算，并监督采购资金的使用情况。根据旅行社的财务状况和运营效益目标，对行政部门提交的采购预算进行严格审核，确保采购资金的合理使用。同时，定期对办公用品的采购和使用成本进行核算和分析，为成本控制提供数据支持。

-协助行政部门制定办公用品的绩效考核指标，并对办公用品的使用效益进行评估。通过建立科学合理的绩效考核体系，激励各部门和员工节约使用办公用品，提高运营效益。

三、管理流程

1.需求计划提交

-各部门应在每月末根据本部门下个月的工作任务和人员情况，填写《办公用品需求计划表》，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等信息，并提交给行政部门。需求计划应具有前瞻性和合理性，既要满足工作需要，又要避免浪费。

-行政部门对各部门提交的需求计划进行汇总和审核，结合库存情况，制定全社的办公用品采购计划。在制定采购计划时，应充分考虑供应商的交货期、价格等因素，确保采购计划的可行性和经济性。

2.采购实施

-行政部门根据审批通过的采购计划，选择合适的供应商进行采购。在选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等因素，通过招标、询价、比价等方式，选择最优供应商。

-行政部门与供应商签订采购合同，明确采购的办公用品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保双方的权益得到保障。采购合同应报财务部门备案，以便进行付款和监督。

3.入库管理

-办公用品到货后，行政部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和送货单，对办公用品的名称、规格、数量、质量等进行仔细核对，确保到货与采购合同一致。

-验收合格的办公用品应及时办理入库手续，录入库存管理系统。入库时，应填写《办公用品入库单》，详细记录办公用品的入库日期、名称、规格、数量、供应商等信息。同时，将办公用品按照类别、规格等进行分类存放，便于管理和查找。

4.领用申请与审批

-员工因工作需要领用办公用品时，应填写《办公用品领用申请表》，注明领用办公用品的名称、规格、数量、用途等信息，并提交给部门负责人进行初步审核。部门负责人应根据本部门的工作需要和办公用品库存情况，对领用申请进行审核，确保领用申请的合理性。

-部门负责人审核通过后，《办公用品领用申请表》提交给行政部门进行审批。行政部门根据库存情况和本制度的规定，对领用申请进行最终审批。对于超出规定领用标准或库存不足的领用申请，行政部门应与领用员工或其部门负责人进行沟通，协商解决方案。

5.发放与登记

-行政部门审批通过后，根据《办公用品领用申请表》进行办公用品的发放。发放时，应填写《办公用品发放登记表》，详细记录办公用品的发放日期、领用员工姓名、部门、办公用品名称、规格、数量等信息。同时，将领用的办公用品交付给领用员工，并要求领用员工签字确认。

-对于贵重或耐用的办公用品，如笔记本电脑、