电动车销售公司档案查阅管理办法​.doc

电动车销售公司档案查阅管理办法?

一、总则

1.目的

为规范电动车销售公司档案查阅行为，确保档案的安全、完整与有效利用，充分发挥档案在公司运营、决策、客户服务等方面的支持作用，结合公司实际情况，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于电动车销售公司全体员工以及因业务需要查阅档案的相关顾客。

3.遵循原则

-合法性原则：档案查阅活动必须严格遵守国家法律法规以及公司的各项规章制度。

-必要性原则：查阅档案应基于工作或业务的实际需要，避免不必要的查阅行为。

-保密性原则：对档案内容严格保密，防止档案信息的泄露、篡改或不当使用。

-规范性原则：查阅档案需按照既定的流程和规范进行操作，确保查阅过程的有序性和可追溯性。

4.企业文化与经营理念体现

本办法的制定与执行秉持公司“以客户为中心，以创新为驱动，追求卓越运营效益”的经营理念。鼓励员工在合法合规的前提下，充分利用档案资源提升工作效率和服务质量，为客户提供更优质、专业的服务，同时确保公司商业机密的安全，维护公司的利益和声誉。

二、组织架构与职责划分

1.档案管理部门

-设立档案管理中心：作为公司档案管理的核心部门，负责统筹、协调公司档案的收集、整理、存储、保管和查阅服务等工作。

-职责：制定和完善档案管理制度与流程；对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作；确保档案存储环境安全，定期进行档案的盘点和清查；受理档案查阅申请，审核查阅资格，监督查阅过程；对档案查阅情况进行记录和统计分析等。

2.各业务部门

-职责：负责本部门业务相关档案的收集、整理和初步审核，并及时移交至档案管理中心；协助档案管理中心开展档案管理工作，提供必要的支持和信息；根据工作需要，按照规定流程申请查阅档案。

3.管理层

-职责：对档案管理工作进行宏观指导和决策；审批涉及重要档案或特殊情况的查阅申请；监督档案管理制度的执行情况，确保档案管理工作符合公司整体战略和运营需求。

三、管理流程

1.查阅申请

-员工申请：员工因工作需要查阅档案时，需填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅目的、档案名称或类别、预计查阅时间等信息，并提交至本部门负责人审批。部门负责人应根据工作实际情况，审核申请的必要性和合理性。

-顾客申请：顾客因与公司业务相关的合理需求查阅档案，如购买电动车后的售后维修记录等，需向销售门店或相关客服部门提出申请。客服人员应协助顾客填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、相关业务单号等信息，并提交至档案管理中心审核。

2.申请审核

-初审：档案管理中心收到申请后，首先对申请表的填写完整性和规范性进行审核。对于员工申请，审核查阅需求是否与工作相关；对于顾客申请，核实业务的真实性和查阅需求的合理性。

-终审：初审通过的申请，根据档案的重要程度和敏感性，提交至相应的管理层进行终审。涉及公司核心机密、重大决策等重要档案的查阅申请，必须经过公司高层领导审批。

3.查阅安排

-审核通过后：档案管理中心根据申请情况，安排合适的查阅时间和地点，并通知查阅申请人。查阅地点一般为公司内部专门设立的档案查阅室，以确保档案的安全和查阅秩序。

-档案提供：档案管理人员按照申请内容，将相应的档案资料提供给查阅人，并在现场进行监督。查阅人不得擅自将档案带出查阅室，不得转借他人。

4.查阅过程管理

-查阅要求：查阅人应保持档案资料的整洁、完整，不得在档案上涂改、标记、折叠、撕毁等。如需摘录、复印档案内容，必须事先经过档案管理中心的批准，并按照规定的程序进行操作。

-监督职责：档案管理人员在查阅过程中应履行监督职责，确保查阅人遵守查阅规定。如发现查阅人有违规行为，应及时制止并记录相关情况，向档案管理中心负责人报告。

5.查阅归还

-查阅结束后：查阅人应及时将档案资料归还给档案管理人员。档案管理人员对归还的档案进行核对，确认档案数量、完整性无误后，在《档案查阅记录表》上记录归还时间等信息。

四、权利与义务

1.员工权利与义务

-权利：员工有权根据工作需要，按照规定流程申请查阅与工作相关的档案资料，以获取必要的信息支持，提升工作效率和质量。

-义务：严格遵守档案查阅制度，保护档案的安全和机密；不得利用档案谋取个人私利或泄露档案信息；在查阅过程中，如发现档案存在问题或疑问，应及时向档案管理中心反馈。

2.顾客权利与义务

-权利：顾客有权在合理范围内查阅与自身购买业务相关的档案资料，了解电动车的销售记录、维修保养情况等信息，保障自身的合法权益。

-义务：遵守公司档案查阅规定，不得干扰公司正常的档案管理工作；不得