贸易公司应收账款催收责任分工制度.doc

贸易公司应收账款催收责任分工制度

一、总则

1.目的

本制度旨在明确贸易公司各部门及员工在应收账款催收工作中的责任，规范催收流程，提高应收账款回收率，降低坏账风险，保障公司资金的正常流转，维护公司的运营效益。

2.适用范围

本制度适用于贸易公司全体员工。公司所有涉及应收账款催收的业务活动及相关人员均需遵守本制度。

3.指导原则

-以客户为中心：在催收过程中，既要确保款项回收，又要注重维护与客户的良好合作关系，体现公司“客户至上”的经营理念，为客户提供优质服务。

-协同合作：强调各部门之间的协同配合，打破部门壁垒，形成催收合力，基于公司扁平化管理模式，各部门直接沟通协作，提高工作效率。

-责任明确：明确各部门和岗位在应收账款催收中的具体职责，将责任落实到人，便于绩效考核和监督管理。

-风险防控：通过规范的催收流程和严格的责任划分，有效识别和控制应收账款风险，保障公司的资金安全。

二、组织架构与职责划分

1.销售部门

-职责：销售部门是应收账款催收的第一责任人。负责在销售合同签订前对客户进行信用评估，收集客户资料，初步判断客户信用状况。在销售过程中，明确收款条款并确保客户知晓。销售完成后，及时与客户沟通，跟进款项回收情况，定期向客户发送催款通知，维护与客户的良好关系，协助其他部门进行催收工作。

-人员分工：销售人员负责自己所负责客户的应收账款催收，销售经理负责监督和协调团队成员的催收工作，对重点客户和疑难账款进行直接催收。

2.财务部门

-职责：负责定期对应收账款进行账务处理和核对，准确记录账款的发生、回收和余额情况。向销售部门提供应收账款账龄分析报告和逾期账款清单，协助销售部门制定催收策略。负责与客户进行财务对账，核实款项金额和支付情况，对逾期未付账款及时预警。

-人员分工：会计负责账务处理和数据统计分析，财务经理负责审核相关报告，协调与其他部门的沟通，并对重大应收账款问题提出处理建议。

3.法务部门

-职责：为应收账款催收提供法律支持和咨询，审核相关合同条款的合法性和有效性，确保催收工作在法律框架内进行。对长期逾期且经多次催收无果的客户，制定法律诉讼方案，代表公司进行法律诉讼，维护公司合法权益。

-人员分工：法务专员负责日常法律事务咨询和合同审核，法务经理负责统筹法律诉讼工作，协调外部律师资源。

4.管理层

-职责：负责制定应收账款管理的总体目标和政策，对重大应收账款问题进行决策。协调各部门之间的工作，确保应收账款催收工作顺利进行。对各部门的催收工作进行监督和考核，根据实际情况调整催收策略和资源配置。

三、管理流程

1.信用评估与合同签订阶段

-销售部门：在与新客户建立业务关系前，销售人员应收集客户的基本信息、财务状况、信用记录等资料，填写《客户信用评估表》，提交给信用评估小组（由销售、财务、法务等部门人员组成）。信用评估小组根据评估标准对客户进行信用评估，确定客户的信用额度和信用期限，并形成评估报告。销售部门在签订销售合同时，应明确收款方式、收款期限、逾期违约责任等条款，并确保客户理解并同意这些条款。合同签订后，销售部门应将合同副本及时传递给财务部门和法务部门备案。

2.账款跟踪与日常催收阶段

-销售部门：销售人员在合同约定的收款期限前一周，应通过电话、邮件等方式提醒客户准备付款。对于已到期未付款的客户，销售人员应在逾期后的三个工作日内发出正式催款通知，明确告知客户逾期金额、逾期天数、应付款项及付款期限等信息。催款通知应采用书面形式，并留存相关记录。销售人员应每周将客户的付款情况和催收进展反馈给销售经理和财务部门。销售经理应定期对销售人员的催收工作进行检查和指导，对逾期时间较长或金额较大的客户，销售经理应亲自参与催收。

-财务部门：财务部门每月初向销售部门提供应收账款账龄分析报告，重点标注逾期账款情况。根据账龄分析结果，与销售部门共同制定针对性的催收计划。财务人员应定期与客户进行财务对账，确保双方账目一致，及时发现并解决账款差异问题。

3.逾期账款处理阶段

-销售部门与财务部门联合评估：对于逾期超过一个月的账款，销售部门和财务部门应组成联合评估小组，对客户的经营状况、财务状况进行深入调查，分析逾期原因，评估回收可能性。根据评估结果，制定个性化的催收方案，如协商还款计划、增加担保措施等。

-法务介入：对于逾期超过三个月且经多次催收仍无效果的客户，法务部门应介入。法务人员首先对相关合同和证据进行审查，确定是否具备法律诉讼条件。如决定采取法律诉讼措施，法务部门应制定详细的诉讼策略，准备诉讼材料，并代表公司提起诉讼。在诉讼过程中，法务部门应及时向