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贸易公司运输途中加油点选择备案制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范贸易公司运输途中加油点的选择与备案流程，确保运输车辆在加油过程中的安全性、经济性和高效性，同时保障公司运营效益，符合公司“高效务实、创新共赢”的企业文化和经营理念。通过合理选择加油点，减少运输成本，提高整体运营效率，实现公司扁平化管理模式下各环节的紧密协作。

2.适用范围

本制度适用于贸易公司所有涉及运输业务的员工以及与运输加油相关的操作流程。包括但不限于公司自有运输车辆司机、外包运输服务提供商的相关人员，同时也涵盖了公司负责运输调度与管理的各级人员。对于运输途中涉及加油点选择和备案的客户相关事宜，也参照本制度执行。

3.基本原则

-安全第一原则：加油点的选择必须确保运输车辆和人员的安全，符合国家安全生产相关法规和标准。优先选择具备完善安全设施和管理规范的加油站点。

-经济效益原则：在保障安全和油品质量的前提下，综合考虑加油点的油价、距离运输路线的远近以及加油效率等因素，选择能够降低运输成本、提高运营效益的加油点。

-合规合法原则：加油点的选择和备案工作必须遵守国家法律法规以及相关行业规定，确保所有操作流程合法合规。

-信息透明原则：在加油点选择和备案过程中，涉及的信息要保持透明，便于公司内部各层级人员了解和监督，体现扁平化管理的优势。

二、组织架构与职责划分

1.运输部门

-职责：负责运输任务的规划和执行，根据运输路线和车辆需求，初步筛选潜在的加油点。对加油点的地理位置、油价、服务质量等信息进行收集和整理，并向备案管理部门提交加油点选择的建议。同时，在运输过程中监督司机按照规定的加油点进行加油操作，确保运输任务的顺利完成。

-人员配置：运输调度员、车辆队长、司机等。运输调度员负责整体运输任务的安排和协调，车辆队长协助调度员管理司机队伍，司机负责具体的运输和加油操作。

2.备案管理部门

-职责：作为加油点选择备案工作的核心部门，负责对运输部门提交的加油点选择建议进行审核和备案。建立和维护加油点信息数据库，对已备案的加油点进行定期评估和更新。协调公司内部各部门之间关于加油点选择和备案的沟通与协作，确保工作流程的顺畅。

-人员配置：备案专员、部门主管。备案专员负责具体的审核和备案操作，部门主管负责整体工作的指导和监督。

3.财务部门

-职责：参与加油点选择过程中的成本分析和预算控制。对加油费用进行核算和审核，确保公司在加油环节的资金使用合理、合规。根据加油点的价格政策和公司运输成本预算，为加油点选择提供财务方面的建议。

-人员配置：成本会计、财务经理。成本会计负责具体的费用核算和分析，财务经理负责整体财务工作的把控和决策支持。

4.安全管理部门

-职责：对加油点的安全设施和管理情况进行评估和监督。制定加油点安全标准和规范，审核加油点是否符合安全生产要求。在加油点选择过程中，提供安全方面的专业意见，确保运输车辆在加油过程中的安全。

-人员配置：安全专员、安全主管。安全专员负责实地考察和安全评估工作，安全主管负责制定安全政策和指导安全管理工作。

三、管理流程

1.加油点初选

-运输调度员根据运输任务的路线规划，结合车辆的燃油消耗情况和行驶里程，初步确定可能的加油区域。

-司机在日常运输过程中，对途经的加油点进行实地观察和信息收集，包括加油点的位置、油价、优惠活动、服务质量、安全设施等情况，并及时反馈给运输调度员。

-运输调度员综合各方信息，筛选出若干个潜在的加油点，形成加油点初选名单，并提交给备案管理部门。

2.审核评估

-备案管理部门收到运输部门提交的初选名单后，组织财务部门、安全管理部门等相关人员对加油点进行审核评估。

-财务部门对加油点的油价、优惠政策进行分析，评估其对运输成本的影响，提供成本核算和预算分析报告。

-安全管理部门实地考察加油点的安全设施，如消防设备、防静电装置等是否符合要求，评估其安全管理水平，出具安全评估报告。

-备案管理部门综合各部门的意见，对初选的加油点进行全面评估，确定是否符合公司的要求和标准。

3.备案登记

-对于通过审核评估的加油点，备案管理部门将其纳入公司的加油点信息数据库进行备案登记。备案信息包括加油点的名称、地址、联系人、联系电话、油价、优惠政策、安全评估情况等详细信息。

-备案管理部门为每个备案的加油点分配唯一的备案编号，并制作备案证书或文件，发放给运输部门和相关人员，作为运输车辆在该加油点加油的依据。

4.定期评估与更新

-备案管理部门定期（每季度或半年）对已备案的加油点进行