万达公司会议管理制度.docxVIP

万达公司会议管理制度

一、会议管理制度概述

万达公司会议管理制度旨在规范公司内部会议的召开、组织、参与和记录，提高会议效率，确保会议目标的实现。本制度适用于公司内部所有会议，包括但不限于高层管理会议、部门会议、项目会议等。通过建立健全的会议管理制度，确保会议的有序进行，提高决策质量和执行效率。

二、会议分类及目的

会议分类：

1.高层管理会议：由公司高层领导主持，主要讨论公司战略、重大决策及重要事项。

2.部门会议：由部门负责人主持，旨在传达公司政策、协调部门内部工作及解决部门间问题。

3.项目会议：由项目负责人主持，针对项目进展、问题及解决方案进行讨论。

4.专题会议：针对特定主题或问题召开的会议，如市场分析会、风险评估会等。

会议目的：

1.明确目标：确保会议有明确的目标和议程，提高会议效率。

2.沟通协调：促进信息共享，加强部门间、团队间的沟通与协作。

3.决策制定：为公司的决策提供依据，确保决策的科学性和合理性。

4.问题解决：针对工作中遇到的问题，寻求解决方案，推动问题解决。

5.资源整合：优化资源配置，提高资源利用效率。

三、会议组织与安排

会议组织与安排包括以下步骤：

1.会议计划：根据公司业务需求和目标，制定会议计划，包括会议主题、议程、时间、地点和参会人员。

2.邀请通知：提前向参会人员发送会议邀请，明确会议时间、地点、议程和参会要求。

3.会议准备：确保会议场地、设备、资料等准备就绪，为会议的顺利进行提供保障。

4.会议记录：指定专人负责会议记录，确保会议内容详实、准确。

5.会议议程管理：会议开始前，主持人需明确会议议程，确保会议按照预定计划进行。

6.会议主持：主持人负责引导会议进程，确保会议讨论有序进行，并控制会议时间。

7.参会人员管理：确保参会人员按时到场，参与会议讨论，并对会议内容进行反馈。

8.会议纪要：会议结束后，主持人需汇总会议讨论结果，形成会议纪要。

9.会议纪要分发：将会议纪要发送给参会人员及相关人员，确保信息传达到位。

10.会议效果评估：定期对会议效果进行评估，总结经验，持续优化会议管理。

四、会议记录与纪要

会议记录与纪要的制定是会议管理的关键环节，具体要求如下：

1.记录内容：会议记录应包括会议时间、地点、主持人、参会人员名单、会议议程、讨论要点、决策结果等详细信息。

2.记录方式：会议记录可采用文字记录、录音或录像等方式，确保记录的完整性和准确性。

3.记录要求：

-记录应客观、真实，避免主观臆断。

-记录应清晰、条理分明，便于查阅。

-关键信息、决策内容应重点标注。

4.纪要编制：

-根据会议记录，编制会议纪要，纪要应简洁明了，突出重点。

-纪要应包括会议主题、参会人员、会议议程、讨论内容、决策结果、后续行动等。

-纪要需经会议主持人审核，确保内容准确无误。

5.纪要分发：

-会议纪要应及时分发至参会人员及相关人员，确保信息传递及时。

-分发方式可包括电子邮件、内部系统发布等。

6.纪要归档：

-会议纪要应按照时间顺序归档，便于日后查询和统计分析。

-归档的纪要应保持完整，不得随意涂改或删除。

7.纪要反馈：

-会议纪要分发后，应收集参会人员的反馈意见，对纪要内容进行补充或修正。

-对于纪要中提到的后续行动，相关部门应负责跟踪执行情况，并及时汇报。

五、会议纪律与参会要求

为确保会议的顺利进行和效率，以下会议纪律与参会要求需严格遵守：

1.预约与会：参会人员应提前预约参会，确保会议人数准确，避免无故缺席。

2.准时出席：会议开始前15分钟到达会场，准备好会议所需资料，保持会场安静。

3.着装得体：根据会议性质，穿着得体，展现公司形象。

4.专注参与：会议期间，手机静音或调至振动，避免打扰他人，集中精力参与讨论。

5.积极发言：鼓励参会人员积极表达观点，但需注意言辞礼貌，尊重他人意见。

6.遵守议程：按照会议议程进行讨论，不得随意偏离主题。

7.记录重点：记录会议关键信息，包括决策内容、行动计划等。

8.保密原则：会议内容涉及公司机密或敏感信息，参会人员需严格保密。

9.反馈意见：会议结束后，参会人员应及时反馈意见和建议，促进会议效果提升。

10.跟进执行：对于会议纪要中提到的行动项，相关部门和个人应负责跟进执行，并及时汇报进展情况。

六、会议效果评估与持续改进

为了不断提高会议的质量和效率，万达公司应定期对会议效果进行评估，并据此进行持续改进，具体措施如下：

1.评估方法：通过会议纪要、参会人员反馈、工作进展报告等方式收集会议效果数据。

2.评估内容：

-会议目标达成情况：评估会议是否有效推动了目标的实现。

-会议效率：评估会议时间安排是否合理，是否在预定时间内完成了议程