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第10章沟通管理

项目沟通管理（projectcommunicationmanagement）包括为了确保项目信息及时适当的

产生（generation）、收集（collection）、传播（dissemination）、保存（storage）和最终配

置（ultimatedisposition）所必须的过程。项目沟通管理把成功所必须的因素--人（people）、

想法（ideas）和信息（information）之间提供了一个关键连接。涉及项目的任何人都应准备

以项目语言（theprojectlanguage）发送和接收信息并且必须理解他们以个人身份参与的

沟通怎样影响整个项目。

图10-1描述了以下几个主要过程的纲要：

这些过程之间以及与其他领域的过程之间相互作用。如果项目需要，每个流程可以由个

人、多人或团体来完成。在每个项目阶段每个过程至少发生一次。虽然在这里列举的流程是

分立的阶段并具有明确定义的分界面，事实上他们互相交织、互相作用在一起。流程的相互

作用在第3章项目管理过程详细地阐述。

沟通的通用管理技术技巧（见2.4.2部分）跟项目沟通管理有关（但并不等同）。沟通

是一个更宽广的课题，包括一些重要的知识体系，它特别适用于项目的唯一知识体系。并不

局限适用于项目的重要知识体系。例如：

发送者-接收者模型（sender-receivermodels）--反馈环，沟通阻碍等。

媒体选择（choiceofmedia）--什么时候采用书面沟通和什么时候采用口头沟通。什

么时候使用非正式的备忘录和什么时候使用正式的报告。

书写文体（writingstyle）--主动语态和被动语态，句子结构，词汇选择等。

陈述技巧（presentationtechniques）--肢体语言（bodylanguage），视觉辅助工具的

设计（designofvisualads）等。

会议管理技巧（meetingmanagementtechniques）--准备议程表，处理冲突。

10.1沟通计划（communicationplanning）

沟通计划包括决定项目涉及人的信息和沟通需求：谁需要什么信息；什么时候需要；

怎么获得。虽然所有的项目都需要沟通项目信息，但信息需求和传播方式差别很大。确认涉

及人的信息需求和决定满足需求的适当方式是项目获得成功的重要因素。

对于大多数项目，沟通计划的大部分工作作为项目前期阶段的一部分来完成。然而本

过程的结果在项目进行中应时常被复查和修订（如有需要）以确保持续的应用性。沟通计划

常常与组织计划（参见9.1）紧密联系在一起，因为项目的组织结构对项目沟通要求有重大

影响。

10.1.1沟通计划输入（inputstocommunicationplanning）

1.沟通要求。沟通要求是项目涉及人信息需求（informationrequirements）的总和。需

求结合信息类型和格式定义。信息的类型和格式在信息的数值分析中必须的。项目资源只有

通过信息个沟通才能获得扩展，信息使项目成功，缺乏沟通会导致失败。项目的资源应当花

费并且仅能花费在沟通信息上。决定项目沟通通常所需要信息有：

项目组织和项目涉及人责任关系；

涉及项目的纪律，行政部门、专业；

项目所需人员的推算以及应分配的位置；

外部信息需求（例如，同媒体的沟通）。

2.沟通技巧。在项目的基本单位之间来回传递信息，所能使用的技术和方法可能差异很

大：从简短的谈话到长期的会议；从简单的书面文件到即时查询的在线的进度表和数据库。

可能影响项目沟通的技术因素有：

信息需求的即时性--项目的成功是取决于即时通知频繁更新的信息，还是通过定期发

行的报告已足够？

技术的有效性（theavailabilityoftechnology）--已到位的系统运行良好吗？还是系统

要作一些变动?

预期的项目人员配置--计划中的沟通系统是否同项目参与方的经验和知识相兼容？

还是需要大量的培训和学习？

项目工期的长短（thelengthofproject）--现有技术在项目结束前是否已经变化以至于

必须采用更新的技术？