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文件名：

应付账款(AP)与支付程序

文件编号：

GZ-PC-00*-QP-**-202*-GZ-P-060

版本号：

V1.0

生效日期：

YYYY-MM-DD

页码：

第X页/共Y页

编制

审核

批准

***

日期：YYYY-MM-DD

[体系管理部门负责人]

日期：

[管理者代表姓名]

日期：YYYY-MM-DD

1.0目的(Purpose)

为了规范公司应付账款的核算与支付流程，确保采购与付款业务的合规性、准确性和及时性，加强资金管理，防范财务风险，特制定本程序。

2.0适用范围(Scope)

本程序适用于公司所有对外部供应商（包括货物供应商、服务提供商等）的应付账款处理及支付业务。涵盖从接收发票、审核、审批、支付到账务处理及归档的全过程。

3.0术语和定义(TermsandDefinitions)

应付账款(AccountsPayable,AP):指企业因购买材料、商品或接受劳务供应等而应支付给供应商的款项。

三单匹配(Three-WayMatch):指将采购订单、货物接收单（或服务确认单）与供应商发票进行核对，确保三者在品名、规格、数量、价格等方面一致性的过程。

供应商主数据(SupplierMasterData):指在系统中维护的、经批准的供应商基础信息档案，包括其名称、地址、银行账户等关键信息。

4.0职责(Responsibilities)

财务部:负责发票的接收、审核、三单匹配、付款申请的复核、支付执行、账务处理及凭证归档。

采购部:负责生成采购订单，确认订单条款，并协助处理与采购相关的发票差异。

业务申请部门:负责确认货物或服务的接收，提供验收证明，并发起或初步审核付款请求。

5.0工作程序(WorkingProcedure)

流程活动总览表

流程节点

活动名称

责任部门/岗位

主要输出文件/记录

5.1

发票接收与登记

财务部-应付会计

《发票登记簿》

5.2

发票审核与三单匹配

财务部-应付会计

经审核的发票及匹配凭证

5.3

付款申请与审批

财务部/业务申请部门

经审批的《付款申请单》

5.4

付款执行

财务部-出纳

银行付款回单/付款凭证

5.5

账务处理与归档

财务部-应付会计

记账凭证/已付款凭证档案

详细工作程序描述

5.1发票接收与登记

应付会计负责接收供应商提交的正式发票。检查发票的合规性（如发票抬头、税号、公章等），并在《发票登记簿》中记录发票编号、供应商名称、金额、接收日期等信息，以便追踪。

5.2发票审核与三单匹配

应付会计根据发票信息，查找对应的《采购订单》和《入库单/服务确认单》，执行“三单匹配”程序。核对供应商、品名、数量、单价、总金额等信息是否一致。如存在差异，应暂停处理并联系采购部或业务申请部门进行澄清和解决。

5.3付款申请与审批

三单匹配无误后，由应付会计或业务申请部门填写《付款申请单》，并附上发票原件、入库单复印件等支持性文件。付款申请需按照公司《权限审批矩阵》的规定，逐级提交给相关负责人进行审批。

5.4付款执行

出纳收到经完整审批的《付款申请单》后，复核申请单信息及审批流程的完整性。核对收款方银行信息与供应商主数据是否一致，通过网上银行或其他支付方式执行付款。付款完成后，获取银行付款回单。

5.5账务处理与归档

应付会计根据审批后的《付款申请单》及银行付款回单，编制记账凭证，核销相应的应付账款。然后，将发票、付款申请单、审批记录、银行回单等全套资料整理归档，以备查阅和审计。

6.0支持性文件/相关文件

《财务管理制度》

《采购控制程序》

《合同管理程序》

《权限审批矩阵》

国家相关财税法规

7.0记录与表单

《付款申请单》

《发票登记簿》

《采购订单》

《入库单/服务确认单》

《供应商对账单》

8.0附件

无