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档案先进先出管理制度

一、总则

1.目的

本制度旨在确保档案馆档案管理遵循先进先出原则，保证档案资料的有序存放、高效流转与及时利用，提高档案馆运营效益，提升服务质量，维护档案的完整性和准确性，满足客户需求，同时契合本档案馆“高效、严谨、服务至上”的企业文化和经营理念。

2.适用范围

本制度适用于档案馆全体员工以及涉及档案调阅、移交等业务的顾客。

3.基本原则

-坚持先进先出原则，确保先进入档案馆的档案优先得到处理、调阅和利用。

-遵循科学管理、规范操作，运用现代化信息技术手段辅助档案管理，实现扁平化管理，提高工作效率。

-注重安全生产，在档案管理过程中保障档案实体与信息的安全。

-贯彻人文关怀理念，为员工创造良好工作环境，为顾客提供优质服务体验。

二、组织架构与职责划分

1.管理层

-馆长：全面负责档案馆的管理工作，对档案先进先出管理制度的制定、实施和监督负总责，协调馆内各部门资源，确保制度与档案馆整体运营目标相契合，提升运营效益。

-副馆长：协助馆长工作，具体指导各部门落实档案先进先出管理工作，监督工作流程执行情况，参与绩效考核指标制定与审核，保障档案管理工作顺利开展。

2.档案管理部门

-档案收集组：负责档案的接收、清点和初步整理工作，确保新接收档案信息准确无误，并按照先进先出原则进行编号、登记，将档案有序移交至存储区域。

-档案存储组：负责档案的存储管理，按照先进先出原则规划档案存储布局，定期盘点档案，确保档案存放安全、有序，及时更新档案存储位置信息。

-档案调阅组：负责处理顾客的档案调阅申请，按照先进先出原则优先提供早期进入档案馆的档案，记录调阅情况，确保档案及时归还。

3.技术支持部门

负责档案馆信息化系统的维护与升级，确保档案管理系统能够准确记录档案的出入库时间、位置等信息，为先进先出管理提供技术支持，保障档案信息安全，提高工作效率。

4.客户服务部门

-负责与顾客沟通，解答顾客关于档案管理的疑问，受理顾客的意见和建议，反馈给相关部门及时处理，提升顾客满意度，体现人文关怀。

-协助档案管理部门处理与顾客相关的档案业务，如档案移交、调阅手续办理等。

三、管理流程

1.档案接收流程

-档案收集组接收外部移交的档案时，应仔细核对档案清单，检查档案的完整性和准确性。

-对新接收的档案进行编号登记，记录档案的来源、接收日期等信息，按照先进先出原则赋予档案唯一标识。

-将档案初步整理后，移交至档案存储组，同时在档案管理系统中更新档案状态和位置信息。

2.档案存储流程

-档案存储组按照档案类别、年份等因素规划存储区域，采用货架、密集架等存储设备，遵循先进先出原则进行存放。

-定期对档案存储区域进行盘点，核实档案数量和存储位置，确保档案信息与管理系统记录一致。

-对于长期未调阅的档案，进行标识并定期清理，优化存储空间，提高运营效益。

3.档案调阅流程

-顾客提交档案调阅申请，客户服务部门受理后将申请转至档案调阅组。

-档案调阅组根据申请信息，在档案管理系统中查询档案位置，按照先进先出原则优先调取早期进入档案馆的档案。

-办理档案调阅手续，记录调阅人信息、调阅时间、预计归还时间等，将档案提供给顾客。

-顾客归还档案时，档案调阅组检查档案完整性，确认无误后办理归还手续，更新档案状态和调阅记录。

4.档案移交流程

-当档案需要移交至其他单位或部门时，由档案收集组负责整理相关档案，按照先进先出原则确定移交档案清单。

-与接收方办理交接手续，双方签字确认，在档案管理系统中记录移交信息。

四、权利与义务

1.员工权利与义务

-权利

-有权获得与档案先进先出管理相关的培训和指导，提升工作能力。

-对档案管理制度的执行情况有提出意见和建议的权利，参与馆内管理决策。

-因工作表现优秀获得相应奖励，包括物质奖励和精神奖励。

-义务

-严格遵守档案先进先出管理制度，按照规定流程操作，确保档案管理工作规范、准确。

-保护档案信息安全，不得泄露档案机密内容，履行安全生产责任。

-积极参与绩效考核，努力完成工作任务，提升个人绩效，为档案馆整体运营效益贡献力量。

2.顾客权利与义务

-权利

-有权按照规定申请调阅档案，获得及时、准确的档案服务。

-对档案馆的服务质量进行监督，提出意见和建议，要求改进服务。

-义务