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档案统计制度
总则
为了科学、有效地组织档案统计工作,保障档案统计资料的准确性、及时性和全面性,充分发挥档案统计在档案管理中的重要作用,特制定本制度。本制度适用于本单位档案管理的各项统计活动。
档案统计工作的基本任务是对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计调查、统计分析,提供统计资料,实行统计监督。档案统计工作应当遵循真实性、准确性、完整性、及时性的原则,运用科学的统计方法,确保统计数据能真实反映档案工作的实际情况。
统计内容与范围
1.档案资源统计
档案数量统计:对各类档案的数量进行统计,包括纸质档案、电子档案、声像档案等。纸质档案按卷、件进行统计,电子档案按文件数量或存储容量进行统计,声像档案按张、盘等进行统计。
档案种类统计:明确划分档案的种类,如文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等,并分别统计各类档案的数量和比例。
档案年代统计:统计不同年代形成的档案数量,以了解档案的时间分布情况,为档案的保管、利用和鉴定提供依据。
档案来源统计:记录档案的来源,如内部各部门形成的档案、外部单位移交的档案等,便于掌握档案的形成渠道。
2.档案管理过程统计
档案收集统计:统计档案收集的数量、来源、时间等信息,分析档案收集的完整性和及时性。同时,记录档案收集过程中存在的问题,如档案缺失、不规范等情况。
档案整理统计:统计档案整理的工作量,包括档案的分类、编号、编目等操作的数量。统计整理后档案的质量情况,如分类是否准确、编号是否规范等。
档案保管统计:统计档案库房的面积、档案架数量、档案存储设备的使用情况等。记录档案保管过程中的环境参数,如温度、湿度、光照等,以及档案的安全状况,如是否发生过火灾、水灾、虫害等情况。
档案鉴定统计:统计档案鉴定的数量、鉴定结果(如销毁、继续保管等),分析鉴定工作的准确性和合理性。记录鉴定过程中发现的问题和处理情况。
3.档案利用统计
利用人次统计:统计档案利用的人次,包括本单位内部人员和外部人员的利用情况。按不同的利用目的进行分类统计,如查阅、复制、借阅等。
利用时间统计:记录档案利用的时间分布情况,分析档案利用的高峰期和低谷期,以便合理安排档案服务工作。
利用效果统计:通过用户反馈、利用后产生的效益等方式,统计档案利用的效果。如为解决工作中的问题提供了依据、为科研项目提供了参考等。
统计方法与流程
1.统计方法
定期统计:按照规定的时间周期(如每月、每季度、每年)进行统计,确保统计数据的连续性和可比性。
抽样统计:对于数量较大的档案群体,可以采用抽样统计的方法,选取一定比例的档案进行统计分析,以推断总体情况。
专项统计:针对特定的档案问题或工作需求,开展专项统计调查,如对某一类档案的利用情况进行深入统计分析。
2.统计流程
数据收集:各部门指定专人负责本部门档案相关数据的收集工作,并按照规定的格式和时间要求报送至档案管理部门。档案管理部门负责收集外部单位移交档案的相关数据。数据收集过程中,要确保数据的准确性和完整性,对收集到的数据进行初步审核。
数据整理:档案管理部门对收集到的数据进行分类、汇总和整理,建立档案统计数据库。对数据进行逻辑检查,如检查数据的一致性、合理性等,发现问题及时与相关部门沟通核实。
数据分析:运用统计分析方法,对整理后的数据进行分析,如计算平均数、百分比、增长率等统计指标,绘制统计图表(如柱状图、折线图、饼图等),以直观地展示档案工作的情况和发展趋势。通过数据分析,发现档案工作中存在的问题和潜在的风险,为决策提供依据。
数据上报:档案管理部门按照上级主管部门的要求,定期向上级报送档案统计报表和分析报告。报表和报告要内容完整、数据准确、分析客观,能够真实反映本单位档案工作的实际情况。
统计质量控制
1.数据审核
完整性审核:检查统计数据是否涵盖了所有应统计的内容,是否存在数据缺失的情况。
准确性审核:核实统计数据的准确性,检查数据的计算是否正确,数据来源是否可靠。
一致性审核:检查统计数据在不同报表、不同时期之间是否一致,是否存在矛盾和冲突的情况。
2.数据修正
对于审核中发现的错误数据,要及时与相关部门和人员沟通,查明原因,并进行修正。
修正数据时,要做好记录,说明修正的原因、时间和修正前后的数据情况。
3.质量评估
定期对档案统计工作的质量进行评估,评估内容包括统计数据的准确性、及时性、完整性,统计方法的科学性,统计报表和分析报告的质量等。
根据评估结果,总结经验教训,采取改进措施,不断提高档案统计工作的质量。
统计资料管理
1.资料整理与归档
对档案统计过程中形成的各种资料,如统计报表、分析报告、原始数据记录等,进行整理和分类。
按照档案管理的要求,将统计资料进行归档保存,建立统计资料档案。
2.资料保管与保密
统计资料档案要存放在专门的档案柜中,确保
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