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外贸企业客户开发资料归档制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范外贸企业客户开发资料的归档管理，确保客户信息的完整性、准确性和安全性，为企业的市场拓展、客户服务及决策制定提供有力支持，同时契合企业“以客户为中心，创新驱动发展”的企业文化理念，通过规范化管理提升企业社会效益。

2.适用范围

本制度适用于外贸企业全体员工在客户开发过程中产生的各类资料归档管理，同时涉及与客户相关的资料交互规范。

3.基本原则

-真实性原则：归档资料必须真实反映客户开发的实际情况。

-完整性原则：确保资料涵盖客户开发的各个环节，不遗漏重要信息。

-保密性原则：严格保护客户资料的机密性，防止信息泄露。

-及时性原则：及时整理和归档客户开发资料，保证资料的时效性。

二、组织架构与职责划分

1.管理层

-负责制定客户开发资料归档管理的战略方向和政策框架。

-监督资料归档制度的整体执行情况，协调各部门之间的资源分配，以保障制度的有效落实。

2.业务部门

-业务人员在客户开发过程中，负责及时收集、整理和初步审核客户资料，确保资料的真实性和完整性。按照规定的格式和内容要求，将资料提交给专门的资料管理岗位。

-业务部门经理负责对本部门提交的客户开发资料进行二次审核，重点审查资料与业务流程的关联性以及对业务决策的支持性，对不符合要求的资料及时反馈给业务人员进行补充或修正。

3.资料管理部门

-设立专门的资料管理岗位，负责接收业务部门提交的客户开发资料。对资料进行分类、编号、存储等操作，建立详细的资料档案目录，并录入电子管理系统，实现资料的信息化管理，符合扁平化管理理念，减少信息传递层级，提高管理效率。

-定期对归档资料进行备份，防止数据丢失，并负责资料的安全保管，设置不同级别的访问权限，确保资料的保密性。

4.其他支持部门

-行政部门负责提供必要的办公资源和设施，保障资料归档工作的正常开展，体现企业对员工工作的人文关怀。

-信息技术部门负责维护资料管理系统的稳定运行，提供技术支持，确保资料的电子化存储和检索功能正常，通过信息化手段助力绩效考核数据的收集与分析。

三、管理流程

1.资料收集

-初次接触资料：业务人员在与客户初次接触时，需收集客户的基本信息，包括但不限于公司名称、地址、联系方式、经营范围、业务规模等。同时记录初次沟通的时间、方式、主要内容及客户需求要点。

-深入跟进资料：随着客户开发的深入，业务人员要收集客户的市场地位、竞争对手信息、合作意向、特殊要求等资料。对于重要客户或复杂项目，还需收集客户的财务状况、信用评级等相关资料。

-合作达成资料：若与客户达成合作，业务人员要及时收集合同文本、订单信息、交付安排等资料，确保资料的完整性，以便后续服务和管理。

2.资料整理

-格式规范：资料管理岗位收到业务部门提交的资料后，对资料的格式进行统一规范。如文档采用标准的字体、字号和排版格式；图片进行分辨率调整和命名规范；电子表格统一数据格式和表头设置。

-内容审核：对资料的内容进行审核，检查资料是否完整，信息是否准确清晰。对于存在疑问或不完整的资料，及时反馈给业务部门进行核实和补充。

-分类编码：按照客户类型、开发阶段、资料性质等维度对资料进行分类。例如，将客户分为新客户、潜在客户、老客户；开发阶段分为意向沟通、商务谈判、合作签约等；资料性质分为基本信息、市场信息、合作文件等。并为每类资料赋予唯一的编码，方便后续的存储和检索。

3.资料存储

-电子存储：将整理好的资料存储在企业专门的资料管理系统中，按照分类编码建立文件夹结构，确保资料的层次分明。同时，对重要资料进行加密存储，设置不同的访问权限，只有经过授权的人员才能查看和下载相关资料。

-纸质存储：对于一些重要的原始纸质资料，如合同原件、客户签字的文件等，进行编号、装订，存放在专门的档案柜中。档案柜要做好防潮、防火、防虫等措施，确保纸质资料的安全保存。

4.资料检索与使用

-检索权限：企业员工根据工作需要，可向资料管理部门提出资料检索申请。资料管理部门根据员工的岗位权限和业务需求，审核申请并提供相应的检索权限。普通业务人员只能检索与自己客户开发工作相关的资料；管理层和特定岗位人员可根据权限检索更广泛的资料。

-检索方式：资料管理系统提供多种检索方式，如按客户名称、编码、开发阶段、关键词等进行检索。员工可根据实际需求选择合适的检索方式，快速获取所需资料。

-使用记录：员工在使用资料过程中，资料管理系统自动记录使用时间、使用者、资料名称等信息，以便进行追溯和审计