批发公司采购付款期限办法.doc

批发公司采购付款期限办法

一、总则

1.目的

为规范本批发公司付款期限管理，保障公司资金合理流动，维护与供应商及客户的良好合作关系，特制定本办法。本办法旨在通过明确付款期限相关规定，确保公司在商业活动中既能合理安排资金，又能遵守商业信用，实现公司稳健运营与可持续发展。

2.设计理念

秉持公平、公正、合理、诚信的原则，综合考虑公司资金状况、业务运营需求、市场环境以及合作方利益等多方面因素，构建科学、规范的付款期限管理体系。鼓励在合法合规的前提下，灵活运用付款期限政策，提升公司资金使用效率，增强公司在市场中的竞争力。

3.企业文化体现

本办法充分融入公司“诚信经营、合作共赢、创新发展、社会责任”的企业文化。在付款期限管理中，强调诚信履行付款义务，与供应商和客户建立长期稳定的合作关系，实现共赢；鼓励员工在遵守规定的基础上，创新管理方式，提高工作效率；同时注重付款期限管理对社会经济秩序的积极影响，履行企业的社会责任。

二、适用范围

本办法适用于本批发公司全体员工以及与本公司有业务往来的所有供应商和客户。在采购活动中，涉及向供应商支付货款、服务费用等款项的支付期限管理；在销售活动中，涉及对客户应收账款回收期限等相关付款期限管理均适用本办法。

三、组织架构与职责分工

1.财务部门

-负责制定和调整公司整体付款期限政策，并根据公司资金状况和业务需求提出建议。

-审核各项付款申请，确保付款符合公司付款期限规定和资金安排。

-对公司付款期限执行情况进行监控和分析，定期向管理层汇报，提供数据支持和决策建议。

-负责与供应商和客户就付款期限相关事宜进行沟通和协调，处理逾期付款等问题。

2.采购部门

-在采购合同签订前，根据业务需求和供应商情况，与供应商协商付款期限条款，并确保条款明确、合理，符合公司政策。

-及时将采购合同中的付款期限信息传递给财务部门和其他相关部门。

-跟踪采购业务执行情况，督促供应商按时履行合同义务，对于影响付款期限的问题及时反馈给财务部门和相关部门。

3.销售部门

-在销售合同签订前，根据客户信用状况和市场情况，与客户协商收款期限条款，并确保条款明确、合理，符合公司政策。

-及时将销售合同中的收款期限信息传递给财务部门和其他相关部门。

-跟踪销售业务执行情况，督促客户按时付款，对于逾期未付的客户，协助财务部门进行催款工作。

4.法务部门

-审核采购和销售合同中付款期限相关条款的合法性和合规性，防范法律风险。

-为公司处理因付款期限引发的纠纷提供法律支持和解决方案。

5.管理层

-审批公司付款期限政策和重大付款期限调整事项。

-根据公司战略和业务发展需要，对付款期限管理工作进行指导和决策。

四、管理内容与流程

1.采购付款期限管理

-付款期限设定

-新供应商：采购部门在选择新供应商时，应综合评估供应商的信誉、产品质量、价格、交货期等因素，与供应商协商付款期限。一般情况下，对于信誉良好、合作稳定的新供应商，付款期限可设定为货到验收合格后[X]天内付款；对于风险较高或首次合作的供应商，付款期限应适当缩短，如货到验收合格后[X]天内付款。

-老供应商：对于长期合作且信誉良好的老供应商，可根据合作情况和供应商需求，在原有付款期限基础上适当延长，但需经过财务部门和管理层审批。延长后的付款期限最长不超过货到验收合格后[X]天。

-合同签订

采购合同应明确付款期限条款，包括付款的具体时间节点、付款方式、逾期付款的违约责任等。合同签订后，采购部门应及时将合同副本传递给财务部门和其他相关部门备案。

-付款申请与审批

-采购业务完成后，采购部门应根据合同约定的付款期限，提前[X]个工作日填写付款申请单，注明采购项目、金额、付款期限、供应商信息等内容，并附上相关发票、验收报告等证明文件。

-付款申请单依次经采购部门负责人、财务部门负责人审核后，报管理层审批。财务部门审核时应重点关注付款是否符合公司资金安排和付款期限规定。

-管理层审批通过后，财务部门按照审批结果安排付款。

-逾期付款处理

-若因公司资金紧张等原因导致无法按时付款，财务部门应提前[X]天与供应商沟通，说明情况并争取供应商的理解。经供应商同意后，可协商延长付款期限，并签订补充协议。

-对于逾期未付且未与供应商达成一致意见的情况，法务部门应介入，按照合同约定承担违约责任，并采取相应的法律措施维护公司合法权益。同时，财务部门应将逾期付款情况纳入公司信用管理体系，作为后续合作决策的参考依据。

2.