《商务秘书实务》项目4 会议与商务活动管理.pptVIP

子项目1会前策划与筹备

项目任务：编制会议策划方案。

事件回放：

（天骏有限公司总经理办公室）李总：“高明，公司打算召开一次营销推广会议，对象主要是公司的一些老客户和新增的优质客户。这是公司一次重要的决策和公关投入。经过董事会讨论，准备拿出15万元左右的经费来开这个会。时间3天左右。地点不要远，要环境清雅、知名度高，最好找一个旅游景点。你具体策划这个事。考虑一下，先拟一个会议方案给我看看。”高明：“好的。我会先写一个较详细的会议方案给您，等修改定下来，后面会务上的事情就好办了。”任务分析：这可是一次重要的会议，直接关系到公司的发展前景，会要开得成功，让客户满意，千万马虎不得。会议策划方案的工作包括信息收集、议题分析、行动策划、细节安排等众多环节，千头万绪，不能出错。因此我们必须从头开始，一步步进行策划。相关知识一、会议策划的含义二、会议策划工作流程三、会议策划方案的内容及写作程序一、会议策划的含义会议策划就是为了使会议取得预期的目标，从而进行构思、设计，拟定出合理可行的方案的过程。会议策划的内容，包括主题择定、模式定位、议程安排、组织协调、公共关系、媒体报道等。二、会议策划工作流程

按会议策划工作进程来分，会议策划工作可分为四个阶段，即确定目标、设计方案、评价选优、实施反馈。（一）确定目标，进行调研

2.调查研究，收集信息（1）收集与会议有关的政策、法规、规章制度，使会议符合法律要求。（2）收集组织内外相关信息资料，使会议策划尽量利用资源，达到最大效益。（3）收集组织内外相关方面的参谋建议，集思广益，使策划民主科学。（二）分析材料，做出方案

（三）比较论证，选择方案

（四）实施反馈

三、会议策划方案的内容及写作程序（一）、会议策划方案内容会议策划方案的内容包括：1.确定会议的主题与议题。2.确定会议的名称。3.确定会议的时间、会期。4.确定会议所需的设备和工具。

（二）会议策划方案写作程序

（三）策划方案示例

二、训练基地选择张家界桑植县贺龙故乡具有悠久的革命历史意义和良好的地理人文景观。历史特征：民国时期，湖南形成了一块特殊的红色革命行政区域，即湘鄂川黔革命根据地。始自1933年冬，迄于1936年春，革命活动区域达31个县市。根据地军民，在省委、省革命委员会和省军区领导下，开展了轰轰烈烈的革命斗争，予国民党反动派和地方封建势力以沉重打击，为中华民族的解放事业做出了杰出贡献。因此本基地具有良好的历史意义。地理特征：来张家界旅游观光的人，无不对武陵源奇特的砂岩峰林地貌和九天洞、黄龙洞神奇的地下喀斯特景观感到惊奇，并为它惊人的魅力所倾到。惊叹之余，不少人会研究它，更深入地去认识它。追根索源，探索其奇特的自然景观所形成的奥秘机理，以增添无穷的游兴。设施情况：度假村（包含多种休闲设施项目）、漂流、登山、野营营地。三、训练行程安排第一日：早上8:00由专业自助导游员及企业团队活动负责教官共同组织集中及行前说明。标准旅游车经桑植、洪家关、贺龙故居、九天洞，进行参观、休息。统一午餐后分组茅岩河平湖游，至下午6:00。下午6:00以后休息，自助晚餐，团队培训，建野营设施，晚间休息。第二日：早上6:30统一早餐，7:00集中，进入国家级自然生态保护区的原始森林中组织攀爬比赛，4个小时后结束活动，休息，自助午餐，集中后于下午2:00返回基地，自由活动，或者选择基地其他活动项目，或者进行企业团队培训。晚6:00统一晚餐，7:00集中，标准旅游车送回张家界原出发地。全程专业自助导游陪同。如有需要，可请专业管理培训师随行。四、可行性分析1.选址可行：针对企业团队培训选址，目标基地具有良好的历史意义与现实意义，以及良好的生态环境。2.行程可行：耐力训练与氛围培训交叉进行，包价服务与自助活动结合。第一天下午气温较高适宜平湖游；第二天上午气温由低至高，适于登山。3.价值可行：健康的休闲方式，前卫的训练机会，确定的活动价值。全市唯本公司一家提供专业自助向导和商务培训咨询师。4.经济可行：平均每人415元，两天活动安排，全程专业向导陪同服务。五、详细的预算标准旅游车：80元/人九天洞门票：62元/人漂流设施：98元/人露营设施：80元/人统一餐饮：45元/人综合服务费：50元/人/天合计：415元/人四、商定会议时间、地点（一）会议时间注意事项

会议召开时间的选择，需要考虑以下几方面：

1．必须考虑是否适合会议组织人员完成全部准备工作2．考虑是否方便与会人员（尤