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租赁公司电话机使用管理规定

一、总则

本规定旨在规范公司电话机的使用与管理，确保公司通信系统的正常运行，提高工作效率，同时体现公司注重资源合理利用、追求高效沟通的企业文化。通过明确电话机使用的各项规则，营造良好的办公环境，为公司业务发展提供有力支持。

二、适用范围

本规定适用于租赁公司全体员工，包括正式员工、试用期员工及临时工作人员。公司内所有配置的电话机均属于本规定管理范畴。对于客户使用公司电话机的情况，在遵循公司基本规定的前提下，由相关对接员工负责引导和监督。

三、组织架构与职责分工

1.行政部门：行政部门作为电话机管理的主要负责部门，承担电话机的采购、调配、维护等工作。负责制定电话机采购计划，根据公司业务需求和人员变动情况，合理分配电话机资源。同时，定期对电话机进行检查和维护，确保设备正常运行。

2.信息技术部门：信息技术部门协助行政部门进行电话机的技术支持与管理。负责电话机系统的设置、调试以及故障排除，保障通信线路的畅通。在出现技术问题时，及时提供解决方案，确保公司通信不受影响。

3.各部门负责人：各部门负责人对本部门电话机的使用情况进行监督和管理。负责教育本部门员工遵守电话机使用规定，及时反馈本部门电话机使用过程中出现的问题，配合行政部门和信息技术部门进行相关工作。

四、管理内容与流程

1.电话机的配置与发放

-根据公司岗位设置和业务需求，行政部门统一采购电话机，并按照标准配置到各部门和工位。新员工入职时，由行政部门根据其所在岗位发放相应的电话机，并进行登记。登记内容包括电话机型号、编号、使用人、使用部门等信息。

-对于因工作需要增加或调整电话机配置的情况，由相关部门填写《电话机配置申请单》，说明申请原因、所需电话机数量及放置位置等信息，经部门负责人审批后提交行政部门。行政部门根据实际情况进行调配或采购，并及时更新相关登记信息。

2.电话机的使用规范

-员工应爱护电话机设备，保持电话机的清洁卫生。不得随意拆卸、改装电话机，不得在电话机上张贴无关标识或物品。在使用过程中，要轻拿轻放，避免因操作不当造成电话机损坏。

-电话机仅用于公司业务相关的通信，严禁员工使用公司电话机进行私人通话。如有特殊情况需要拨打私人电话，应尽量缩短通话时间，并避免在工作高峰期进行。对于长时间占用公司电话机进行私人通话的行为，将按照公司相关规定进行处理。

-在接听电话时，员工应使用礼貌用语，保持良好的沟通态度。及时接听电话，一般要求在电话铃响三声内接听。如因特殊情况未能及时接听，应在接通电话后向对方表示歉意。通话结束后，应待对方挂断电话后再轻轻放下听筒。

-员工在使用电话机时，如发现线路故障、通话质量不佳等问题，应及时向行政部门或信息技术部门报告。不得自行处理，以免造成更严重的问题。行政部门和信息技术部门在接到报告后，应及时安排人员进行维修。

3.电话机的维护与保养

-行政部门定期对电话机进行清洁和检查，一般每月进行一次。清洁时，使用干净的软布擦拭电话机表面，避免使用含有腐蚀性成分的清洁剂。检查内容包括电话机外观是否有损坏、按键是否灵敏、通话声音是否清晰等。

-信息技术部门定期对电话机系统进行维护和更新，确保通信功能的正常运行。如遇电话机硬件故障，信息技术部门应及时判断故障原因，并联系专业维修人员进行维修。对于无法修复的电话机，行政部门应及时办理报废手续，并重新进行配置。

-在电话机维护保养过程中，如涉及到需要暂时停用电话机的情况，行政部门应提前通知相关使用部门和人员，并做好沟通协调工作，尽量减少对工作的影响。

4.电话机的报废与处置

-对于因老化、损坏等原因无法正常使用且维修成本过高的电话机，由行政部门填写《电话机报废申请单》，详细说明电话机的型号、编号、使用部门、报废原因等信息。经信息技术部门技术鉴定确认后，报公司领导审批。

-经审批同意报废的电话机，行政部门应按照公司固定资产管理规定进行处置。可选择统一回收存放、捐赠给有需要的机构或按照环保要求进行销毁等方式。同时，行政部门应及时更新电话机登记台账，确保公司资产信息的准确性。

五、权利与义务

1.员工权利

-员工有权使用公司配置的电话机进行与工作相关的通信，以保障工作的顺利开展。在电话机出现故障时，有权及时向相关部门报告，要求尽快维修，确保通信畅通。

-员工对电话机管理规定有提出意见和建议的权利。如认为规定存在不合理之处，可通过正常渠道向行政部门反馈，行政部门应认真听取员工意见，并根据实际情况进行调整和完善。

2.员工义务

-员工有义务遵守本规定，正确、合理地使用电话机。不得违反规定进行私人通话或恶意损坏电话机设备。如因个