万科档案管理制度(1).docxVIP

第1篇

第一章总则

第一条为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有部门、子公司及分支机构，涉及公司内部各类档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条公司档案管理工作遵循以下原则：

1.集中统一管理原则；

2.完整性、准确性原则；

3.安全性、保密性原则；

4.效率性、实用性原则。

第二章档案分类与归档

第四条公司档案分为以下类别：

1.会计档案；

2.科技档案；

3.人力资源档案；

4.合同档案；

5.综合档案；

6.专项档案。

第五条档案归档范围：

1.公司各类文件、资料、图表、照片、录音、录像等；

2.公司内部各部门、子公司及分支机构产生的各类文件、资料；

3.公司对外交流、合作、谈判等产生的文件、资料；

4.公司各类会议记录、纪要、决议等；

5.公司各类证书、资质、荣誉等。

第六条档案归档要求：

1.档案材料应完整、准确、清晰，符合档案归档要求；

2.档案材料应按照类别、时间、顺序等进行排列；

3.档案材料应编号、标注，方便查阅和管理。

第三章档案整理与保管

第七条档案整理：

1.按照档案分类和归档范围，对档案材料进行分类整理；

2.对档案材料进行编号、标注，建立档案目录；

3.对档案材料进行数字化处理，建立电子档案。

第八条档案保管：

1.档案保管场所应满足防火、防盗、防潮、防虫、防尘等要求；

2.档案柜应配备必要的温湿度调节设备；

3.档案管理人员应定期对档案进行清点、检查，确保档案安全；

4.档案管理人员应做好档案的日常维护工作，包括清洁、整理、修复等。

第四章档案利用

第九条档案利用原则：

1.依法利用，确保档案安全；

2.严格审批，控制档案借阅；

3.及时归还，确保档案完整。

第十条档案利用程序：

1.提出档案利用申请；

2.经档案管理人员审核批准；

3.领取档案；

4.利用完毕后，及时归还档案。

第五章档案销毁

第十一条档案销毁原则：

1.依法销毁，确保档案安全；

2.严格审批，控制档案销毁；

3.保密处理，防止信息泄露。

第十二条档案销毁程序：

1.提出档案销毁申请；

2.经档案管理人员审核批准；

3.对档案进行销毁，确保无法恢复；

4.做好档案销毁记录。

第六章责任与奖惩

第十三条档案管理人员应认真履行职责，确保档案安全、完整、准确。

第十四条对在档案管理工作中表现突出的个人或集体，给予表彰和奖励。

第十五条对违反本制度，造成档案损失、泄露等行为的，将依法追究责任。

第七章附则

第十六条本制度由公司档案管理部门负责解释。

第十七条本制度自发布之日起施行。

附录：档案分类与归档细则

一、会计档案

1.财务报表；

2.会计凭证；

3.会计账簿；

4.税务申报材料；

5.财务分析报告；

6.其他会计资料。

二、科技档案

1.设计文件；

2.技术标准；

3.技术规范；

4.研发报告；

5.技术成果；

6.其他科技资料。

三、人力资源档案

1.员工档案；

2.招聘档案；

3.培训档案；

4.考核档案；

5.奖惩档案；

6.其他人力资源资料。

四、合同档案

1.内部合同；

2.外部合同；

3.合同变更；

4.合同终止；

5.合同履行情况；

6.其他合同资料。

五、综合档案

1.公司规章制度；

2.公司发展规划；

3.公司年度报告；

4.公司新闻宣传；

5.公司大事记；

6.其他综合资料。

六、专项档案

1.项目档案；

2.事件档案；

3.活动档案；

4.其他专项档案。

（注：以上分类与归档细则可根据公司实际情况进行调整。）

第2篇

第一章总则

第一条为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于万科企业股份有限公司及其下属各级公司、分支机构的档案管理工作。

第三条档案管理工作应当遵循以下原则：

1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司活动和历史。

2.完整性原则：档案收集、整理、保管、利用等环节应确保档案的完整性。

3.安全性原则：采取有效措施确保档案实体和信息安全。

4.利用性原则：档案应便于检索和利用，服务于公司各项工作。

第二章档案分类与归档

第四条档案分类应遵循以下标准：

1.按门类分类：分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案等。

2.按年度分类：每年形成的档案按年度顺序排列。

3.按保管期限分类：根据档案的保存价值，分为永久、长期、短期档案。